Colaborar y compartir archivos con Dropbox

Trabajar con otras personas no solo consiste en compartir archivos.

A medida que los proyectos avanzan, las personas revisan documentos, envían comentarios, hacen cambios y coordinan los próximos pasos. Tanto si trabajas con compañeros de equipo como con clientes o socios externos, todos necesitan acceder a la información correcta en el momento adecuado.

Dropbox mantiene los comentarios vinculados al trabajo, para que tu equipo dedique menos tiempo a gestionar las versiones y más a hacer avanzar los proyectos.

En este módulo, aprenderás a compartir archivos con las personas adecuadas, a gestionar el acceso, a enviar y recibir comentarios y a planificar el trabajo en equipo en Dropbox Paper.

Compartir archivos con total tranquilidad

Compartir archivos es una de las acciones más habituales que harás en Dropbox.

Tanto si vas a enviar una propuesta a un cliente, como si vas a pedir a un compañero de equipo que revise una presentación o a compartir documentos del proyecto con un nuevo empleado, Dropbox te permite dar acceso a las personas a los archivos que necesitan de forma muy sencilla.

En lugar de enviar por correo electrónico varias versiones del mismo archivo, puedes compartir un solo archivo y hacer que todos trabajen con la versión más reciente.

Trabajar con contenido compartido

La colaboración es recíproca. A veces, serás tú quien abra, revise o actualice el trabajo que otra persona haya compartido contigo.

Abrir contenido compartido

Cuando alguien comparte un archivo o una carpeta contigo, Dropbox puede notificártelo por correo electrónico, en dropbox.com o en la aplicación de Dropbox.

Abre la invitación para empezar. Si te han invitado a una carpeta compartida, selecciona Unirse a la carpeta en la pantalla correspondiente.

Revisar tu acceso

Antes de empezar a trabajar, comprueba si tienes acceso de lectura o acceso de edición.

Si tienes que hacer cambios pero solo tienes acceso de lectura, pídele al propietario que lo modifique.

Volver a encontrar contenido

No es necesario que vuelvas a la invitación original una y otra vez. En dropbox.com, abre Compartido para encontrar los archivos y las carpetas que se han compartido directamente contigo.

Si alguien ha compartido contenido mediante un enlace, es posible que tengas que volver al enlace original.

Solicitar acceso

Si abres algo a lo que no tienes acceso, envía una solicitud de acceso al propietario cuando se te solicite.

Hábito para el trabajo

Antes de pedirle a alguien que vuelva a compartir algo, consulta la sección Compartido para ver si ya tienes acceso.

Dar a cada persona el acceso adecuado

Antes de compartir un archivo o una carpeta, piensa en lo que necesita hacer la otra persona.

Derechos de visualización

Elige Puede ver para el material de referencia, los documentos completados o cualquier cosa que quieras que alguien revise. Las personas pueden ver y comentar, pero no pueden hacer cambios.

Puede editar

Elige Puede editar cuando trabajéis juntos y otras personas tengan que hacer cambios.

Hábito para el trabajo

Empieza con el acceso de lectura y concede el acceso de edición solo cuando alguien deba hacer cambios.

Hacer y recibir comentarios

Hacer comentarios es más sencillo cuando las conversaciones están vinculadas al propio trabajo.

Las personas con acceso pueden comentar directamente en los archivos y @mencionar a sus compañeros cuando necesiten su opinión. De este modo, los comentarios están en el propio trabajo, y no dispersos en correos electrónicos y mensajes de chat.

Ejemplo

El responsable de marketing comenta directamente en la presentación y @menciona al diseñador cuando hay que hacer cambios.

Todas las personas con acceso pueden ver los comentarios junto al archivo, lo que ayuda a entender qué aspectos requieren atención y agiliza el trabajo.

Hábito para el trabajo

Mantén los comentarios vinculados al archivo y utiliza las @menciones cuando alguien deba hacer una revisión o tomar medidas.

Planificar el trabajo en equipo con Dropbox Paper

No todos los proyectos comienzan con un archivo terminado.

A veces, tu equipo necesita un lugar donde plasmar ideas, planificar el trabajo y guardar las notas de las reuniones antes de que el contenido final tome forma.

Con Dropbox Paper, tu equipo puede redactar contenido de forma conjunta, organizar la información, asignar tareas y añadir fechas límite, todo en un mismo documento compartido.

Los equipos suelen usar Dropbox Paper para:

• Tomar notas en reuniones.

• Recopilar ideas.

• Crear resúmenes de proyectos.

• Asignar tareas pendientes y hacer un seguimiento de ellas.

• Partir de plantillas reutilizables para el trabajo periódico.

Ejemplo

Un equipo de RR. HH. se está preparando para el primer día de un nuevo empleado.

En lugar de guardar las notas de incorporación en documentos separados, crean un documento de Paper para hacer un seguimiento de las tareas, recopilar las notas de las reuniones y asignar responsabilidades antes de que el empleado se incorpore.

Todo queda en un espacio de trabajo compartido que el equipo puede actualizar fácilmente.

Colaborar en Dropbox Paper

Ahora es tu turno.

Descubre cómo crear un espacio de trabajo compartido en Dropbox Paper, sugerir cambios, colaborar con tus compañeros de equipo y mantener la planificación, las tareas y las conversaciones agrupadas en un solo lugar.

Hábito para el trabajo

Utiliza los cambios sugeridos para proponer modificaciones y los comentarios para hacer preguntas o debatir ideas. Utiliza las @menciones y las tareas pendientes asignadas para dejar claro quién debe realizar un seguimiento. A medida que avanza el trabajo, resuelve los comentarios y completa las tareas pendientes para que todos sepan lo que aún queda por hacer.

Mantén un registro de los cambios

En Dropbox, la colaboración tiene lugar en todo tipo de archivos, desde presentaciones y hojas de cálculo hasta imágenes y documentos de proyectos. A medida que los usuarios van haciendo cambios, puede haber momentos en los que necesites ver qué se ha modificado o en los que tengas que volver a algo anterior.

Con el historial de versiones de Dropbox, puedes consultar versiones anteriores de un archivo y restaurar la que quieras cuando sea necesario.

Ejemplo

Tu equipo está trabajando conjuntamente en una carpeta compartida de un proyecto y te das cuenta de que uno de los archivos se ha modificado. Consulta la actividad de la carpeta para ver quién ha hecho el cambio y cuándo. Si necesitas el archivo tal y como estaba antes del cambio, puedes usar el historial de versiones para volver a una anterior.

Nota

Al trabajar con un archivo compartido, el historial de versiones se convierte en una red de seguridad, no en otro lugar para gestionar diferentes copias.

Ahora ya puedes colaborar con mayor tranquilidad con tus compañeros de equipo, clientes y socios externos, manteniendo el trabajo, los comentarios y las actualizaciones conectados.

A medida que los proyectos avanzan, estos hábitos pueden ayudar a que todo el mundo vaya en la misma línea y dedique menos tiempo a gestionar archivos y conversaciones.