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Cómo ordenar los archivos y carpetas de Dropbox

Cuando se acumula el trabajo, tu Dropbox puede llenarse de borradores, entregas y archivos de referencia que son difíciles de organizar. De repente, tareas sencillas, como buscar la versión más reciente de un archivo u ordenar una carpeta, llevan más tiempo del necesario. La función de ordenar en dropbox.com te permite cambiar la forma en que aparecen tus archivos para que puedas tomar decisiones más rápido, sin modificar tu estructura de carpetas.

La función de ordenar puede considerarse una forma de cambiar de perspectiva. Empiezas en Inicio y, a continuación, accedes a Todos los archivos o abres una carpeta específica. Tus archivos se muestran en columnas, y cada una de ellas te ayuda a enfocarte en algo diferente. Por ejemplo:

• Modificado: consulta qué cambios se han realizado recientemente, por ejemplo, las actualizaciones desde ayer.

• Tamaño: encuentra archivos de gran tamaño cuando necesites liberar espacio de almacenamiento.

• Tipo o extensión: busca solo tipos de archivos específicos, como PDF o vídeos.

• Nombre: comprueba al instante la coherencia en la nomenclatura antes de una reunión o de entregar un trabajo.

• Quién puede acceder: revisa los permisos de uso compartido de un vistazo.

• Etiquetas: agrupa y analiza archivos por tema o estado.

La función de ordenar modifica la forma en que se muestran tus archivos, pero sin mover nada. Esto te permite explorar tu contenido de manera segura, centrarte en los borradores recientes o en los elementos destacados y decidir qué vas a conservar, archivar o reorganizar más adelante.

Para ordenar archivos y carpetas en dropbox.com, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. En la barra de navegación izquierda, haz clic en Inicio.

3. Pulsa en Todos los archivos en la barra lateral izquierda. Todos tus archivos y carpetas aparecerán en la página principal.

4. Utiliza las opciones disponibles:

   • Para ver los archivos a los que has accedido recientemente, haz clic en Recientes en la página principal.

   • Para ver tus archivos y carpetas destacados, haz clic en Destacados en la página principal.

   • Para ordenar los archivos en función de una columna específica, coloca el cursor sobre el encabezado de la columna y, a continuación, pulsa en la flecha para elegir el orden ascendente o descendente. También puedes añadir, eliminar o reordenar columnas desde este menú, y reorganizar las columnas arrastrando el nombre de la columna a una nueva ubicación.

   • Para cambiar el tamaño de las columnas, coloca el cursor sobre el encabezado de una y, a continuación, arrastra el divisor vertical que aparece para modificar el ancho.

   • Para cambiar la forma en que se muestran los elementos, haz clic en el icono de la lista en la esquina superior derecha de la lista de archivos y, a continuación, elige la vista Cuadrícula, Cuadrícula grande, Lista o Lista grande.

Notas:

• Puedes ordenar los archivos y las carpetas usando las columnas Nombre, Fecha de modificación, Tipo y Extensión.

• Cuando ordenas por Tamaño, solo se incluyen los archivos; las carpetas no se ordenan por tamaño.

• Si necesitas información sobre el tamaño de las carpetas, sigue los pasos del artículo del Centro de ayuda de Dropbox sobre cómo consultar el tamaño de los archivos y las carpetas de Dropbox.

Como alternativa, los archivos y carpetas que destaques se recopilan de manera automática en una sección llamada Destacados en la barra lateral izquierda. Esta es una forma sencilla de tener a mano tu trabajo diario.

Dado que el Acceso rápido funciona en toda tu cuenta de Dropbox, puedes reunir en una sola vista personal archivos y carpetas importantes de distintos proyectos, equipos y carpetas compartidas. La función de destacar también es personal, por lo que no afecta a lo que ven los demás.

Crear una sección de Acceso rápido

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. En la barra lateral izquierda, busca Acceso rápido.

3. Haz clic en el icono + (añadir) junto a Acceso rápido.

4. Introduce un nombre para la sección, como Esta semana, Finanzas o En revisión; luego, haz clic en Crear.

Las secciones de Acceso rápido son privadas, por lo que solo tú puedes acceder a ellas. Los demás no pueden ver cómo nombras u organizas tus secciones. Reorganizar elementos en Acceso rápido no mueve los archivos y carpetas subyacentes ni les cambia el nombre.

Añadir archivos y carpetas a una sección de Acceso rápido

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. En la barra lateral izquierda, desplázate hacia abajo hasta Acceso rápido.

3. Coloca el cursor sobre la sección a la que quieras añadir elementos y, luego, haz clic en el icono + (añadir).

4. Pulsa en Añadir elementos.

5. Elige uno o más archivos o carpetas de tu contenido de Dropbox, luego haz clic en Seleccionar.

También puedes arrastrar y soltar archivos o carpetas desde cualquier lugar de tu cuenta de Dropbox en una sección de Acceso rápido. Esto crea un acceso directo en la sección, y el archivo o la carpeta originales permanecen en su ubicación actual.

Mover o eliminar elementos en Acceso rápido

Para mover un elemento de una sección a otra, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Desplázate hacia abajo hasta Acceso rápido en la barra lateral izquierda.

3. Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieras mover y haz clic en Más opciones (los tres puntos).

4. Haz clic en Mover a sección.

5. Selecciona otra sección en el menú desplegable y, a continuación, pulsa en Mover.

Para eliminar un elemento de una sección, utiliza más opciones para ese elemento en Acceso rápido y, a continuación, selecciona Eliminar de la sección. El archivo o la carpeta permanecerán en su ubicación original en tu cuenta de Dropbox; solo se eliminará el acceso directo.

Destacar archivos y carpetas para facilitar el acceso

Destacar es una forma rápida de marcar los archivos y carpetas que son importantes para ti. Cuando destacas un elemento, este aparece en la sección Destacados del Acceso rápido, y se destaca únicamente para tu cuenta, no para el resto de las personas que tengan acceso al elemento.

Para destacar archivos y carpetas en dropbox.com, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieras destacar, sea cual sea el lugar de tu cuenta de Dropbox donde aparezca.

3. Haz clic en los tres puntos y selecciona Destacar.

   • En la vista de cuadrícula, también puedes hacer clic en el icono de estrella que aparece junto al archivo o la carpeta.

4. Para dejar de destacar un elemento, vuelve a pulsar el icono de estrella.

De este modo, podrás encontrar los elementos destacados desde cualquier lugar de Dropbox, tanto si estás en una carpeta como en la vista previa de un archivo o navegando desde Inicio.

Añadir etiquetas a archivos y carpetas

Cuando trabajas con muchos clientes, proyectos o ideas, incluso una estructura de carpetas con nombres bien pensados puede empezar a parecer demasiado. Puede que guardes todo lo relacionado con un cliente en una única carpeta principal, pero aun así quieras tener una forma de extraer todas las facturas, toda la investigación o todo el contenido que tienes listo para enviar. Reorganizar las carpetas cada vez que cambias de planteamiento lleva mucho tiempo y puede hacer que resulte más difícil confiar en los enlaces o accesos directos más antiguos.

Las etiquetas son rótulos breves que puedes añadir a los archivos y las carpetas, como "trabajo", "factura" o "listo_para_enviar". Te ayudan a agrupar y encontrar rápidamente elementos relacionados, sin tener que modificar las carpetas que ya tienes creadas.

Puedes añadir etiquetas a archivos y carpetas individuales, o bien aplicarlas en lote. Cualquier persona que pueda ver o editar un archivo o una carpeta puede ver sus etiquetas, pero solo las personas con acceso de edición pueden añadirlas o eliminarlas. Así, podrás mantener tu propio sistema para organizar el trabajo y, al mismo tiempo, hacer que resulte comprensible para las personas con las que compartes archivos. Esta función está disponible para todos los usuarios de Dropbox en dropbox.com.

Para añadir una etiqueta en dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta donde quieras añadir una etiqueta.

3. Haz clic en Más opciones (los tres puntos) junto al elemento en cuestión, o haz clic en el archivo para previsualizarlo.

4. Selecciona Información del archivo.

   • Si estás en la vista previa a pantalla completa, haz clic en Archivo y, a continuación, en Información.

5. Verás # Añadir una etiqueta en el panel de la derecha.

6. Escribe la etiqueta y, a continuación, pulsa Intro (Windows) o Retorno (Mac).

Estas son algunas normas que debes tener en cuenta en relación con las etiquetas:

• Deben tener menos de 32 caracteres.

• Solo pueden contener letras, números y guiones bajos.

• Puedes añadir hasta 20 etiquetas a un solo archivo.

En algunos diseños, también puedes añadir etiquetas a varios elementos a la vez, por ejemplo, cuando tienes varios archivos seleccionados. La disponibilidad puede variar en función de tu interfaz y tu plan actuales.

Para eliminar una etiqueta de un archivo en dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Coloca el cursor sobre el archivo del que quieras eliminar una etiqueta.

3. Haz clic en Más opciones (los tres puntos) junto al archivo o la carpeta.

4. Selecciona Información del archivo.

   • Las etiquetas de un archivo se mostrarán en la vista previa del archivo en la barra lateral derecha.

5. Haz clic en la X situada a la derecha de la etiqueta que quieras eliminar.

Buscar contenido etiquetado

Hay varias formas de buscar por etiqueta en dropbox.com:

• Introduce la etiqueta en la barra de búsqueda con el formato #nombre_etiqueta.

• Empieza a escribir en la barra de búsqueda y, a continuación, elige la etiqueta correcta entre las sugerencias.

• Al previsualizar un archivo, haz clic en una etiqueta en el panel lateral para ver todos los archivos a los que está asociada.

• Haz clic en la barra de búsqueda y, a continuación, elige una etiqueta en la sección Etiquetas del menú desplegable.

Opciones de automatización de Dropbox

A veces, tu trabajo sigue un patrón. Tal vez los clientes te envíen facturas nuevas todos los viernes, las fotos de una sesión acaben en la misma carpeta de subida o las grabaciones de una reunión periódica lleguen con nombres de archivo largos y poco coherentes. Sabes exactamente qué hay que hacer a continuación en cada ocasión y preferirías no tener que repetir los mismos clics semana tras semana.

En dropbox.com, puedes convertir esos patrones en automatizaciones sencillas. Creas una carpeta automatizada y, a continuación, le indicas a Dropbox qué hacer cuando lleguen archivos nuevos, por ejemplo, clasificarlos en subcarpetas, cambiarles el nombre, añadirles etiquetas, convertirlos a otros formatos, descomprimirlos o añadirles una marca de agua. Estas opciones están disponibles para todos los usuarios de Dropbox en dropbox.com, aunque para algunas acciones específicas (como el etiquetado) se necesitan determinados planes de pago.

Crear una carpeta automatizada

Una carpeta automatizada es una carpeta normal que, además, ejecuta acciones en segundo plano cuando se añaden archivos nuevos. Resulta útil cuando siempre hay que completar los mismos pasos en el mismo tipo de archivos, como ordenarlos, cambiarles el nombre o convertirlos.

Para crear una nueva carpeta automatizada en dropbox.com, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Crear carpeta debajo de la barra de búsqueda en la parte superior.

   • O bien haz clic en + Nuevo, selecciona Carpeta y, después, dale a Carpeta automatizada.

3. En el cuadro de diálogo, haz clic en Configuración en la esquina inferior izquierda.

4. Activa la opción Carpeta automatizada.

5. Asigna un nombre a tu carpeta.

6. Haz clic en Crear.

7. Elige cómo quieres que Dropbox gestione los archivos entrantes. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:

   • Ordenar los archivos en categorías.

   • Cambiar el nombre de los archivos en función de un patrón.

   • Añadir una etiqueta para poder organizar y buscar archivos más adelante (disponible en los planes Dropbox Professional, Standard, Advanced y Enterprise).

   • Convertir archivos a PDF o a formatos de imagen, vídeo o audio.

   • Descomprimir archivos comprimidos.

   • Añadir una marca de agua con texto o una imagen, con una vista previa a la derecha para que puedas ver cómo queda.

8. Configura los detalles de cada regla y, a continuación, haz clic en Guardar. Puedes añadir hasta cinco reglas de automatización a una sola carpeta haciendo clic en + (añadir) junto a Añadir paso y seleccionando acciones adicionales.

Una vez que esté configurada la automatización, cualquier archivo que muevas o subas a esa carpeta se regirá por las reglas que hayas elegido.

Añadir un sistema de automatización a una carpeta que ya exista

Si ya tienes una carpeta que uses con frecuencia, puedes añadirle reglas en lugar de crear una nueva desde cero.

Para añadir una automatización a una carpeta existente:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Abre la carpeta en la que quieras añadir la automatización.

3. Haz clic en el icono con forma de la configuración situado junto al nombre de la carpeta.

4. Haz clic en Organizar.

5. Haz clic en Añadir automatización.

6. Elige el tipo de automatización que quieres, configura las opciones y, a continuación, haz clic en Guardar.

Si ves opciones como Aplicar a los archivos actuales o Incluir archivos de todas las subcarpetas, puedes utilizarlas para aplicar la automatización a los archivos que ya estén en la carpeta o en sus subcarpetas. Algunos tipos de automatización pueden actualizar archivos existentes de forma masiva, aunque hay un límite en la cantidad de archivos que se pueden actualizar a la vez. Para añadir, editar o eliminar automatizaciones en una carpeta, debes tener permiso de edición en dicha carpeta.

Cómo compartir una carpeta automatizada

Las carpetas automatizadas se comparten como cualquier otra. La automatización de la carpeta seguirá activa para cualquier persona con la que se comparta. Una vez que una carpeta automatizada se comparte con alguien, esa persona ve un aviso de que la carpeta está automatizada, así como la opción de automatización que se seleccionó.

Usar la automatización en combinación con las etiquetas

Las automatizaciones y las etiquetas funcionan especialmente bien cuando quieres tenerlo todo bien organizado sin invertir un tiempo extra. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:

• Crear una carpeta automatizada que añada una etiqueta específica, como "Facturas" o "Recibos", a cada archivo que llegue, para que puedas filtrar ese trabajo más adelante.

• Añadir una automatización que ordene los archivos en subcarpetas por fecha y, al mismo tiempo, añada etiquetas con los nombres de los proyectos o de los clientes.

• Combinar nombres de archivo homogéneos con carpetas automatizadas para que los archivos lleguen con nombres predecibles que se puedan ordenar fácilmente por nombre, fecha u otras columnas.

Este tipo de configuración puede resultarte especialmente útil si trabajas por tu cuenta o como autónomo, ya que Dropbox puede encargarse de las tareas repetitivas en segundo plano mientras tú te centras en tus proyectos. Si compartes una carpeta automatizada con otra persona, la carpeta seguirá apareciendo como automatizada para ella y podrá ver qué opciones de automatización se están utilizando, aunque quizá haya que volver a configurar las reglas de las subcarpetas después de compartirla.

Copiar archivos y carpetas en dropbox.com

En ocasiones, es posible que quieras tener una segunda copia de algo, por ejemplo, de una plantilla de documento que sueles reutilizar o de un archivo de referencia que quieres conservar en dos carpetas de proyectos distintas. En ese caso, en lugar de mover el original, puedes hacer una copia.

Para hacer una copia de un archivo o una carpeta en dropbox.com, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieras copiar y haz clic en Más opciones (los tres puntos).

3. Haz clic en Copiar.

4. Selecciona la carpeta en la que quieras guardar la copia.

5. Vuelve a hacer clic en Copiar para confirmar.

La copia es un elemento independiente. Los cambios que hagas en la copia no afectarán al original, y viceversa.

Cómo mover archivos entre dos cuentas de Dropbox

Si usas más de una cuenta de Dropbox, por ejemplo, una cuenta personal y una segunda cuenta para el trabajo con tus clientes, puede que en algún momento quieras mover contenido de una cuenta a la otra. Tal vez quieras agrupar proyectos antiguos en un único lugar o poner orden antes de cerrar una cuenta.

La forma más sencilla de mover archivos entre dos cuentas de Dropbox es a través de una carpeta compartida. Compartes una carpeta de la primera cuenta con la segunda, mueves el contenido a esa carpeta compartida y, a continuación, lo vuelves a mover a la segunda cuenta.

Desde tu primera cuenta

Empieza por la cuenta que actualmente contiene los archivos que quieres mover.

1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta que contiene los archivos que quieres mover.

2. Crea una carpeta compartida e introduce la dirección de correo electrónico de la segunda cuenta de Dropbox para enviarle una invitación.

3. Mueve los archivos que quieres transferir a esta nueva carpeta compartida.

4. Cierra sesión de esta cuenta.

Desde tu segunda cuenta

Ahora, cambia a la cuenta en la que quieres guardar los archivos.

1. Inicia sesión en dropbox.com con la dirección de correo electrónico de tu segunda cuenta de Dropbox.

2. En la barra lateral izquierda, haz clic en Compartido.

3. Busca la carpeta que acabas de compartir, coloca el cursor sobre ella y haz clic en Unirse a la carpeta.

4. Abre la carpeta compartida y pasa los archivos de esa carpeta a las ubicaciones que quieras de esta segunda cuenta.

Una vez que saques los archivos de la carpeta compartida con la segunda cuenta, ya no estarán disponibles desde la primera cuenta. Puedes abandonar la carpeta compartida cuando hayas terminado o mantenerla como puente por si quieres volver a mover archivos entre las dos cuentas más adelante.

Cómo cambiar el nombre de un archivo o una carpeta

Cuando trabajas en la misma cuenta de Dropbox durante un tiempo, los nombres de los archivos y las carpetas empiezan a contar una historia. Podrías tener un archivo llamado "final_final_v3", nombres de proyectos antiguos que ya no se corresponden con lo que haces actualmente o carpetas que resultarían mucho más claras si incluyeran una fecha o el nombre de un cliente. Si cambias el nombre de tu contenido, te resultará más fácil entenderlo y encontrar lo que necesites, sobre todo si sueles volver a trabajos anteriores o compartir enlaces con clientes.

Puedes cambiar el nombre de los elementos en dropbox.com, desde la aplicación móvil o desde la aplicación para escritorio. En la versión de escritorio, puedes renombrar archivos y carpetas de la misma manera que lo haces en el Finder o en el Explorador de archivos. Dropbox sincronizará el nuevo nombre en todos tus dispositivos. En la versión para móviles, abre la aplicación de Dropbox y utiliza el menú de más opciones junto al nombre del archivo o la carpeta.

Mover un archivo o una carpeta en dropbox.com

Para cambiar el nombre de un archivo o una carpeta en dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. En la barra lateral izquierda, haz clic en Todos los archivos y busca el archivo o la carpeta al que quieras cambiar el nombre.

   • También puedes hacer clic en Carpetas en la barra de navegación de la izquierda para encontrar el archivo.

3. Coloca el cursor sobre el elemento y haz clic en Más opciones (los tres puntos).

   • En la vista de cuadrícula, es posible que aparezcan tres puntos verticales.

4. Haz clic en Cambiar nombre.

El nuevo nombre aparece en toda tu cuenta de Dropbox, en dropbox.com, en la aplicación para escritorio y en la aplicación móvil, siempre que hayas iniciado sesión con la misma cuenta.

Cambiar el nombre de las carpetas compartidas

Puedes cambiar el nombre a una carpeta compartida de tu cuenta. Seguirá estando compartida y el nuevo nombre solo se mostrará en tu propia vista de Dropbox. Otras personas que tengan acceso a ella seguirán viendo el nombre original. De ese modo, se evitan confusiones cuando cada persona prefiere un sistema de nomenclatura diferente.

Si quieres que una carpeta compartida tenga el mismo nombre nuevo para todos, sigue los pasos del artículo del Centro de ayuda de Dropbox sobre cómo cambiar el nombre de una carpeta compartida o moverla para todos los miembros.

Convenciones y restricciones de nomenclatura

Dropbox recomienda seguir algunas reglas sencillas para elegir los nombres de archivos y carpetas, con el fin de que todo funcione sin problemas en Windows, Mac, dispositivos móviles y la versión web. Aunque tu sistema operativo te permita guardar un nombre, es posible que surjan problemas cuando intentes sincronizar o abrir ese archivo en otro lugar, por lo que viene bien seguir las pautas oficiales.

Las rutas de los archivos y carpetas deben tener menos de 260 caracteres

Dropbox recomienda que las rutas de los archivos y carpetas tengan menos de 260 caracteres. Una ruta de archivo incluye la ubicación completa del elemento, desde el nivel superior de tu Dropbox hasta el propio nombre del archivo (por ejemplo, Dropbox/Clientes/2025/Nombre-del-proyecto/Entregas/nombre-del-archivo.ext).

Las rutas más largas pueden causar problemas, sobre todo en Windows, aunque a veces parezca que funcionan.

Evita los caracteres restringidos

Algunos caracteres no están permitidos y otros no se recomiendan porque pueden causar problemas de sincronización o visualización, sobre todo en Windows.

Caracteres prohibidos:

• / (barra inclinada hacia adelante)

• \ (barra inclinada hacia atrás)

Caracteres no recomendados:

• < (menor que)

• > (mayor que)

• : (dos puntos)

• " (comillas)

• | (barra vertical)

• ? (signo de interrogación)

• * (asterisco)

• . (punto), con algunas excepciones que se explican a continuación

Puedes usar un punto dentro de un nombre, pero no al final del nombre de un archivo o una carpeta en Windows. Por ejemplo, proyecto_v2.1 es correcto, pero una carpeta llamada Cosas importantes. no lo es.

En la aplicación para escritorio de Dropbox para Windows, los elementos que contengan caracteres restringidos se seguirán sincronizando si los nombres de archivo flexibles están habilitados. En esos casos, Dropbox reemplaza automáticamente los caracteres problemáticos por un guion bajo en el dispositivo Windows, pero mantiene el nombre original en dropbox.com.

No añadas un espacio al final

Evita añadir un espacio al final del nombre de un archivo o una carpeta, ya que puede causar problemas en algunos sistemas y dificultar la lectura de los nombres.

Asistencia con emojis y Unicode

Dropbox admite un gran número de caracteres en los nombres de archivos y carpetas, incluidos los emojis y los alfabetos chino, japonés, coreano y de derecha a izquierda. Estos nombres aparecen igual en dropbox.com, en la aplicación de escritorio y en las aplicaciones móviles, siempre que se respeten las normas generales anteriores sobre la longitud y los caracteres restringidos.

Esto significa que puedes usar sin problemas nombres como 🚀 Lanzamiento del proyecto .doc o 📚 Revisión de presupuesto.xls para que los archivos importantes resulten fáciles de identificar y, al mismo tiempo, sigan siendo compatibles en todos los dispositivos.

En este módulo, has aprendido a ordenar carpetas con muchos elementos, a agrupar contenido con la organización de varios archivos, a tener a mano los elementos más importantes con Acceso rápido y Destacados, y a mantener la coherencia con las etiquetas, las normas de nomenclatura y las automatizaciones. En el próximo módulo, verás cómo abrir, previsualizar y editar tu contenido, y cómo usar los comentarios para centralizar las opiniones en un único lugar.