Eliminar y restaurar

¿Qué ocurre cuando elimino un archivo de mi cuenta de Dropbox?

Cuando eliminas un archivo de tu cuenta de Dropbox, desaparece de tus carpetas en dropbox.com, en la aplicación para escritorio y en la aplicación móvil. Si el archivo está sincronizado con más de un dispositivo, se eliminará de esas ubicaciones la próxima vez que Dropbox se sincronice. Para ti, parecerá que el archivo ha desaparecido.

En segundo plano, Dropbox mueve el archivo al estado eliminado en lugar de borrarlo de inmediato. Durante un periodo de tiempo, denominado periodo de recuperación, puedes restaurar ese archivo o volver a versiones anteriores, en función de tu plan. Una vez finalizado ese periodo, Dropbox inicia el proceso para eliminar el archivo de forma permanente de sus sistemas.

¿Cuánto tiempo guarda Dropbox los archivos eliminados?

Dropbox conserva los archivos eliminados durante un tiempo limitado, para que puedas recuperarlos si eliminas algo por error. La duración de este periodo de recuperación depende de tu plan:

• Dropbox Basic, Plus y Family: 30 días

• Dropbox Professional, Standard, Essentials y Business: 180 días

• Dropbox Advanced, Enterprise, Education y Business Plus: 365 días

Durante este tiempo, puedes utilizar herramientas como los archivos eliminados, el historial de versiones y Dropbox Rewind (en los planes que lo permitan) para restaurar contenido.

Una vez finalizado el periodo de recuperación, los elementos se programan para su eliminación permanente. En condiciones normales, Dropbox los elimina de sus sistemas en un plazo de 90 días a partir de la finalización del periodo de recuperación. Para algunos clientes de equipo, las políticas de eliminación de datos o el historial de versiones ampliado pueden influir en cuánto tiempo se conservan ciertos elementos; pero para la mayoría de los usuarios individuales, se aplican los plazos mencionados anteriormente.

¿Qué ocurre cuando elimino un archivo o una carpeta de forma permanente?

Cuando eliminas un archivo o una carpeta de forma permanente, se elimina por completo de tu cuenta de Dropbox. Deja de aparecer en tus carpetas y no se puede recuperar desde la página de archivos eliminados ni a través del historial de versiones. A partir de ese momento, no podrás restaurarla por tu cuenta.

Cuando marcas un elemento para su eliminación permanente, le estás indicando a Dropbox que inicie de inmediato su proceso interno de eliminación, en lugar de esperar a que finalice el periodo de recuperación habitual. Los datos se eliminan del almacenamiento activo y no se pueden recuperar.

Si un archivo o una carpeta se encuentran en una ubicación compartida, puede haber un nivel adicional de permisos. Por ejemplo, suele ser necesario ser el propietario de una carpeta compartida para eliminar permanentemente su contenido para todos. Del mismo modo, los demás miembros de la carpeta compartida pueden eliminar elementos para sí mismos, pero no pueden eliminarlos de forma permanente para todo el grupo.

¿Qué ocurre cuando elimino una carpeta compartida?

Las carpetas compartidas funcionan de manera diferente a las privadas, ya que pertenecen a más de una persona. Lo que sucede al eliminar contenido depende de si se trata de archivos individuales dentro de la carpeta o de la carpeta compartida en sí, y de si es de tu propiedad.

Si eliminas un archivo de una carpeta compartida (sin borrarlo de forma permanente), este desaparece de la carpeta compartida para todos, no solo para ti. Los miembros con acceso de edición pueden eliminar archivos de las carpetas compartidas, al contrario que aquellos con acceso de lectura. Cualquier miembro con los permisos adecuados puede, por lo general, restaurar el contenido desde los archivos eliminados durante el periodo de recuperación, siempre y cuando el propietario no lo haya eliminado de forma permanente.

Si eres el propietario de una carpeta compartida y la eliminas de forma permanente, eliminas la carpeta y su contenido para todos los miembros. El acceso a dicho contenido compartido finaliza y la carpeta desaparece de sus cuentas de Dropbox. Si deseas que todos conserven una copia, pero ya no quieres compartir dicha carpeta, es más seguro dejar de compartirla o eliminar a los miembros en lugar de eliminarla de forma permanente.

Si no eres el propietario de una carpeta compartida y la eliminas de tu cuenta de Dropbox, por lo general, solo estás abandonando esa carpeta. Desaparece de tu vista, pero los demás miembros mantienen su acceso y el propietario sigue controlando el contenido compartido. Si quieres dejar de ver la carpeta sin que tu decisión afecte a nadie más, lo mejor es abandonarla o eliminarla de tu Dropbox.

¿Qué hace Dropbox con los archivos eliminados?

Cuando eliminas archivos, Dropbox no los borra al instante. En su lugar, los marca como eliminados y los conserva durante el periodo de recuperación, lo que te permite restaurar elementos, volver a versiones anteriores o revertir cambios importantes si es necesario.

Una vez finalizado el periodo de recuperación, Dropbox comienza a eliminar esos archivos de forma permanente. Los datos se eliminan del almacenamiento activo y, posteriormente, de las copias de seguridad en un plazo determinado, normalmente de 90 días.

La idea principal es que los archivos eliminados permanezcan en Dropbox únicamente durante el período de recuperación incluido en tu plan. Durante ese tiempo, puedes restaurarlos. Una vez finalizado el periodo de recuperación, Dropbox elimina de forma permanente los archivos de sus sistemas mediante métodos de eliminación segura diseñados para impedir su recuperación en el futuro.

En ambos casos, el elemento se elimina de tu lista de archivos y se traslada a los archivos eliminados, donde aún se puede restaurar durante la ventana de recuperación.

Algunas cosas que tener en cuenta:

• Solo puedes eliminar los archivos y las carpetas que sean tuyos. Si se compartió un archivo contigo, puedes eliminar tu copia, pero no el original del propietario.

• Los archivos eliminados no cuentan para tu espacio disponible de almacenamiento en Dropbox, por lo que eliminarlos permanentemente más adelante no liberará espacio adicional.

Cómo eliminar archivos de dispositivos móviles

En la versión para móviles, puedes eliminar las copias en caché o sin conexión para liberar espacio en tu dispositivo, o bien eliminar por completo el archivo de tu cuenta de Dropbox.

Al igual que en el escritorio y en la web, los elementos eliminados se borran de tus carpetas activas, pero se pueden recuperar en los archivos eliminados durante un tiempo limitado, en función de tu plan.

Cómo eliminar un archivo o una carpeta de forma permanente en Dropbox

En ocasiones, sabes que algo no debe volver a aparecer nunca más, por ejemplo, exportaciones antiguas que contienen datos confidenciales, borradores obsoletos o archivos de prueba. En esos casos, puedes eliminar elementos de tu cuenta de forma permanente. De este modo, Dropbox empieza a eliminar de forma segura esos archivos de sus sistemas, en lugar de conservarlos hasta que finalice la ventana de recuperación habitual.

Los archivos y carpetas eliminados de forma permanente generalmente no se pueden restaurar, por lo que es recomendable asegurarse bien antes de confirmar la eliminación.

Eliminar de forma permanente en dropbox.com

Cómo eliminar un archivo o una carpeta permanentemente de tu cuenta de Dropbox

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Archivos eliminados».

3. Marca la casilla junto al archivo o la carpeta que quieras eliminar de forma permanente.

4. Haz clic en Eliminar permanentemente.

5. Haz clic de nuevo en Eliminar permanentemente para confirmar.

Una vez que completes estos pasos, el elemento se eliminará de los archivos eliminados y ya no se podrá restaurar a través de herramientas como el historial de versiones, los archivos eliminados o Dropbox Rewind.

Desde la aplicación para escritorio o la aplicación para móviles

En el ordenador y en el móvil, el primer paso es el mismo que para la eliminación normal: eliminas el elemento para que se mueva a los archivos eliminados y, a continuación, utilizas dropbox.com para completar la eliminación permanente.

Por ejemplo:

• En la aplicación para escritorio, elimina un archivo o una carpeta de tu carpeta de Dropbox utilizando «Eliminar» o «Mover a la papelera» y, a continuación, inicia sesión en dropbox.com, abre «Archivos eliminados»y completa los pasos de eliminación permanente indicados anteriormente.

• En la aplicación móvil, elimina el archivo o la carpeta de tu cuenta a través de « Más opciones» (los tres puntos) y, a continuación, accede a dropbox.com en un navegador, abre «Archivos eliminados» y sigue los pasos descritos anteriormente para la eliminación permanente.
  

Quién puede eliminar archivos y carpetas de forma permanente

Puedes eliminar de forma permanente cualquier archivo o carpeta que sea tuya. Solo puedes eliminar permanentemente elementos que no te pertenecen si se da una de las siguientes condiciones:

• Eres administrador de equipo de Dropbox.

• No eres un administrador, pero eres la única persona que ha realizado acciones en ese archivo o carpeta o que lo ha modificado.

Esto ayuda a evitar que el contenido compartido se borre por error, al tiempo que te permite eliminar los elementos que realmente te pertenecen.

Junto con el periodo de recuperación, la eliminación permanente segura te ofrece un equilibrio entre seguridad y control. Puedes deshacer las eliminaciones accidentales mientras los elementos se encuentran en los archivos eliminados y eliminar contenido de forma permanente cuando quieras deshacerte de él para siempre.

Cómo ver el historial de versiones de un archivo

Puedes ver el historial de versiones de un archivo desde dropbox.com o desde la aplicación para escritorio.

En dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Coloca el cursor sobre el archivo que quieras consultar y haz clic en «Más opciones» (los tres puntos).

3. Sitúa el cursor sobre Actividad.

4. Haz clic en Historial de versiones.

Verás una lista de las versiones anteriores con marcas de fecha y hora, y se indicará quién realizó cada cambio.

En la aplicación para escritorio (Finder o Explorador de archivos)

1. Abre la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac).

2. Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo.

3. Haz clic en Historial de versiones.

Esto abre la misma vista del historial de versiones en tu navegador.

Cómo ver el historial de versiones de una carpeta

Si quieres ver cómo ha cambiado una carpeta a lo largo del tiempo, incluidos los cambios en sus subcarpetas, puedes abrir la actividad a nivel de carpeta en dropbox.com.

• Para ver el historial de una carpeta y sus subcarpetas, ábrela, haz clic en «Más opciones»

  (los tres puntos) y, a continuación, haz clic en «Actividad de la carpeta».

• Para ver los cambios en todas las carpetas de tu cuenta, accede a «Todos los archivos», haz clic en el icono de engranaje y, a continuación, en «Actividad de la carpeta».

La actividad de la carpeta muestra los cambios de nombre, los movimientos, las subidas, las eliminaciones y otros eventos, desde los más recientes hasta los más antiguos.

Cómo ver la actividad de los archivos en Dropbox

La actividad de archivos te ofrece un registro de auditoría detallado para un único archivo. Muestra cuándo se añadió, editó, movió o cambió de nombre el archivo, cuándo se restauró a una versión anterior o cuándo se dejó de compartir. En dropbox.com, puedes abrir un archivo y usar la actividad del archivo para ver quién ha realizado cada acción y cuándo.

Esta opción resulta útil cuando quieres:

• Confirmar quién modificó un documento y en qué momento.

• Ver cuándo se actualizó la configuración para compartir.

• Comprobar las modificaciones antes de decidir si restaurar una versión anterior.

La actividad de los archivos está disponible para todos los usuarios de Dropbox en dropbox.com. Los propietarios de los archivos y las personas con acceso de edición pueden ver toda la actividad del archivo. Quienes tienen acceso de lectura no pueden ver la actividad de los archivos.

Para consultar la actividad de los archivos en dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en un archivo para abrir su vista previa.

   • Configura las vistas previas en pantalla completa.

3. Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda.

4. Haz clic en «Añadir actividad».

   • La pestaña «Actividad» se abrirá a la izquierda, donde podrás ver quién ha realizado cada acción y cuándo se ha llevado a cabo.

La actividad de archivos muestra un historial detallado de un archivo específico, incluido quién realizó cada cambio y cuándo lo hizo.

En el escritorio, el feed de «Actividad» muestra una lista rápida de los archivos que has abierto o editado recientemente. En dropbox.com y en la aplicación móvil, el feed de «Notificaciones» muestra los comentarios, los elementos compartidos y las menciones en tiempo real.

Utiliza los feeds de actividad para obtener un resumen rápido. Utiliza la actividad de archivos cuando necesites un historial detallado a nivel de archivo.

Cómo recuperar archivos que han desparecido de tu cuenta de Dropbox

Ahora que has visto cómo funcionan las distintas herramientas de recuperación, te explicamos cómo elegir la más adecuada cuando algo sale mal.

Los archivos pueden desaparecer por diferentes motivos. Es posible que alguien que comparta el archivo contigo lo elimine, le cambie el nombre, lo mueva o lo sobrescriba.

Dropbox ofrece tres formas principales de recuperarse en estas situaciones: el historial de versiones, la página «Archivos eliminados» y Dropbox Rewind.

A grandes rasgos:

• El historial de versiones es la mejor opción cuando un archivo sigue estando en su sitio, pero no parece correcto, por ejemplo, si quieres la versión de ayer.

• La página «Archivos eliminados» es la mejor opción cuando se ha eliminado un archivo o una carpeta y quieres recuperarlos.

• Dropbox Rewind es la mejor opción cuando ha ocurrido un problema grave y hay muchos archivos afectados, como en el caso de un movimiento accidental a gran escala, una eliminación masiva o un incidente de ransomware.

Todas estas herramientas funcionan dentro del período que abarca el historial de versiones de tu plan.

Puedes combinar estas herramientas según sea necesario. Por ejemplo, puedes restaurar una carpeta eliminada desde la página «Archivos eliminados» y, a continuación, usar el historial de versiones para revertir un único archivo de esa carpeta.

Dropbox Rewind

Cuando hay muchos archivos afectados a la vez, Dropbox Rewind suele ser la forma más rápida de recuperarlos.

Dropbox Rewind te permite llevar una carpeta, o toda tu cuenta de Dropbox, a la versión que tenía en un momento específico en el pasado. Deshace muchos cambios a la vez, como las modificaciones, los cambios de nombre, las subidas y las eliminaciones de archivos, y también puede deshacer acciones en las carpetas compartidas en las que tengas acceso de edición.

Rewind está disponible en Dropbox Plus, Family, Professional, Essentials, Standard, Advanced, Business, Business Plus, Enterprise y en el plan Dropbox Backup. No está disponible en la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles.

Para usar Dropbox Rewind en dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Para rebobinar toda tu cuenta, accede a «Todos los archivos», haz clic en el icono de configuración, luego en «Configuración de la carpeta» y, por último, en «Rebobinar esta carpeta».

3. Para rebobinar una carpeta específica, ábrela, haz clic en el icono de configuración, luego en «Configuración de la carpeta»y, por último, en «Rebobinar esta carpeta».

4. Haz clic en Probar Rewind.

5. Elige un día del gráfico (por lo general, el día inmediatamente anterior al incidente) y, a continuación, haz clic en «Continuar».

6. En la lista «Ajustar», elige el cambio más antiguo que quieras deshacer y, a continuación, haz clic en la línea azul que aparece debajo. Se anularán todos los cambios situados por encima de esa línea.

7. Haz clic en «Continuar» y, a continuación, en «Rebobinar». Dropbox te enviará un mensaje de correo electrónico cuando se complete el rebobinado.

La función «Rebobinar» se rige por las mismas normas de almacenamiento seguro que el resto de Dropbox. Solo puede revertir los cambios realizados dentro del período que abarca tu historial de versiones y no puede recuperar el contenido que se haya eliminado de forma permanente. Esto te ofrece una potente red de seguridad para los incidentes recientes, al tiempo que limita la exposición a largo plazo a contenido dañino.

Si más adelante decides que quieres volver a un momento diferente, puedes volver a usar la función «Rebobinar» y elegir un momento anterior en el gráfico de actividad.

Historial de versiones: cómo restaurar un archivo a una versión anterior

Cuando solo necesitas deshacer los cambios en un único archivo, el historial de versiones suele ser la opción más rápida. Si un archivo sigue estando en tu Dropbox, pero parte de su contenido es incorrecto, puedes usar el historial de versiones para consultar versiones anteriores y restaurar la que necesites. Esta opción resulta útil cuando quieres deshacer una modificación reciente o volver a una versión anterior a un cambio importante.

Para restaurar un archivo en dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Coloca el cursor sobre el nombre del archivo y haz clic en «Más opciones» (los tres puntos).

3. Haz clic en Actividad.

4. Haz clic en Historial de versiones.

5. Selecciona una versión para previsualizarla.

6. Haz clic en «Revertir a esta versión» y, a continuación, vuelve a hacer clic en «Revertir a esta versión» en la parte superior derecha para confirmar la acción.

Para restaurar un archivo desde la aplicación para escritorio:

1. Abre la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac).

2. Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo.

3. Haz clic en Historial de versiones.

4. Haz clic en «Revertir a esta versión» en la versión a la que deseas restaurar el archivo. El archivo se abrirá a pantalla completa.

5. Haz clic en Revertir a esta versión en la parte superior derecha. Se reemplazará el mismo archivo por la versión anterior, por lo que no se modificará su nombre.

La versión restaurada conserva el mismo nombre de archivo y reemplaza a la actual. Se convierte en la entrada más reciente del historial de versiones, de modo que siempre puedes volver a ella si es necesario.

Archivos eliminados: cómo restaurar archivos y carpetas eliminados

Si se ha eliminado un archivo o una carpeta, por lo general puedes restaurarlo dentro del período de recuperación de tu plan. Los elementos eliminados se conservan en un área independiente de tu cuenta para que puedas recuperarlos si se eliminaron por error.

Para restaurar elementos eliminados desde la página «Archivos eliminados»:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Archivos eliminados en la barra lateral de la izquierda.

3. Utiliza los filtros o la función de búsqueda para encontrar el elemento que deseas.

4. Haz clic en el nombre de un archivo o una carpeta eliminados, o selecciona varios utilizando las casillas de verificación.

5. Haz clic en Restore (Restaurar).
   

Dropbox restaura tu contenido en la ubicación desde la que se eliminó, siempre y cuando dicha ubicación siga existiendo.

Para restaurar elementos eliminados desde una carpeta específica:

1. Inicia sesión en dropbox.com y abre la carpeta en la que se eliminó el archivo.

2. Haz clic en el icono de configuración .

3. Haz clic en Configuración de carpeta.

4. Selecciona el archivo eliminado.

5. En la parte superior de la pantalla, haz clic en «Más opciones» (los puntos suspensivos) y selecciona «Restaurar» en el menú desplegable.

Esta vista resulta útil cuando quieres restaurar elementos en contexto.

Los elementos eliminados de forma permanente no se pueden recuperar. En algunos casos, las comprobaciones de seguridad pueden retrasar la eliminación permanente para ayudar a proteger tus datos frente a eliminaciones accidentales o malintencionadas.

En conjunto, el historial de versiones, los archivos eliminados y Dropbox Rewind constituyen un sistema de recuperación por capas. Dispones de correcciones rápidas para pequeños errores, potentes restauraciones para incidencias más graves y un periodo de tiempo claro y limitado durante el cual tu contenido se puede recuperar antes de que la eliminación sea permanente.

En este módulo, has visto qué sucede cuando eliminas archivos y carpetas o los eliminas permanentemente, cuánto tiempo se conservan los elementos eliminados y cómo restaurar contenido utilizando los archivos eliminados, el historial de versiones y Dropbox Rewind. En el próximo módulo, aprenderás cómo la aplicación de Dropbox para móviles puede ayudarte en tu día a día para que puedas acceder a tus archivos, editarlos y realizar copias de seguridad de ellos desde tu teléfono o tablet.