Come posso controllare l'accesso a Dropbox da parte del mio team?

Indipendentemente dalle dimensioni del team, in qualità di amministratore Dropbox Business disponi di molte opzioni per gestire l'accesso a Dropbox.

13 minuti di lettura

Gestione semplificata

Sia che tu stia aggiungendo o rimuovendo dei membri nel tuo team, Dropbox Business semplifica la gestione degli utenti.

Gestione dei membri vs. gruppi

Se hai un grande team, la creazione di gruppi è un ottimo modo per organizzare i membri del tuo team. Sapere come gestire singoli membri e gruppi dalla Console amministratore ti aiuterà a rimanere organizzato.

Know your group types - Managing members vs. groups

Conosci i tuoi tipi di gruppi

I tipi di gruppi utilizzabili sono due.

I gruppi gestiti dall'azienda possono essere creati solo dagli amministratori; i membri del team non possono unirsi o lasciare volontariamente tali gruppi.

I gruppi gestiti dagli utenti sono attivi per impostazione predefinita e possono essere creati da amministratori e membri del team. Gli utenti possono richiedere di unirsi o lasciare volontariamente i gruppi. Gli amministratori possono disattivare i gruppi gestiti dagli utenti tramite la Console amministratore o modificare un gruppo gestito dagli utenti in un gruppo gestito dall'azienda, quando desiderano assumerne il controllo.

Manage members - Managing members vs. groups

Gestire i membri

Hai a disposizione numerosi controlli per gestire i membri del tuo account Dropbox Business. Potrai: resettare le password, sospendere o eliminare utenti e visualizzare i singoli registri delle attività.

A tale scopo, fai clic sulla scheda Membri nella Console amministratore.

See what everyone’s up to - Managing members vs. groups

Visualizza le attività degli utenti

Il registro delle attività è il miglior amico di ogni amministratore. Da qui, puoi vedere che cosa sta accadendo a tutti gli utenti sul tuo account incluso cosa, quando e con chi condividono contenuti, quando accedono ai loro account o modificano le loro password e quando si sono collegati con app di terzi o nuovi dispositivi. Puoi persino vedere ogni volta in cui un utente è stato aggiunto o rimosso dal team.

Per accedere ai registri delle attività, fai clic sulla scheda Attività nella Console amministratore.

Manage groups - Managing members vs. groups

Gestiscono i gruppi

I gruppi consentono di creare elenchi di persone che devono avere accesso agli stessi file e cartelle. Sono particolarmente utili per organizzare i membri del team per reparto o funzione.

Quali sono alcuni dei vantaggi dei gruppi? I gruppi consentono di condividere le cartelle istantaneamente con l'intero gruppo e di specificare se quel gruppo ha un accesso di modifica o di sola visualizzazione.

Per creare e modificare i gruppi, vai alla scheda Gruppi nella Console amministratore.

Conosci i tuoi tipi di gruppi

I tipi di gruppi utilizzabili sono due.

I gruppi gestiti dall'azienda possono essere creati solo dagli amministratori; i membri del team non possono unirsi o lasciare volontariamente tali gruppi.

Visualizza le attività degli utenti

Per accedere ai registri delle attività, fai clic sulla scheda Attività nella Console amministratore.

Gestiscono i gruppi

I gruppi consentono di creare elenchi di persone che devono avere accesso agli stessi file e cartelle. Sono particolarmente utili per organizzare i membri del team per reparto o funzione.

Per creare e modificare i gruppi, vai alla scheda Gruppi nella Console amministratore.

Conosci i tuoi tipi di gruppi

I tipi di gruppi utilizzabili sono due.

I gruppi gestiti dall'azienda possono essere creati solo dagli amministratori; i membri del team non possono unirsi o lasciare volontariamente tali gruppi.

Arruolamento di tutti i membri

Se utilizzi Active Directory (AD), puoi usare il connettore AD di Dropbox per eseguire rapidamente il provisioning degli utenti.

Per ulteriori dettagli, leggi questo articolo. Nota. Il connettore AD di Dropbox è disponibile per i team Dropbox Business con piano Advanced o Enterprise.

Utilizzi Active Directory? Ottimo! Il connettore Dropbox AD ti permetterà di eseguire facilmente provisioning e de-provisioning e gestire utenti e gruppi in Dropbox.

Il connettore AD funziona come uno specchio in grado di riflettere le modifiche apportate in AD sul tuo Dropbox, con quella che viene chiamata sincronizzazione unidirezionale. In ogni caso, il connettore AD non modificherà mai i file o i contenuti del tuo account Dropbox.

Un suggerimento: quando configuri AD con Dropbox, configura una sincronizzazione utente e una sincronizzazione di gruppo separate. In questo modo avrai maggiore flessibilità quando si tratterà di fornire agli utenti il provisioning.

Oltre al connettore AD, Dropbox offre molti modi per eseguire il provisioning degli utenti, ad esempio la Console amministratore e la gestione IAM/IDP. Scegli la soluzione migliore per te, ma ricorda che alcuni di questi metodi richiedono anche alcune conoscenze tecniche.

Identificati

Potresti voler collegare il tuo account Dropbox a un provider di gestione delle identità se ne usi già uno o se disponi di un Active Directory complesso a più foreste.

Nota. Il single sign-on (SSO) è disponibile per i team Dropbox Business con piano Advanced o Enterprise.

Gestori delle identità (IDM)

Identity management offers admins a robust set of tools designed to simplify user lifecycle operations, including creating and removing Dropbox accounts.

Learn which identity providers offer preconfigured settings for Dropbox.

Single sign-on (SSO)

Single sign-on (SSO) is available to Dropbox teams on an Advanced or Enterprise plan.

SSO lets your team log in to Dropbox with a central identity provider. This makes life easier for your users—it gives them one less password to remember. If you’re already using an identity provider you trust and one that Dropbox supports, setting this up is easy. If you also manage SSO with your Cloud IDM, you can easily manage everything with your IDM provider.

Sospensione utente e pulizia remota

A volte devi rimuovere l'accesso di un utente al tuo team Dropbox. Esistono due modi per farlo, entrambi accessibili dalla Console amministratore.

Sospensione degli utenti

Suspending a user means that they instantly lose access to their Dropbox team account and Paper docs. Only an admin can remove the suspension.

Suspending an account doesn’t free up a license, or delete any files. The account still exists, which means it’s still using that license. To free up the license, you’ll need to delete the account.

Pulizia remota

Remote wipe lets you delete a Dropbox team account from a team member’s linked devices. With this feature, you can delete data from a device even if your team member loses it.

Once you unlink a device and use remote wipe, that device will immediately stop syncing.

Aspetta, non te ne andare!

Hai rimosso per errore un membro del team? Non volevi cancellare qualcuno? Nessun problema.

Gli amministratori di Dropbox Business hanno sette giorni per ripristinare gli utenti eliminati. Il ripristino di un utente riattiva il relativo account con gli stessi identici file e le stesse autorizzazioni.

È come se nulla fosse accaduto.

Come unire dei team Dropbox

Se nella tua organizzazione ci sono più team Dropbox Business o se stai lavorando a stretto contatto con un altro team, potrebbe rivelarsi utile unire tutti i team in uno unico.

Uno dei membri del mio team ha già un account Dropbox. Come posso aggiungerlo al mio account Dropbox Business?

Invita il membro del tuo team come faresti con qualsiasi nuovo membro. Se sceglie di unirsi al team, gli verrà chiesto di decidere che cosa intende fare con i propri file: unire i file con l'account Dropbox Business o creare un account Dropbox personale separato per i propri file. Inoltre, tieni presente che, se quel membro del team fa parte di un team di Dropbox Business esistente, non potrà unirsi a un secondo team.