Buscar archivos y trabajar con ellos
En este módulo se explican formas prácticas de buscar tus archivos, previsualizarlos y trabajar con ellos en dropbox.com, incluyendo cómo usar los filtros, la búsqueda de imágenes y texto, las vistas previas de los archivos, las aplicaciones de terceros y los comentarios. Al terminar el módulo, sabrás pasar rápidamente de una búsqueda general al archivo, la vista o el hilo de comentarios exacto que necesites, sin salir de tu navegador web.
10 min de lectura
Buscar archivos y carpetas
Cuando tu cuenta de Dropbox crece, buscar el archivo correcto puede llevar más tiempo del necesario. Es posible que recuerdes el nombre de un cliente, una palabra clave de un documento o el aspecto de una imagen, pero no la ubicación del archivo.
En lugar de revisar carpeta por carpeta, puedes usar la función de búsqueda en dropbox.com para encontrar rápido archivos, carpetas e incluso contenido dentro de documentos e imágenes.
En dropbox.com, la barra de búsqueda situada en la parte superior de la página es tu principal punto de partida. Puedes buscar por nombre de archivo, por personas que han colaborado, por etiquetas y, en muchos planes, por el contenido de los archivos y las imágenes. Una vez que tengas los resultados, puedes filtrarlos por carpeta, tipo, fecha de última modificación u opciones específicas de las imágenes, como la fecha de captura y las dimensiones.
En las siguientes secciones, verás cómo usar la búsqueda de tres formas habituales:
Buscar en tus archivos y carpetas.
Encontrar imágenes en función de su contenido.
Buscar texto específico dentro de los documentos.
Cómo realizar búsquedas en tus archivos de Dropbox
Utiliza la búsqueda general de archivos cuando sepas parte del nombre de un archivo, quién lo compartió contigo o, aproximadamente, cuándo se actualizó por última vez, pero no sepas exactamente dónde está almacenado.
En dropbox.com, la búsqueda analiza tus archivos y carpetas y muestra resultados en función de los nombres de los archivos, las extensiones y, en los planes que lo permitan, el contenido de los archivos y las imágenes.
Esto te permite empezar con una búsqueda amplia e ir acotándola sobre la marcha.
Para buscar en tus archivos en dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en la barra de búsqueda en la parte superior de la página.
Escribe el término de búsqueda y, a continuación, pulsa Intro ("Enter" o "Return") para ver todos los resultados.
Puedes buscar:
Nombres de archivos y carpetas.
Personas que han colaborado en un archivo.
Etiquetas que hayas añadido.
Contenido de los archivos (en los planes que lo permitan).
Contenido y propiedades de las imágenes, como la resolución o la fecha de captura (en determinados planes).
Una vez que veas los resultados, puedes filtrarlos con opciones como:
Carpeta: limita los resultados a una o varias carpetas específicas.
Tipo: se centra en imágenes, carpetas, vídeos, archivos PDF, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de audio, documentos de Paper u otros tipos de archivos.
Última modificación: filtra por la fecha de la última modificación del contenido, por ejemplo, los últimos 7 días, 30 días, 90 días, 12 meses o un periodo personalizado.
Personas: filtra el contenido por las personas con las que has colaborado.
Fecha de captura y dimensiones de la imagen: limita los resultados de las imágenes por fecha de captura y tamaño.
En algunos planes de pago en inglés de determinados países, es posible que también veas filtros dinámicos encima de la lista de archivos. Se trata de botones generados automáticamente, como temas, extensiones de archivo o colaboradores, que te ayudan a filtrar grandes conjuntos de contenido con rapidez.
Nota: los filtros dinámicos solo están disponibles en dropbox.com.
Cómo buscar imágenes en Dropbox
Utiliza la búsqueda de imágenes cuando el contenido visual sea más relevante que el nombre del archivo. Esta opción resulta muy útil si buscas, por ejemplo, un logotipo, un boceto en una pizarra o un conjunto de fotos de productos, pero no recuerdas dónde los tienes guardados.
En los planes que cumplan los requisitos, la búsqueda de imágenes te permite usar un lenguaje sencillo para buscar imágenes en tu cuenta de Dropbox. Por ejemplo, puedes buscar "logotipo" o "plano de planta" y ver imágenes que contengan esos elementos, aunque los términos no aparezcan en los nombres de los archivos.
Para buscar imágenes en dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en la barra de búsqueda en la parte superior.
Empieza a escribir lo que quieras buscar, por ejemplo "logotipo", "plano" o "pizarra".
Pulsa Intro ("Enter" o "Return") para ver todos los resultados.
Haz clic en la pestaña Imágenes que aparece encima de los resultados.
A continuación, Dropbox muestra los archivos de imagen que coinciden con el término de búsqueda, ya sea porque la palabra aparece en el nombre o porque el contenido de la imagen coincide. Entre los tipos de imagen compatibles con la búsqueda se encuentran GIF, JPG o JPEG y PNG.
Puedes combinar la búsqueda de imágenes con los filtros desplegables habituales en dropbox.com, como Carpeta, Tipo, Última modificación, Fecha de captura de la imagen y Dimensiones de la imagen, para reducir aún más los resultados.
Cómo buscar texto en archivos de Dropbox
Utiliza la búsqueda de texto cuando sepas que una palabra, frase o número concretos aparecen en algún lugar de tu Dropbox, pero no tengas claro en qué archivo se encuentran.
En dropbox.com, existen dos formas de buscar texto, en función de lo amplia que deba ser tu búsqueda:
Busca en todos tus archivos con la búsqueda de texto completo, que analiza el contenido de los archivos compatibles de tu cuenta (disponible en determinados planes).
Búsqueda dentro de un solo archivo, que te permite encontrar texto en la vista previa de un archivo abierto y está disponible para todos los usuarios.
Buscar en tus archivos
La búsqueda de texto completo te permite buscar en el contenido de tus archivos en Dropbox. Cuando realizas una búsqueda desde la barra de búsqueda principal de dropbox.com, los resultados pueden incluir archivos que contengan la palabra clave en el contenido o en el nombre.
Si la búsqueda de texto completo está disponible para tu plan y tu idioma, debajo de cada resultado aparece un breve fragmento de texto que indica dónde se encuentra la palabra clave dentro del archivo. Entre los tipos de archivo compatibles se encuentran los formatos habituales de documento, hoja de cálculo, presentación, texto, imagen y subtítulos, como DOC, DOCX, PDF, TXT, XLS, XLSX, PPT, JPG, PNG, GIF y más.
Para buscar en el contenido de tus archivos de Dropbox, sigue estos pasos:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en la barra de búsqueda en la parte superior.
Empieza a escribir la palabra o la frase que buscas y, a continuación, pulsa Intro ("Enter" o "Return").
Nota: Si los resultados de tu búsqueda solo muestran archivos en los que la palabra clave aparece en el nombre y no en el contenido, es posible que la búsqueda de texto completo aún no esté disponible en tu idioma.
Búsqueda dentro de un solo archivo
Si ya tienes un archivo abierto en una vista previa en dropbox.com, puedes buscar dentro de ese documento sin abandonar la página. Esto funciona con muchos formatos de documento habituales, como DOC, DOCX, PDF, PPT y varios más.
Para buscar texto en un archivo en dropbox.com:
Abre el archivo en dropbox.com.
Asegúrate de que la vista previa esté en modo de pantalla completa.
Haz clic en el icono de búsqueda (la lupa) en la barra de herramientas en la parte inferior de la página, o pulsa las teclas Ctrl + F (Windows) o Comando + F (Mac).
Escribe la palabra o la frase que quieras buscar.
Se mostrará el número total de coincidencias en la barra de búsqueda. La coincidencia actual aparece en verde y las demás coincidencias, en amarillo. Puedes desplazarte entre ellas utilizando las teclas de las flechas en la barra de búsqueda o pulsando Intro.
Abriendo archivos
Cuando vayas a organizar tu Dropbox, muchas veces querrás echar un vistazo rápido a un archivo para comprobar si es el correcto, sin tener que descargarlo ni abrir otra aplicación. Tal vez quieras revisar un contrato antes de enviarlo, consultar rápidamente una sección concreta de un PDF o comprobar que la versión de un vídeo es la correcta. Las vistas previas de los archivos en dropbox.com te permiten echar un vistazo rápido y, en el caso de muchos tipos de archivos, comentar, compartir o incluso editar el contenido directamente en tu navegador web.
Previsualizar archivos
Muchas veces, solo quieres confirmar si un archivo es el correcto antes de realizar alguna acción. Las vistas previas de los archivos en dropbox.com te permiten consultar archivos y carpetas sin tener que descargarlos ni abrir otra aplicación.
Desde la vista previa, puedes ver el contenido, compartir archivos, dejar comentarios y, en el caso de muchos tipos de archivos, realizar ediciones sencillas directamente en tu navegador web.
Puedes previsualizar tanto archivos como carpetas:
Las vistas previas de los archivos muestran el contenido de un archivo y las acciones disponibles.
Las vistas previas de carpetas muestran todo lo que hay dentro de una carpeta en una vista sin distracciones, lo que facilita la lectura y la realización de acciones rápidas.
Se pueden abrir a pantalla completa o en vista rápida. La pantalla completa te ayuda a centrarte en un solo elemento, mientras que la vista rápida te permite desplazarte por varios archivos sin perder el hilo. Puedes cambiar esta preferencia en cualquier momento.
Para previsualizar un archivo o una carpeta en dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic con el botón derecho en la carpeta o el archivo que quieras previsualizar.
Haz clic en Abrir en.
Haz clic en Previsualizar (Dropbox).
¿Qué tipo de archivos puedo previsualizar en Dropbox?
Dropbox permite previsualizar muchos tipos de archivos habituales, como documentos, imágenes, vídeos, archivos de audio, archivos de texto, archivos comprimidos y algunos formatos 3D y de diseño.
La disponibilidad de la vista previa depende del tipo de archivo, del tamaño y de tu plan. Por ejemplo:
Es posible que en los documentos y las presentaciones solo se muestre la primera página.
En el caso de los vídeos, la vista previa se muestra hasta los límites de tamaño.
Las vistas previas de los archivos comprimidos muestran la estructura de carpetas que hay dentro del archivo.
¿Por qué no puedo previsualizar mi archivo?
A veces, no se puede obtener una vista previa de un archivo como se esperaba. Por lo general, esto ocurre por uno de estos motivos habituales:
No se admite el tipo de archivo.
El archivo todavía se está subiendo o sincronizando.
El archivo es demasiado grande para previsualizarse.
El archivo está cifrado, protegido con contraseña o dañado.
Falta la extensión de archivo o es incorrecta.
Si la vista previa no está disponible, descargar el archivo y abrirlo en la aplicación original suele ser la solución más rápida.
Abrir y editar archivos con aplicaciones de terceros
Cuando necesites algo más que una vista previa rápida, puedes abrir los archivos de Dropbox directamente en aplicaciones de terceros conectadas. Así podrás editar archivos sin tener que descargarlos y volver a subir las nuevas versiones manualmente.
En dropbox.com, las aplicaciones compatibles aparecen en el menú Abrir en los tipos de archivos compatibles. Después de editar y guardar un archivo en una aplicación conectada, Dropbox vuelve a guardar la versión actualizada en tu cuenta, junto a la original.
Para abrir un archivo en una aplicación de terceros desde dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Coloca el cursor sobre el nombre del archivo que quieras abrir y haz clic en Más opciones (los tres puntos).
Coloca el cursor sobre Abrir y, a continuación, haz clic en la aplicación externa que quieras usar.
Las opciones que verás dependerán del tipo de archivo que hayas seleccionado. Si la aplicación que necesitas no aparece, haz clic en Conectar aplicaciones en ese menú y sigue las indicaciones para vincularla.
Edita el archivo o lleva a cabo las acciones que quieras desde la aplicación externa.
Cuando hayas terminado, guarda o aplica los cambios en esa aplicación.
El nuevo archivo editado se volverá a guardar en tu cuenta de Dropbox, junto al archivo original. El archivo editado conserva el nombre original, al que se añaden detalles adicionales, para que puedas ver cuál es la versión generada con la aplicación.
También puedes abrir y editar archivos de la carpeta de Dropbox de tu ordenador utilizando aplicaciones para escritorio. Todos los cambios guardados se sincronizan automáticamente.
Conectar aplicaciones de terceros
Algunas aplicaciones deben estar vinculadas a tu cuenta de Dropbox para que aparezcan en el menú Abrir.
Puedes gestionar las aplicaciones conectadas a través del App Center en dropbox.com. Desde allí, puedes vincular nuevas aplicaciones, revisar las que ya están conectadas o revocar el acceso en cualquier momento.
Si no aparece una aplicación que esperabas ver, es posible que el archivo no se haya guardado en tu cuenta o que el administrador de tu equipo haya restringido la vinculación de aplicaciones.
Cómo añadir comentarios en archivos de Dropbox
Cuando trabajas con otras personas, a menudo es más fácil dejar comentarios directamente en un archivo que hacer un seguimiento de distintos hilos de mensajes de correo electrónico o de chat. En dropbox.com, puedes abrir una vista previa de un archivo, dejar comentarios en el panel lateral y ver lo que han dicho los demás en un único lugar. Esta opción resulta especialmente útil cuando quieres hacer una pregunta rápida sobre una diapositiva, confirmar una cifra en una hoja de cálculo o responder a los comentarios de un cliente sin tener que descargar el archivo.
Para dejar un comentario sobre un archivo en dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
También puedes hacer clic en Carpetas en la barra de navegación de la izquierda para encontrar el archivo.
Haz clic en el nombre del archivo en el que quieras añadir un comentario.
Pulsa el icono de comentarios en la parte superior derecha.
Añade un comentario en un área o lugar concreto del archivo.
Para añadir un comentario a un área del archivo, haz clic y arrastra un recuadro alrededor del área del archivo a la que quieras añadirlo. A continuación, haz clic de nuevo para crear el recuadro.
Nota: una vez creado un cuadro, no se puede cambiar su tamaño o ubicación.
Para comentar un punto concreto del archivo, haz clic en cualquier sección del archivo para añadir un comentario en esa ubicación exacta.
Para añadir comentarios a un fragmento de texto, resáltalo para seleccionarlo y pulsa el icono de comentarios.
Escribe el comentario en el recuadro que aparecerá.
Para mencionar a alguien en tu comentario, escribe @ y luego su nombre o haz clic en @.
Haz clic en el icono de la carita sonriente para añadir un emoji a tu comentario.
Pulsa Intro en el teclado para crear una nueva línea.
Haz clic en la flecha hacia arriba junto a tu comentario.
Puedes añadir comentarios en la vista previa a pantalla completa o en la vista rápida. En la vista rápida, la lista de archivos permanece visible, lo que facilita desplazarse por varios archivos y dejar comentarios rápidos.
Añadir un comentario en una parte concreta de un archivo en Dropbox
Cuando quieras dejar claro a qué te refieres exactamente, por ejemplo, a una sección de un documento o a un área de una imagen, puedes adjuntar un comentario directamente a esa parte del archivo. Para hacerlo en dropbox.com, debes seleccionar una zona en la vista previa.
Para dejar un comentario sobre una parte concreta de un archivo en dropbox.com:
Abre el archivo al que quieres añadir un comentario en una vista previa en dropbox.com.
Cuando se te solicite, arrastra el cursor sobre la parte del archivo a la que quieras añadir el comentario.
Haz clic en el cuadro de comentarios en la barra lateral derecha.
Escribe tu comentario
Haz clic en Post (Publicar).
En muchas vistas previas de documentos e imágenes, también puedes resaltar texto directamente. Al seleccionar texto, aparece un icono de comentario que te permite dejar un comentario vinculado a esa selección concreta.
Cómo añadir un comentario en un tiempo específico de un archivo de vídeo o audio
Cuando revises archivos de vídeo o audio, puedes adjuntar comentarios en un momento específico para que tus observaciones aparezcan directamente en la cronología. Así es más fácil señalar exactamente a qué punto se refiere un cambio o una pregunta.
La función para añadir comentarios por tiempo depende del plan del propietario del archivo.
Para dejar un comentario sobre un momento concreto de un archivo de vídeo o audio en dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
También puedes hacer clic en Carpetas en la barra de navegación de la izquierda para encontrar el archivo.
Haz clic en el nombre del archivo de vídeo o audio en el que deseas añadir un comentario.
Configura las vistas previas en Pantalla completa.
Haz clic en el icono de comentarios en la parte superior derecha.
Haz clic en el campo de texto en la parte inferior derecha y escribe tu comentario:
Para mencionar a alguien en tu comentario, escribe @ y luego su nombre o haz clic en @.
Haz clic en el icono de la carita sonriente para añadir un emoji a tu comentario.
Selecciona la casilla junto a la marca de tiempo para añadir un comentario en esa marca de tiempo.
Para mencionar a alguien en tu comentario, escribe @ y luego su nombre o haz clic en @.
Haz clic en el icono de la carita sonriente para añadir un emoji a tu comentario.
Pulsa Intro en el teclado para crear una nueva línea.
Haz clic en la flecha hacia arriba junto a tu comentario.
Nota: Cualquier persona que tenga permiso para añadir comentarios en ese archivo puede ver y responder a los comentarios por tiempo en el panel lateral y en la cronología del archivo multimedia.
Cómo editar o eliminar un comentario
Para editar o eliminar un comentario en dropbox.com:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
También puedes hacer clic en Carpetas en la barra de navegación de la izquierda para encontrar el archivo.
Haz clic en el nombre del archivo en el que hayas añadido un comentario.
Haz clic en el icono de comentarios en la parte superior derecha.
Haz clic en el icono de más opciones (los puntos suspensivos verticales) junto al comentario que quieras editar o eliminar.
Haz clic en Editar o Eliminar.
En este módulo, has conocido las vistas previas de los archivos, has abierto contenido en aplicaciones vinculadas y has usado comentarios y notas para revisar el trabajo sin crear copias adicionales. En el próximo módulo, aprenderás a compartir archivos y carpetas de forma segura, a usar enlaces compartidos y a consultar quién está viendo tu contenido.