¿Cómo se gestionan los datos y el contenido de una empresa?
Dropbox para empresas te ayuda a hacer un seguimiento de los datos y el contenido de tu empresa de forma sencilla. Se ha diseñado para conceder acceso a los administradores al tiempo que ofrece a las empresas las medidas de seguridad que necesitan.
13 min de lectura
Actividad en todas partes
Dropbox para empresas es una excelente manera de compartir y colaborar para todos tus compañeros, pero toda esa actividad puede generar la realización de muchas acciones sobre el contenido.
Espacio del equipo
¿Buscas una manera de gestionar los datos que son propiedad de la empresa? ¿Quieres organizar el contenido por departamento o función? La solución son los espacios del equipo gestionados.
Las estructuras funcionan
Crear una carpeta del equipo y organizar los espacios del equipo es muy sencillo. ¿Quieres aprender a hacerlo? Sigue leyendo para obtener más información sobre los espacios y las carpetas del equipo.
Espacio del equipo
Si tu Dropbox está organizado como un espacio del equipo compartido, todos los miembros del equipo pueden ver la misma estructura de carpetas en ese espacio y también pueden personalizar el acceso. Si puedes editar una carpeta en el espacio de trabajo compartido, significa que también puedes añadir o eliminar usuarios.
Las carpetas de equipo
Como administrador, puedes organizar la estructura de carpetas en el espacio del equipo. Para crear una carpeta de primer nivel en el espacio del equipo, abre la consola de administración, selecciona Contenido y haz clic en Crear carpeta de equipo . Desde aquí puedes elegir si quieres que tengan acceso a esta carpeta todos los miembros del equipo o solo unos miembros específicos. Algunos tipos de administradores también pueden gestionar la pertenencia de cualquier contenido compartido desde el gestor de contenido.
Y si has creado o movido una carpeta compartida en un espacio del equipo, otros miembros del equipo también pueden acceder a ella.
Comprueba lo que es estar en el otro lado
¿Buscas otra forma de gestionar los datos de la empresa? Puedes echar un vistazo a otras cuentas si inicias sesión como usuario. De esta forma, puedes realizar cualquier acción que pueda llevar a cabo un usuario en su propia cuenta.
Puede resultar muy útil cuando quieres incorporar o ayudar a configurar la cuenta de un nuevo miembro del equipo, solucionar problemas o incluso ayudar a que los proyectos sigan adelante cuando un miembro del equipo no está disponible.
Monitoriza
También puedes monitorizar la actividad de los usuarios a través de la pestaña Actividad de tu consola de administración. Desde aquí, puedes hacer un seguimiento de cómo se comparten los datos dentro y fuera de la empresa.
Dropbox Business registra toda las acciones relacionadas con el uso compartido, por lo que puedes ver quién crea carpetas o enlaces compartidos, quién se une a carpetas compartidas, cambios realizados en esas carpetas, modificaciones en los permisos de enlaces compartidos y quién comparte documentos de Paper.
¿Necesitas información en mayor detalle? Dropbox Business te permite integrar aplicaciones de terceros para poder realizar un seguimiento más exhaustivo, como software de gestión de eventos e información de seguridad.
Echa un vistazo a nuestros vídeos sobre cómo gestionar tus datos
Echa un vistazo a nuestros tutoriales para conocer diferentes formas de gestionar los datos.
Crear una carpeta de equipo
Las carpetas de equipo son muy útiles y configurarlas es muy fácil.
Gestionar el espacio de trabajo compartido
Si tu Dropbox utiliza un espacio del equipo compartido, puedes ver, auditar, crear y gestionar el acceso al contenido del equipo desde la pestaña Contenido de la consola de administración.
Revisar la actividad del equipo
Si necesitas monitorizar una acción o a un usuario específicos, lo mejor es que crees un informe de actividad para poder controlar el uso que se hace de los datos de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Tienes alguna pregunta sobre cómo hacer seguimiento de los datos? Es probable que tengamos la respuesta. Si tienes alguna pregunta no incluida aquí, ve a help.dropbox.com para obtener más respuestas.
¿Qué diferencia hay entre una carpeta de equipo y una carpeta compartida?
Las carpetas compartidas son carpetas gestionadas por usuarios y pueden compartirse con cualquier persona fuera del equipo, si el administrador lo permite. Las carpetas de equipo y los espacios son carpetas gestionadas por la empresa que han sido creadas y son propiedad de un administrador del equipo; y que se comparten con grupos o un conjunto específico de usuarios.
¿Cómo elimino o archivo una carpeta de equipo?
Solo los administradores pueden archivar carpetas del equipo. Abre la Consola de administración, selecciona Contenido y luego selecciona el icono de engranaje junto a la carpeta que quieras modificar. Selecciona Archivar en el menú desplegable.
¿Hay un límite de colaboradores que puedan acceder a la carpeta de equipo?
Si, y contribuye a asegurar que todas las carpetas siguen sincronizando de forma correcta. Si llegas al límite, puedes eliminar miembros o reorganizar tus carpetas de equipo para ayudar a resolver el problema.
Revisar la actividad de usuarios de una carpeta compartida
Echa un vistazo a lo que pasa dentro de las carpetas compartidas.
