Utiliser Dropbox pour simplifier les pratiques commerciales

Lucia est impressionnée par les plans conçus par l’équipe pour son nouveau bâtiment. Elle est ravie de travailler avec un groupe aussi talentueux et sait qu’il fournira d’excellents résultats.

Brendan est responsable de la gestion des budgets informatiques, de la coordination des projets d’équipe. Il doit également tenir la direction informée de l’état du projet. Il a beaucoup de responsabilités à gérer et d’éléments à suivre.

Miguel travaille au cabinet de design depuis plus de 10 ans. Il s’entretient quotidiennement avec des clients existants et potentiels. Bien que Miguel soit nouveau sur Dropbox, il est impatient d’en découvrir le fonctionnement.

Joséphine collabore souvent avec les producteurs pour donner vie à ses créations. Elle veut des options de stockage sécurisées et fiables pour ses actifs de conception.

Lucia est impressionnée par les plans conçus par l’équipe pour son nouveau bâtiment. Elle est ravie de travailler avec un groupe aussi talentueux et sait qu’il fournira d’excellents résultats.

Une fois les groupes créés, il se dirige vers l’onglet Contenu pour affecter les nouveaux groupes à quelques dossiers et sous-dossiers d’équipe avant de gérer quelques autres éléments en dehors de Dropbox.

Même lorsqu’il n’utilise pas activement Dropbox, Brendan sait qu’il peut compter sur ses capacités de synchronisation et de partage de fichiers de base. Ceux-ci garantissent que tout le monde a accès aux versions les plus récentes des documents, que ce soit via le site Web ou le système de fichiers de l’ordinateur.

La fonctionnalité de synchronisation sélective pour les équipes, en particulier, s’est avérée être un outil précieux. Elle permet à Brendan de gérer efficacement le stockage en définissant la valeur par défaut pour synchroniser uniquement les fichiers essentiels sur les appareils des membres de l’équipe tout en conservant le reste dans le cloud. Les utilisateurs auront la possibilité d’ajuster leurs paramètres de synchronisation pour permettre à plus ou moins de données d’être stockées sur leurs machines locales.

En tant qu’administrateur avec une équipe très active, Brendan passe le plus clair de son temps dans l’interface d’administration Dropbox.

Sa première tâche clé qu’il effectue est l’analyse quotidienne des alertes de sécurité et de protection contre la perte de données.

Sur la page Sécurité, il peut consulter les alertes actives pour des activités allant des suspicions de ransomwares aux transferts de données en masse, en passant par les tentatives de connexion trop nombreuses.

Si un évènement nécessite une attention supplémentaire, il peut confirmer que ces alertes sont valides dans le journal d’activité et réduire tout autre problème ultérieur.

Avec des audits réguliers des activités, des journaux de partage en externe et l’exportation des rapports, Brendan est convaincu qu’il contribue de manière proactive à la sécurité et à la confidentialité de l’équipe.

Ensuite, il peut se pencher sur le nombre de licences du groupe et passer à l’intégration de quelques nouveaux membres de l’équipe de Miguel dans l’organisation des ventes.

Avec les outils de gestion des utilisateurs intuitifs mis à sa disposition, en quelques clics, l’invitation à rejoindre l’équipe est acceptée, l’utilisateur devient membre de l’équipe et la collaboration peut commencer. Brendan ajoute les adresses e-mail des utilisateurs pour envoyer des invitations à rejoindre l’équipe.

Aujourd’hui, il envoie une note aux nouveaux membres pour leur demander de suivre le cours automodulé pour les membres de l’équipe Business et de s’inscrire à la formation pour les membres de l’équipe Business dirigée par un instructeur sur Dropbox Learn.

À l’avenir, à mesure que l’entreprise se développe, il peut automatiser ce processus en intégrant son fournisseur d’identité pour le provisionnement des membres et des groupes.

Après s’être occupé de ses nouveaux membres, Brendan travaille à la configuration de nouveaux groupes Dropbox pour faciliter l’accès des membres aux bons dossiers d’équipe. Les groupes sont généralement créés pour inclure des membres qui remplissent des fonctions similaires ou qui ont besoin d’accéder aux mêmes données.

Au cours du processus de création de groupe, il peut choisir de créer des groupes gérés par l’entreprise ou des groupes gérés par les utilisateurs. Avec des groupes assignés par service dans son entreprise, il aime créer des groupes gérés par les utilisateurs avec des gestionnaires de groupe désignés.

Le fait que ces responsables puissent ajouter des membres à leur groupe ou en supprimer à tout moment permet à Brendan de gagner beaucoup de temps. Il n’aura pas à gérer le changement potentiel des membres des groupes.

Cependant, si nécessaire et à tout moment, il peut toujours reparamétrer un groupe pour qu’il redevienne un groupe géré par l’entreprise.

Une fois les groupes créés, il se dirige vers l’onglet Contenu pour affecter les nouveaux groupes à quelques dossiers et sous-dossiers d’équipe avant de gérer quelques autres éléments en dehors de Dropbox.

Même lorsqu’il n’utilise pas activement Dropbox, Brendan sait qu’il peut compter sur ses capacités de synchronisation et de partage de fichiers de base. Ceux-ci garantissent que tout le monde a accès aux versions les plus récentes des documents, que ce soit via le site Web ou le système de fichiers de l’ordinateur.

La fonctionnalité de synchronisation sélective pour les équipes, en particulier, s’est avérée être un outil précieux. Elle permet à Brendan de gérer efficacement le stockage en définissant la valeur par défaut pour synchroniser uniquement les fichiers essentiels sur les appareils des membres de l’équipe tout en conservant le reste dans le cloud. Les utilisateurs auront la possibilité d’ajuster leurs paramètres de synchronisation pour permettre à plus ou moins de données d’être stockées sur leurs machines locales.