Tipps und Tricks zu Dropbox Business
Jetzt kennen Sie die Grundlagen. Höchste Zeit also, noch einige Tipps und Tricks zu lernen, damit Sie Ihr Dropbox Business-Konto optimal einsetzen können.
30 Minute(n) Lesezeit
Große Dateien mit Dropbox Transfer an andere Personen übertragen
Mit Dropbox Transfer können Sie ganz einfach auch dann große Dateien liefern, wenn die Empfänger kein Dropbox-Konto besitzen.
Sie können nicht nur einzelne Dateien versenden, sondern auch mehrere Dateien und Ordner in einem Transfer zusammenfassen, Transfers mit einer Gültigkeitsdauer, einem Passwort oder Logo individuell anpassen und für jeden von Ihnen erstellten Transfer die Downloadaktivität im Blick behalten. Sie können Photoshop-Dateien sogar direkt über die Photoshop-App versenden.
Einen Transfer erstellen
Transfers erstellen
Klicken Sie rechts oben auf das Rastersymbol.
Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf Transfer.
Klicken Sie auf Transfer erstellen.
Wählen Sie Dateien oder Ordner von Ihrem Computer oder aus Ihrem Dropbox-Konto aus.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Gültigkeitsdauer anzupassen oder ein Passwort festzulegen.
Klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf Link kopieren oder Per E-Mail senden.
Hinweis: Die Optionen, Passwörter hinzuzufügen und die Gültigkeitsdauer zu verlängern, sind nur bei Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- und Education-Abos verfügbar.
So ändern Sie die Gültigkeitsdauer nach dem Senden eines Transfers
Klicken Sie rechts oben auf das Rastersymbol.
Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf Transfer.
Klicken Sie auf den Transfer, den Sie ändern möchten.
Klicken Sie unter Einstellungen auf den Pfeil unter Gültigkeitsdauer und wählen Sie ein anderes Ablaufdatum aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Transfers laufen automatisch nach sieben Tagen ab. Die Option zur Verlängerung der Gültigkeitsdauer ist nur in Verbindung mit Dropbox Professional-, geschäftlichen Advanced-, Enterprise- und Education-Abos verfügbar.
Prüfen, wie oft ein Transfer aufgerufen oder heruntergeladen wurde
Klicken Sie rechts oben auf das Rastersymbol.
Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf Transfer.
Neben jedem Transfer sehen Sie die Zahl der Aufrufe und Downloads.
Einen Transfer individuell anpassen
Sie können auch Ihre Transfers mit Hintergründen und Logos versehen, damit die Marke Ihres Unternehmens besser zur Geltung kommt.
Klicken Sie rechts oben auf das Rastersymbol.
Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf Transfer.
Klicken Sie auf Design anpassen.
Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Hintergrund auswählen oder Logo auswählen, um eine Hintergrundfarbe, ein Hintergrundbild oder ein Logo hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Die Option, einen Transfer individuell anzupassen, ist nur bei Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- und Education-Abos verfügbar.
Dateien über Dateianfragen von Personen aus Ihrem Team anfordern
Über Dropbox-Dateianfragen können Sie Dateien von beliebigen Personen anfordern und erhalten, auch wenn diese kein Dropbox-Konto besitzen.
Fordern Sie einfach die von Ihnen benötigten Dateien von Ihren Kolleginnen und Kunden an und sammeln Sie alle Dateien in einem Dropbox-Ordner.
So funktionieren Dateianfragen
Mit Dateianfragen können Sie Dateien(bis zu 50 GB) von jeder beliebigen Person anfordern und empfangen, die dann direkt in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert werden.
Für eine Person, die Ihre Dateianfrage erhält, ist das Vorgehen ganz einfach: Sie klickt auf den Link in der Dateianfrage, wählt die Dateien vom eigenen Computer aus, gibt ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse ein und klickt auf Hochladen.
Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. So können auch Personen, die kein Dropbox-Konto haben, Dateien hinzufügen. Mit diesem Feature besorgen Sie sich mühelos die Dateien, die Sie brauchen, wie etwa Angebote von Zulieferern, und ersparen anderen Nutzerinnen und Nutzern komplizierte Einsendeverfahren.
Alle Dateien, die Sie sammeln, werden automatisch in einem zentralen Dropbox-Ordner gespeichert. Nur Sie können die von anderen Personen hochgeladenen Dateien sehen, es sei denn, Sie geben die Dateien für andere frei.
Eine Dateianfrage erstellen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Dateianfragen.
Klicken Sie rechts in der Seitenleiste auf Neue Anfrage.
Wählen Sie unter Titel einen Titel für Ihre Dateianfrage aus.
Bei Bedarf können Sie unter Beschreibung nähere Angaben zur Dateianfrage machen.
Unter Ordner für hochgeladene Dateien sehen Sie den Pfad für einen neuen Ordner, in dem die angeforderten Dateien gespeichert werden sollen. Wenn Sie den Speicherort ändern möchten, klicken Sie auf Ordner ändern.
Klicken Sie auf das Kästchen neben Frist festlegen, um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen. Sie können auch Verspätete Uploads zulassen und einen Zeitrahmen auswählen.
Klicken Sie auf Erstellen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Nutzer- bzw. Gruppennamen der Person(en) ein, von der/denen Sie Dateien anfordern möchten. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit Ihrer Dateianfrage.
Wenn Sie stattdessen einen Link kopieren möchten, klicken Sie einfach neben Oder Link teilen auf Kopieren. Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in eine E-Mail, Chatnachricht oder an einem beliebigen anderen Ort ein.
Klicken Sie auf Teilen. Sie erhalten eine E-Mail zur Bestätigung und werden per E-Mail benachrichtigt, wenn Dateien für Ihre Dateianfrage hochgeladen werden.
Erfahren Sie mehr zum nachträglichen Ändern und zum Schließen einer Dateianfrage.
Dateianfragen verwalten
Wenn Sie keine Dateien zu einem bestimmten Thema mehr erhalten möchten, können Sie die betroffene Dateianfrage schließen. Sobald eine Anfrage geschlossen wurde, können Personen mit einem Einladungslink keine Dateien mehr in Ihre Dropbox hochladen.
Wenn Sie eine Frist für die Dateianfrage gesetzt haben, wird sie nach Verstreichen der Frist automatisch geschlossen.
Im Video-Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Dateianfrage schließen.
Dateien in Ihrem Dropbox-Konto wiederherstellen
Wenn Sie versehentlich eine Datei löschen oder eine neue Version speichern, die Ihnen doch nicht gefällt, ist das kein Drama.
Dropbox bewahrt Kopien Ihrer gelöschten Dateien und Ordner sowie frühere Dateiversionen für eine gewisse Zeit auf. Sie können also bei Bedarf auf Ihren Dateiverlauf und auf frühere Versionen zugreifen.
So stellen Sie frühere Versionen von Dateien wieder her
1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Alle Dateien.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Datei oder wählen Sie diese aus und klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
4. Wählen Sie Versionsverlauf aus.
5. Lassen Sie sich bei Bedarf verschiedene Versionen als Vorschau anzeigen.
6. Klicken Sie in der Version, die Sie wiederherstellen möchten, auf Wiederherstellen.
Gelöschte Dateien in Dropbox wiederherstellen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Gelöschte Dateien.
Suchen Sie das gelöschte Element, das Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf seinen Namen.
Klicken Sie auf Wiederherstellen.
Finden Sie heraus, wie lange Dropbox frühere Versionen Ihrer Dateien aufbewahrt.
Erfahren Sie, wie Sie mehrere Dateien oder Ordner wiederherstellen.
Stellen Sie fest, ob das Löschen eines freigegebenen Ordners andere Mitglieder beeinflusst.
Dokumente mit der mobilen Dropbox-App erstellen und bearbeiten
Sobald Sie die mobile Dropbox-App heruntergeladen haben, können Sie überall Dokumente erstellen und Ihre Ideen festhalten.
Mit der mobilen App können Sie in Ihrer Dropbox gespeicherte Office-Dateien öffnen und Änderungen in den Office Mobile-Apps oder Office-Webanwendungen vornehmen. Sämtliche Änderungen werden direkt in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.
Office-Dokumente in der mobilen Dropbox-App erstellen
Wenn Ihre Dropbox-App geöffnet ist, dauert das Erstellen eines Office-Dokuments nicht lang.
Tippen Sie auf die Plus-Schaltfläche (+) und wählen Sie dann, ob Sie eine Datei erstellen oder hochladen möchten.
Anschließend können Sie wählen, ob Sie ein Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument erstellen möchten.
Jetzt können Sie Ihre brillanten Ideen festhalten.
Dokumente auf einem iOS-Gerät bearbeiten
Das Bearbeiten von Dokumenten in der App für Mobilgeräte ist genauso leicht wie das Erstellen. Öffnen Sie hierfür auf Ihrem iOS-Gerät eine in Ihrer Dropbox gespeicherte Office-Datei und tippen Sie auf das Symbol zum Bearbeiten.
Zum Bearbeiten von Dateien innerhalb eines Dropbox Business-Kontos ist ein Office 365-Konto erforderlich.
Unter iOS sehen Sie in der Dropbox-App das Bearbeitungssymbol bei folgenden Dateiformaten:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Dokumente auf einem Android-Gerät bearbeiten
Auf Ihrem Android-Gerät können Sie Office-Dateien betrachten und bearbeiten, indem Sie sie direkt mit der jeweiligen Office-App für Mobilgeräte öffnen. Tippen Sie dort auf den Tab Konto und stellen Sie gegebenenfalls die Verbindung zu Ihrer Dropbox her. Danach können Sie über Ihre Dropbox auf die Dateien zugreifen, indem Sie dort auf den Tab Öffnen tippen.
Zum Bearbeiten von Dateien innerhalb eines Dropbox Business-Kontos ist ein Office 365-Konto erforderlich.
Auf Android-Geräten können Sie nur folgende Dateitypen bearbeiten:
.docx
.xlsx
.pptx
Schnell reagieren über das Dropbox-Badge
Das Dropbox-Badge wird bei jeder Microsoft Word-, PowerPoint- oder Excel-Datei angezeigt, die in Ihrem Konto gespeichert ist. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, zeigt Ihnen das Dropbox-Badge an, dass Sie direkt in Dropbox arbeiten.
Sie können das Badge wählen, um per Schnellzugriff einen Link freizugeben oder frühere Versionen der Datei anzusehen. Das Badge informiert Sie außerdem darüber, wenn andere Nutzer eine freigegebene Datei öffnen, ansehen, bearbeiten und aktualisieren, sodass Sie immer im Bild sind und Dateikonflikte vermeiden können.
So verwenden Sie das Dropbox-Badge
Sehen Sie sich das Video an und entdecken Sie, wie Sie ganz einfach Dokumente freigeben, Freigabelinks erstellen und Kommentare hinterlassen können. All das bietet das Dropbox-Badge.
Screenshots aufzeichnen ohne Ihren Desktop zu übersäen
Wenn Sie viele Screenshots an Ihrem Computer machen, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass diese sich schnell häufen und die Sicht auf Ihren Desktophintergrund versperren.
Wussten Sie, dass Sie Screenshots mit Dropbox direkt in Ihrem Dropbox-Konto speichern und teilen können?
Screenshots auf einem Mac teilen und speichern
Wenn Sie das erste Mal einen Screenshot aufzeichnen, werden Sie gefragt, ob Sie Screenshots in Ihrer Dropbox speichern möchten. Wählen Sie Screenshots in Dropbox speichern.
Von nun an wird die Anwendung Screenshots automatisch in Ihrem Dropbox-Ordner in einem Ordner namens Screenshots speichern. Außerdem wird ein Link zum Screenshot erstellt und in die Zwischenablage Ihres Computers kopiert. Diesen Link können Sie sofort teilen (z. B. direkt in einer Chatnachricht). Jeder, der auf den Link klickt, kann Ihren Screenshot auf einer Vorschauseite auf der Dropbox-Website sehen.
Screenshots unter Windows teilen und speichern
Wenn Sie mit der Druck-Taste einen Screenshot erstellen, wird dieser automatisch in Ihrer Dropbox gespeichert.
Drücken Sie anschließend die Tastenkombination Strg + Druck-Taste, um einen Link zu Ihrem Screenshot zu erstellen und in die Zwischenablage des Computers zu kopieren. Den Link können Sie sofort teilen (z. B. direkt in einer Chatnachricht).
Jeder, der auf den Link klickt, kann Ihren Screenshot auf einer Vorschauseite auf der Dropbox-Website sehen.
Der perfekte Speicherort für Ihre Screenshots
Falls Sie Ihre privaten und geschäftlichen Dropbox-Konten verknüpft haben, können Sie entscheiden, in welchem Dropbox-Konto Ihre Screenshots gespeichert werden sollen.
Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, klicken Sie auf das Dropbox-Symbol im Infobereich der Taskleiste(Windows) bzw. in der Menüleiste(Mac) Ihres Computers. Klicken Sie anschließend auf Ihre Initialen oder Ihr Profilbild und wählen Sie dann Einstellungen und Backups aus.
Ihre Dokumente scannen und Scans bearbeiten bzw. durchsuchen
Mit der mobilen Dropbox-App können Sie auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät Dokumente scannen und direkt in Ihr Konto hochladen.
So können Sie all Ihre brillanten Ideen an einem Ort sammeln, egal ob Sie diese auf Servietten kritzeln, auf Whiteboards entwerfen oder sie in einem Aktenschrank verstaubt sind.
Ein Dokument scannen
Öffnen Sie die Dropbox-App auf Ihrem Mobilgerät und tippen Sie auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen (+).
Wählen Sie Dokument scannen und fotografieren Sie, was Sie als Dokument scannen möchten, oder wählen Sie ein Foto aus Ihren Aufnahmen.
Wenn Sie ein Objekt fotografieren wollen, richten Sie Ihre Kamera darauf; eine Umrandung zeigt Ihnen die Kontur des erfassten Bereichs an.
Dokumente bearbeiten und anordnen
Nach dem Scanvorgang wird die Ansicht zur Bearbeitung des Dokuments angezeigt.
Die Symbole unten zeigen die Aktionen, mit denen Sie den Scan bearbeiten können.
Sie können auch auf Anordnen tippen, um die Seiten Ihres Scans umzusortieren. Halten Sie dann in der Ansicht Anordnen die gewünschte Seite gedrückt und ziehen Sie sie an eine andere Stelle im Scan.
Ihren Scan anpassen
Im Bearbeiten-Fenster können Sie Ihren Scan auch anpassen.
Tippen Sie einfach unten auf das Symbol mit den drei Schiebereglern und ändern Sie die Größe des gescannten Dokuments, indem Sie die blauen Punkte in den Ecken des Scans verschieben.
Mit den Filtern können Sie das Format des Scans festlegen (Schwarzweiß, Whiteboard oder Original).
Tippen Sie auf das Häkchen, wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Ein gescanntes Dokument speichern
Tippen Sie auf der Bearbeiten-Seite auf Weiter, um die Einstellungen zu öffnen.
Benennen Sie die Datei nach Ihren Wünschen, legen Sie den Dateityp fest (PDF oder PNG) und wählen Sie einen Speicherort für das Dokument.
Sie werden bemerken, dass der Dropbox-Dokumenten-Scanner Ihnen schon einen Dateinamen und Speicherort anhand Ihrer letzten Scans vorschlägt.
Ihre Scans durchsuchen
Da Sie Mitglied eines Dropbox-Abos für Unternehmen sind, können Sie Ihre Scans sogar durchsuchen. Und wenn Sie Ihr privates und geschäftliches Konto miteinander verknüpft haben, steht Ihnen die Textsuche auch auf Ihrem privaten Konto zur Verfügung.
Mal angenommen, Sie suchen den Scan des detaillierten Kostenbudgets, das Sie heute einreichen müssen. Nutzen Sie einfach das Suchfeld in der App für Mobilgeräte oder auf dropbox.com, um nach dem Begriff „Budget“ im Dateinamen oder auch im Inhalt von Dokumenten zu suchen.
Die Volltextsuche ist nur in bestimmten Sprachen verfügbar. Wenn Sie also Dropbox in einer anderen Sprache als Englisch nutzen und die Volltextsuche nicht angezeigt wird, ist die Funktion in Ihrer Sprache noch nicht verfügbar.
Entdecken Sie das Dropbox-Add-on für Gmail
Die Integration von Dropbox in Gmail eignet sich hervorragend, um Platz zu sparen und E-Mail-Anhänge zu vermeiden.
Schneller und leichter kommunizieren mit „Dropbox für Gmail“
Mit Dropbox für Gmail können Sie Dropbox-Dateien über Ihr Gmail-Konto teilen.
Wenn Sie die Integration aktivieren, wird unten im Gmail-Fenster Schreiben ein Dropbox-Symbol angezeigt.
Wenn Sie dieses Symbol wählen, öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie Inhalte aus Ihrer Dropbox wählen können.
Ein Freigabelink zu den Dateien oder Ordnern, die Sie freigeben möchten, erscheint daraufhin im Text der E-Mail. Dies funktioniert genau wie ein Anhang, nur ohne der E-Mail selbst eine große Datei hinzufügen zu müssen .
Sie können außerdem Dateianhänge, die Sie in Gmail erhalten, direkt in Dropbox speichern.
Das Add-on Dropbox für Gmail installieren und aktivieren
Melden Sie sich in Ihrem Browser bei Gmail an.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) in der rechten Seitenleiste. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Pluszeichen bewegen, sehen Sie die Option „Add-ons installieren“.
Hinweis: Wenn Sie die rechte Seitenleiste nicht sehen, klicken Sie auf den Pfeil unten rechts, um sie zu öffnen.
Wählen Sie die Option Dropbox für Gmail aus.
Klicken Sie auf Installieren.
Folgen Sie den Anweisungen. Eventuell müssen Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto anmelden, wenn Sie nicht schon angemeldet sind.
Das Add-on wird in Ihrem Gmail-Konto rechts in der Seitenleiste über dem Pluszeichen (+) eingeblendet, wenn Sie eine E-Mail mit Anhängen oder mit Dropbox- oder Google Drive-Links öffnen.
Gmail für die Freigabe von Links zu Dropbox-Dateien verwenden
Die Verwendung von Dropbox für Gmail ist ganz leicht. Wenn Sie die Erweiterung aktivieren und zum ersten Mal eine E-Mail schreiben, werden Sie ein Dropbox-Symbol unten im Fenster bemerken.
Wählen Sie das Symbol und dann im anschließenden Pop-up-Fenster die Datei, die Sie teilen möchten. Wählen Sie Link einfügen, und ein Freigabelink für die Datei wird im Text der E-Mail angezeigt.
Auch wenn die Datei wie ein Anhang aussieht, handelt es sich tatsächlich um einen Freigabelink! So sparen Sie Speicherplatz in Ihrem Posteingang und stellen sicher, dass die Empfänger immer die neueste Version der Datei sehen.
Dropbox für G Suite verwenden
Sie können Google Docs, Tabellen und Präsentationen direkt in Ihrer Dropbox erstellen und teilen. Klicken Sie auf dropbox.com einfach auf Neue Datei erstellen oder in der Dropbox Desktop-App auf Erstellen und wählen Sie eine Datei aus. Denken Sie daran, dass die für Ihr Google-Konto verwendete E-Mail-Adresse mit derjenigen übereinstimmen muss, die Sie für Ihr Dropbox-Konto verwenden.
Sie müssen nicht zwischen einem separaten Google Doc und per E-Mail verschickten Links wechseln. Erledigen Sie alles über Dropbox. Sie können diese Dateien sogar wie jede andere Datei teilen.
Und mit Dropbox-Benachrichtigungen sind Sie immer auf dem Laufenden, wenn jemand Änderungen an einem Dokument, an einer Tabelle oder einer Präsentation vornimmt.
Jetzt ist die Zusammenarbeit an einer zentralen Stelle noch einfacher.
Haben Sie eine Frage zu Dropbox für Gmail und G Suite?
Wir haben sehr wahrscheinlich eine Antwort darauf. Falls Ihre Frage hier nicht aufgeführt ist, finden Sie unter help.dropbox.com/learn weitere Antworten.