Collaborer et partager des fichiers avec Dropbox

Travailler ensemble ne se résume pas à partager des fichiers.

Au fur et à mesure que les projets avancent, les collaborateurs examinent les documents, font part de leurs commentaires, apportent des modifications et coordonnent les étapes suivantes. Quelles que soient les personnes avec lesquelles vous travaillez, collègues, clients ou partenaires externes, chacun doit avoir accès aux bonnes informations au bon moment.

Dropbox associe les commentaires au projet lui-même, ce qui permet à votre équipe de consacrer moins de temps à la gestion des versions et davantage à l’avancement des projets.

Dans ce module, vous apprendrez à partager des fichiers avec les bonnes personnes, à gérer les droits d’accès, à donner et à recevoir un feedback, ainsi qu’à planifier votre travail en équipe dans Dropbox Paper.

Partager des fichiers en toute confiance

Le partage de fichiers est l’une des actions les plus courantes que vous effectuerez dans Dropbox.

Que ce soit pour envoyer une offre à un client, demander à un collègue de relire une présentation ou partager des documents de projet avec un nouveau collaborateur, Dropbox vous permet de donner facilement accès aux fichiers dont les personnes ont besoin.

Au lieu d’envoyer par e-mail plusieurs versions d’un même fichier, vous pouvez partager un seul fichier et faire en sorte que tout le monde travaille sur la version la plus récente.

Travailler avec du contenu partagé

La collaboration est réciproque. Il vous arrivera parfois d’ouvrir, de relire ou de mettre à jour un document qu’une autre personne a partagé avec vous.

Ouvrir le contenu partagé

Lorsqu’une personne partage un fichier ou un dossier avec vous, Dropbox peut vous en informer par e-mail, sur dropbox.com ou dans l’application Dropbox.

Ouvrez l’invitation pour commencer. Si vous avez reçu une invitation à rejoindre un dossier partagé, sélectionnez Rejoindre le dossier lorsque cela vous est demandé.

Vérifier votre accès

Avant de commencer à travailler, vérifiez si vous disposez de l’accès Peut consulter ou Peut modifier.

Si vous devez apporter des modifications mais que vous disposez uniquement de l’accès Peut consulter, demandez au propriétaire de mettre à jour votre accès.

Retrouver les contenus

Vous n’avez pas besoin de revenir à l’invitation initiale à chaque fois. Sur dropbox.com, ouvrez Partagé pour trouver les fichiers et les dossiers qui ont été partagés directement avec vous.

Si quelqu’un a partagé du contenu via un lien, vous devrez peut-être revenir au lien d’origine.

Demander l’accès

Si vous ouvrez un élément auquel vous n’avez pas accès, envoyez une demande d’accès au propriétaire lorsque vous y êtes invité.

Méthode de travail

Avant de demander à quelqu’un de partager à nouveau un élément, consultez la section Partagé pour vérifier si vous y avez déjà accès.

Accorder les droits d’accès appropriés

Avant de partager un fichier ou un dossier, demandez-vous ce que l’autre personne devra faire.

Peut consulter

Sélectionnez Peut consulter pour les documents de référence, les documents finalisés ou tout autre élément que vous souhaitez faire vérifier par quelqu’un. Les utilisateurs peuvent alors consulter un document et laisser des commentaires, mais ils ne peuvent pas apporter de modifications.

Peut modifier

Sélectionnez Peut modifier lorsque vous travaillez à plusieurs et que d’autres personnes doivent apporter des modifications.

Méthode de travail

Commencez par accorder l’accès Peut consulter et n’accordez un accès en écriture que lorsqu’une personne doit apporter des modifications.

Donner et recevoir un feedback

Les commentaires sont plus faciles à gérer lorsque les conversations restent associées au travail lui-même.

Les personnes ayant accès peuvent ajouter des commentaires directement sur les fichiers et mentionner leurs collègues lorsque leur avis est nécessaire. Ainsi, les commentaires restent associés au projet au lieu d’être dispersés dans des e-mails et des messages de chat.

Exemple

Le responsable marketing ajoute des commentaires directement sur la présentation et mentionne le designer lorsque des modifications sont nécessaires.

Toutes les personnes ayant accès au fichier peuvent consulter les commentaires qui l’accompagnent, ce qui permet de mieux cerner les points à améliorer et de faire avancer le projet.

Méthode de travail

Conservez les commentaires directement dans le fichier et mentionnez les personnes concernées lorsqu’elles doivent relire un élément ou intervenir.

Collaborer sur des projets avec Dropbox Paper

Les projets ne commencent pas toujours avec un fichier déjà finalisé.

Il arrive parfois que votre équipe ait besoin d’un espace pour noter ses idées, planifier son travail et conserver les comptes-rendus de réunion avant que le contenu final ne prenne forme.

Avec Dropbox Paper, votre équipe peut rédiger des documents à plusieurs, organiser des informations, attribuer des tâches et fixer des dates d’échéance, le tout dans un seul document partagé.

Les équipes utilisent souvent Dropbox Paper pour :

• Prendre des notes pendant les réunions.

• Réaliser des sessions de brainstorming.

• Créer des briefs de projet.

• Attribuer des tâches et en effectuer le suivi.

• Créer un document à partir de modèles réutilisables pour les tâches récurrentes.

Exemple

Une équipe RH prépare l’accueil d’un nouveau collaborateur.

Au lieu de conserver les notes relatives à l’intégration dans des documents distincts, elle crée un document Paper pour effectuer le suivi des tâches, rassembler les comptes-rendus de réunion et attribuer les tâches avant l’arrivée du collaborateur.

Tout est regroupé dans un seul espace de travail partagé, que l’équipe peut facilement mettre à jour.

Collaborer dans Dropbox Paper

Maintenant, c’est à vous de jouer.

Découvrez comment créer un espace de travail partagé dans Dropbox Paper, proposer des modifications, collaborer avec vos collègues et centraliser la planification, les tâches et les conversations en un seul endroit.

Méthode de travail

Utilisez la section Modifications suggérées pour proposer des modifications et la section Commentaires pour poser des questions ou échanger des idées. Mentionnez les bonnes personnes et attribuez les tâches pour que chacun sache clairement ce qu’il lui reste à faire. Au fur et à mesure que le travail avance, traitez les commentaires et cochez les tâches terminées afin que chacun puisse voir ce qui reste à faire.

Suivre les modifications

Dans Dropbox, la collaboration s’effectue sur tous types de fichiers : présentations, feuilles de calcul, images, documents de projet, etc. À mesure que les utilisateurs effectuent des mises à jour, il peut arriver que vous ayez besoin de voir ce qui a changé ou de revenir à une version antérieure.

Grâce à l’historique des versions de Dropbox, vous pouvez consulter les versions précédentes d’un fichier et restaurer une version antérieure si nécessaire.

Exemple

Votre équipe collabore dans un dossier de projet partagé, et vous remarquez que l’un des fichiers a été modifié. Consultez l’activité relative au dossier pour savoir qui a effectué la modification et à quel moment. Si vous avez besoin du fichier tel qu’il était avant la modification, vous pouvez alors utiliser l’historique des versions pour revenir à une version antérieure.

Remarque

Travailler à partir d’un seul fichier partagé permet de faire de l’historique des versions un filet de sécurité, et non un espace supplémentaire où gérer différentes copies.

Vous êtes désormais prêt à collaborer en toute confiance avec vos collègues, vos clients et vos partenaires externes, tout en assurant la cohérence entre votre travail, les commentaires et les mises à jour.

Au fur et à mesure que les projets avancent, ces méthodes peuvent aider chacun à rester sur la même longueur d’onde et à consacrer moins de temps à la gestion des fichiers et des échanges.