Team-Nutzung von Dropbox

Jedes Team arbeitet anders.

Ein Bauteam, das vor Ort Updates erfasst, hat andere Anforderungen als ein Kreativteam, das ein Video überprüft, oder ein HR-Team, das den ersten Tag eines neuen Mitarbeiters vorbereitet.

Die folgenden Workflows zeigen, wie Teams verschiedene Dropbox-Tools kombinieren, um ihre Arbeitsweise zu unterstützen. Erkunden Sie die Beispiele, die für Sie am relevantesten sind, oder stöbern Sie darin nach Ideen, die Sie an Ihr eigenes Team anpassen können.

Baugewerbe

Halten Sie Projektteams von der Planung bis zur Übergabe miteinander verbunden

Teams im Baugewerbe verwalten während eines Projekts viele Arten von Dateien, darunter Zeichnungen, Genehmigungen, Verträge, Fotos vom Baufortschritt und Prüfberichte.

Wenn Projektdateien in einem gemeinsamen Arbeitsbereich gespeichert werden, können Projektmanager, Architekten, Ingenieure und Auftragnehmer stets auf die aktuellsten Informationen zugreifen, unabhängig davon, ob sie im Büro oder vor Ort arbeiten.

Dropbox unterstützt diesen Workflow mit Folgendem:

• Freigegebene Projektordner

• Mobile Uploads

• Kommentare und @Erwähnungen

• Offlinezugriff

• Dropbox Transfer

Arbeitsweise

Legen Sie vor Arbeitsbeginn fest, wo die Projektdateien gespeichert werden, wer Zugriff benötigt und welche Dateien bei Besuchen der Website offline verfügbar sein sollen.

Marketing

Gemeinsam Kampagnen planen, prüfen und starten

Marketingteams arbeiten in mehreren Projekten mit Designern, Content-Erstellern, Agenturen und anderen Beteiligten zusammen.

Dropbox hilft dabei, Kampagnen-Briefings, Arbeitsmaterialien, kreative Überprüfungen, Freigaben und endgültige Dateien von der Planung bis zum Start miteinander zu verknüpfen.

Dropbox unterstützt diesen Workflow mit Folgendem:

• Freigegebene Ordner

• Dropbox Paper

• Replay

• Kommentare und @Erwähnungen

• Transfer

Arbeitsweise

Richten Sie vor Arbeitsbeginn einen gemeinsamen Arbeitsbereich für die Kampagne ein und bewahren Sie dann das Briefing, die Arbeitsmaterialien, das Feedback und die endgültigen Dateien während der gesamten Kampagne an einem Ort auf.

Kreativ

Videoinhalte mit Dropbox Replay überprüfen und genehmigen

Kreativteams arbeiten häufig mit Videoproduzenten, Redakteuren, Marketingexperten, Kunden und anderen Prüfern zusammen.

Wenn Feedback über E-Mails und Nachrichten verteilt ist, kann es schwierig sein, jeden Kommentar mit dem richtigen Zeitpunkt oder der richtigen Version zu verknüpfen.

Mit Dropbox Replay werden Videoüberprüfungen an einem zentralen Ort zusammengefasst. Prüfer können framegenaue Kommentare und Markups direkt auf dem Bildschirm hinterlassen, während das Kreativteam den Überblick über die Versionen behält, während das Video auf die Freigabe zusteuert.

Dropbox unterstützt diesen Workflow mit Folgendem:

• Dropbox Replay

• Freigegebene Ordner

• Kommentare

• Transfer

Arbeitsweise

Bevor Sie den ersten Schnitt freigeben, sollten Sie sich darauf einigen, wer das Video prüfen muss, wer die endgültige Freigabe erteilt und wann das Feedback fällig ist. Speichern Sie Feedback in Replay, damit Kommentare mit der richtigen Version verknüpft bleiben.

Immobilien

Halten Sie Immobilientransaktionen am Laufen

Immobilienteams verwalten Immobilieninformationen, Verträge, Besichtigungen und Kundendokumentationen für Makler, Kunden, Kreditgeber und Rechtspartner.

Dropbox hilft dabei, alle Immobiliendateien vom Angebot bis zum Abschluss organisiert und zugänglich zu halten. Teams können die richtigen Dokumente mit den richtigen Personen teilen und dann Dropbox Sign verwenden, um Signaturen einzuholen, wenn eine Vereinbarung fertig ist.

Dropbox unterstützt diesen Workflow mit Folgendem:

• Freigegebene Ordner

• Freigabe und Berechtigungen

• Dropbox Sign

Arbeitsweise

Bewahren Sie die Dateien jeder Immobilie in einem freigegebenen Ordner auf und überprüfen Sie im Verlauf der Transaktion, wer Zugriff hat. Bevor Sie eine Vereinbarung mit Dropbox Sign versenden, bestätigen Sie das endgültige Dokument, die Unterzeichner und die erforderlichen Felder.

Personalwesen

Onboarding von Mitarbeitenden koordinieren

Das Onboarding von Mitarbeitenden bringt die Personalabteilung, den einstellenden Manager, die IT-Abteilung und andere Teams zusammen.

Dropbox hilft dabei, den Onboarding-Plan, die zugewiesenen Aufgaben und die Ressourcen miteinander zu verknüpfen, sodass jeder weiß, was er vorbereiten muss, und die neuen Mitarbeitenden leicht finden können, was sie benötigen.

Dropbox unterstützt diesen Workflow mit Folgendem:

• Team-Ordner

• Dropbox Paper

• Freigegebene Ordner

• Dropbox Sign

Arbeitsweise

Verwenden Sie einen einzigen Onboarding-Plan, der vom Preboarding bis zu den ersten Wochen des bzw. der Mitarbeitenden reicht. Weisen Sie jede Aufgabe einer verantwortlichen Person zu, fügen Sie Fälligkeitsdaten hinzu und bestätigen Sie den Zugriff vor dem ersten Tag. Halten Sie den Plan im Verlauf des Onboardings auf dem neuesten Stand.

Vertrieb

Kundenangebote erstellen und teilen

Vertriebsteams bündeln die Beiträge von Marketing-, Rechts-, Finanz- und anderen Teams, bevor sie einem Kunden ein Angebot unterbreiten.

Dropbox trägt dazu bei, die Angebote, Begleitdokumente und das Feedback miteinander zu verknüpfen, während das Team die Arbeit überprüft und abschließt.

Dropbox unterstützt diesen Workflow mit Folgendem:

• Freigegebene Ordner

• Kommentare

• Versionsverlauf

• Transfer

• Dropbox Sign

Arbeitsweise

Bevor Sie einem Kunden ein Angebot unterbreiten, vergewissern Sie sich, dass Sie die endgültige Version verwenden, und überprüfen Sie den Zugriff auf den Link. Senden Sie statt eines Anhangs einen Betrachterlink, damit der Kunde die freigegebene Datei öffnen kann, ohne sie bearbeiten zu können.

Hinweis

Die verfügbaren Freigabeoptionen können von den Einstellungen Ihres Teams abhängen.

Sie haben gesehen, wie Teams in verschiedenen Branchen Dropbox nutzen, um ihre Arbeit zu organisieren, zusammenzuarbeiten und Projekte voranzutreiben.

Nehmen Sie die Ideen, die für Ihre Arbeit am relevantesten erscheinen, und probieren Sie eine dieser Arbeitsweisen mit Ihrem Team aus.