Tipps und Tricks zum Dropbox-Teamkonto
Jetzt, da Sie die Grundlagen kennen, ist es an der Zeit, ein paar weitere Tipps und Tricks kennenzulernen, mit denen Sie Ihr Dropbox-Teamkonto optimal nutzen können.
30 Minute(n) Lesezeit
Große Dateien mit Dropbox Transfer an andere Personen übertragen
Mit Dropbox Transfer können Sie Dateien versenden, an denen Sie nicht mitarbeiten müssen, auch wenn der Empfänger kein Dropbox-Konto hat. So können Sie z. B. mit Dropbox Transfer einen abgeschlossenen Vertrag übertragen oder eine Datei verschicken, die zu groß für eine E-Mail ist.
Wenn Sie einen Transfer verwenden, erhält der Empfänger einen Link, den er anklicken kann, um die Datei(en) herunterzuladen.
Wenn Sie einen Transfer erstellen, können Sie nicht nur einzelne Dateien versenden, sondern auch mehrere Dateien und Ordner in einen einzigen Transfer aufnehmen, Transfers mit einer Gültigkeitsdauer, einem Passwort oder einem Logo versehen und die Download-Aktivität für jeden von Ihnen erstellten Transfer überwachen. Sie können Photoshop-Dateien sogar direkt über die Photoshop-App senden.
Hinweis: Die Optionen zum Hinzufügen von Passwörtern, zum Anpassen von Transfers und zum Verlängern der Gültigkeitsdauer sind nur in den Dropbox-Abos Professional, Advanced, Enterprise und Education verfügbar.
So ändern Sie die Gültigkeitsdauer nach dem Senden eines Transfers
Klicken Sie in der Ecke oben rechts auf das Raster.
Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf Transfer.
Klicken Sie auf den Transfer, den Sie ändern möchten.
Geben Sie unter Ablaufdatum ein neues Datum ein. Es wird automatisch gespeichert.
Hinweis: Abhängig von Ihrem Abo verfallen die Transfers automatisch nach 7 oder 30 Tagen. Kunden von Dropbox Professional, Education, Essentials, Business, Advanced, Business Plus und Enterprise haben außerdem die Möglichkeit, ein Passwort hinzuzufügen und die Gültigkeitsdauer auf bis zu ein Jahr zu verlängern.
Dateien über Dateianfragen von Personen aus Ihrem Team anfordern
Über Dropbox-Dateianfragen können Sie Dateien von beliebigen Personen anfordern und erhalten, auch wenn diese kein Dropbox-Konto besitzen.
Fordern Sie einfach die von Ihnen benötigten Dateien von Ihren Kolleginnen und Kunden an und sammeln Sie alle Dateien in einem Dropbox-Ordner.
So funktionieren Dateianfragen
Mit Dateianfragen können Teammitglieder Dateien (bis zu 250 GB) von jedermann direkt in Ihrem Dropbox-Konto sammeln und empfangen.
Wenn jemand auf Ihren Dateianforderungslink klickt, muss er nur noch Dateien von seinem Computer auswählen, seinen Namen und seine E-Mail-Adresse eingeben und auf Hochladen klicken.
Er muss sich nicht anmelden, so dass jeder Dateien hinzufügen kann, auch wenn er kein Dropbox-Konto hat. Es ist eine einfache Möglichkeit, Dateien – wie z. B. Angebote von Anbietern – zu erhalten, ohne dass Sie die Leute durch den Prozess führen müssen.
Alle Dateien, die Sie sammeln, werden automatisch in einem zentralen Dropbox-Ordner gespeichert. Nur Sie können die von anderen Personen hochgeladenen Dateien sehen, es sei denn, Sie geben die Dateien für andere frei.
Dateianfragen verwalten
Wenn Sie keine Dateien zu einem bestimmten Thema mehr erhalten möchten, können Sie die betroffene Dateianfrage schließen. Sobald eine Anfrage geschlossen wurde, können Personen mit einem Einladungslink keine Dateien mehr in Ihre Dropbox hochladen.
Wenn Sie eine Frist für die Dateianfrage festgelegt haben, wird sie nach Verstreichen der Frist automatisch geschlossen.
Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie eine Dateianfrage schließen.
Dateien in Ihrem Dropbox-Konto wiederherstellen
Wenn Sie versehentlich eine Datei löschen oder eine neue Version speichern, die Ihnen doch nicht gefällt, ist das kein Drama.
Dropbox speichert Kopien Ihrer gelöschten Dateien und Ordner für einen bestimmten Zeitraum, einschließlich früherer Versionen von Dateien. Das bedeutet, dass Sie im Notfall auf Ihren Dateiverlauf und frühere Versionen zugreifen können.
Sie können frühere Versionen von Dateien wiederherstellen und gelöschte Dateien und Ordner in Dropbox wiederherstellen.
Verwandte Ressourcen
Dokumente mit der mobilen Dropbox-App erstellen und bearbeiten
Sobald Sie die mobile Dropbox-App heruntergeladen haben, können Sie überall Dokumente erstellen und Ihre Ideen festhalten.
Mit der mobilen App können Sie in Ihrem Dropbox-Konto gespeicherte Microsoft Office-Dateien öffnen und Änderungen in den mobilen und Web-Apps von Office vornehmen. Alle Änderungen werden direkt in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.
Office-Dokumente in der mobilen Dropbox-App erstellen
Wenn Ihre Dropbox-App geöffnet ist, können Sie ganz einfach ein Office-Dokument erstellen.
Tippen Sie auf die Plus-Schaltfläche (+) und wählen Sie dann, ob Sie eine Datei erstellen oder hochladen möchten.
Danach entscheiden Sie, ob Sie ein Microsoft Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument erstellen möchten.
Jetzt können Sie Ihre brillanten Ideen festhalten.
Dokumente auf einem iOS-Gerät bearbeiten
Das Bearbeiten von Dokumenten in der mobilen App ist genauso einfach wie das Erstellen. Öffnen Sie auf Ihrem iOS-Gerät eine in Ihrem Dropbox-Konto gespeicherte Office-Datei und tippen Sie auf das Symbol Bearbeiten.
Für das Bearbeiten von Dateien innerhalb eines Dropbox-Teamkontos benötigen Sie ein Office 365-Konto.
Unter iOS sehen Sie in der Dropbox-App das Bearbeitungssymbol bei folgenden Dateiformaten:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Dokumente auf einem Android-Gerät bearbeiten
Auf Ihrem Android-Gerät können Sie Office-Dateien betrachten und bearbeiten, indem Sie sie direkt mit der jeweiligen Office-App für Mobilgeräte öffnen. Tippen Sie innerhalb der Office-App auf den Tab Konto und stellen Sie gegebenenfalls die Verbindung zu Ihrer Dropbox her. Danach können Sie über Ihre Dropbox auf die Dateien zugreifen, indem Sie dort auf den Tab Öffnen tippen.
Für das Bearbeiten von Dateien innerhalb eines Dropbox-Teamkontos benötigen Sie ein Microsoft Office 365-Konto.
Auf Android-Geräten können Sie nur folgende Dateitypen bearbeiten:
.docx
.xlsx
.pptx
Schnell reagieren über das Dropbox-Badge
Das Dropbox-Badge erscheint auf jeder Microsoft Word-, PowerPoint- oder Excel-Datei, die in Ihrem Konto gespeichert ist. Wenn Sie in einem Dokument arbeiten, sehen Sie das Dropbox-Badge. Es ist ein Hinweis darauf, dass Sie in Dropbox arbeiten.
Sie können das Badge auswählen, um schnelle Aktionen wie das Teilen eines Links und die Anzeige früherer Versionen durchzuführen. Das Badge informiert Sie auch, wenn andere Personen eine geteilte Datei öffnen, anzeigen, bearbeiten und aktualisieren, so dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben und die gefürchtete fehlerhafte Version vermeiden.
So verwenden Sie das Dropbox-Badge
Sehen Sie sich das Video an und entdecken Sie, wie Sie ganz einfach Dokumente freigeben, Freigabelinks erstellen und Kommentare hinterlassen können. All das bietet das Dropbox-Badge.
Screenshots aufnehmen und organisieren
Wenn Sie auf Ihrem Computer viele Screenshots machen, haben Sie vielleicht schon bemerkt, dass sich diese auf Ihrem Desktop häufen und Ihren Hintergrund überlagern.
Wussten Sie, dass Sie mit Dropbox Screenshots sofort in Ihrem Dropbox-Konto speichern und teilen können?
Nachdem Sie Ihren Computer so eingerichtet haben, dass er automatisch Screenshots und Bildschirmaufnahmen in Ihrem Dropbox-Konto speichert, können Sie diese teilen.
Screenshots auf einem Mac teilen und speichern
Wenn Sie das erste Mal einen Screenshot aufzeichnen, werden Sie gefragt, ob Sie Screenshots in Ihrer Dropbox speichern möchten. Wählen Sie Screenshots in Dropbox speichern.
Von nun an speichert die App jedes Mal, wenn Sie einen Screenshot machen, diesen automatisch in einem Ordner mit dem Namen Screenshots in Ihrem Dropbox-Ordner. Außerdem wird ein Link zum Screenshot in die Zwischenablage Ihres Computers kopiert, den Sie sofort überall teilen können (z. B. direkt in einer Chat-Nachricht). Jeder, der auf den Link klickt, sieht Ihren Screenshot auf einer Vorschauseite auf dropbox.com.
Screenshots unter Windows teilen und speichern
Wenn Sie mit der Druck-Taste einen Screenshot erstellen, wird dieser automatisch in Ihrer Dropbox gespeichert.
Drücken Sie dann die Tastenkombination Strg + Druck, um einen Link zu dem Screenshot zu kopieren und in der Zwischenablage Ihres Computers zu speichern, den Sie sofort an anderer Stelle teilen können, zum Beispiel direkt in einer Chat-Nachricht.
Jeder, der auf den Link klickt, sieht Ihren Screenshot auf einer Vorschauseite auf dropbox.com.
Der perfekte Speicherort für Ihre Screenshots
Wenn Sie ein Dropbox-Teamkonto haben und es mit Ihrem privaten Konto verbunden und beide mit Ihrem Computer verknüpft haben, können Sie auswählen, in welchem Konto Ihre Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen gespeichert werden. Verwenden Sie dazu das Drop-down-Menü neben dem Kästchen Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen mit Dropbox teilen.
Ihre Dokumente scannen und Scans bearbeiten bzw. durchsuchen
Mit der mobilen Dropbox-App können Sie auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät Dokumente scannen und direkt in Ihr Konto hochladen.
So können Sie all Ihre brillanten Ideen an einem Ort sammeln, egal ob Sie diese auf Servietten kritzeln, auf Whiteboards entwerfen oder sie in einem Aktenschrank verstaubt sind.
Erfahren Sie, wieSie ein Dokument scannen.
Tipp: Wenn Sie ein Foto machen, richten Sie Ihre Kamera auf das Objekt. Die Form, die Sie scannen, wird dann von einem Rahmen umrandet.
Ihre Scans durchsuchen
Da Sie Mitglied eines Dropbox-Abos für Unternehmen sind, können Sie Ihre Scans sogar durchsuchen. Und wenn Sie Ihr privates und geschäftliches Konto miteinander verknüpft haben, steht Ihnen die Textsuche auch auf Ihrem privaten Konto zur Verfügung.
Mal angenommen, Sie suchen den Scan des detaillierten Kostenbudgets, das Sie heute einreichen müssen. Nutzen Sie einfach das Suchfeld in der App für Mobilgeräte oder auf dropbox.com, um nach dem Begriff „Budget“ im Dateinamen oder auch im Inhalt von Dokumenten zu suchen.
Die Volltextsuche ist nur in bestimmten Sprachen verfügbar. Wenn Sie also Dropbox in einer anderen Sprache als Englisch nutzen und die Volltextsuche nicht angezeigt wird, ist die Funktion in Ihrer Sprache noch nicht verfügbar.
Entdecken Sie das Dropbox-Add-on für Gmail
Die Integration von Dropbox in Gmail eignet sich hervorragend, um Platz zu sparen und E-Mail-Anhänge zu vermeiden.
Schneller und leichter kommunizieren mit „Dropbox für Gmail“
Mit Dropbox für Gmail können Sie Dropbox-Dateien über Ihr Gmail-Konto teilen.
Wenn Sie die Integration aktivieren, wird unten im Gmail-Fenster Schreiben ein Dropbox-Symbol angezeigt.
Wenn Sie dieses Symbol auswählen, erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie aus den Inhalten Ihres Dropbox-Kontos auswählen können.
Ein geteilter Link zu den Dateien oder dem Ordner, die Sie freigeben möchten, wird dann im Text der E-Mail angezeigt. Er funktioniert genau wie ein Anhang, aber ohne eine große Datei in die E-Mail selbst einzufügen.
Sie können auch Dateien, die Sie in Google Mail erhalten, direkt in Dropbox speichern.
Das Add-on Dropbox für Gmail installieren und aktivieren
Melden Sie sich in Ihrem Browser bei Gmail an.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) in der rechten Seitenleiste. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Pluszeichen bewegen, sehen Sie die Option „Add-ons installieren“.
Hinweis: Wenn Sie die rechte Seitenleiste nicht sehen, klicken Sie auf den Pfeil unten rechts, um sie zu öffnen.
Wählen Sie die Option Dropbox für Gmail aus.
Klicken Sie auf Installieren.
Folgen Sie den Anweisungen. Eventuell müssen Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto anmelden, wenn Sie nicht schon angemeldet sind.
Das Add-on wird in Ihrem Gmail-Konto rechts in der Seitenleiste über dem Pluszeichen (+) eingeblendet, wenn Sie eine E-Mail mit Anhängen oder mit Dropbox- oder Google Drive-Links öffnen.
Gmail für die Freigabe von Links zu Dropbox-Dateien verwenden
Die Verwendung von Dropbox für Gmail ist ganz leicht. Wenn Sie die Erweiterung aktivieren und zum ersten Mal eine E-Mail schreiben, werden Sie ein Dropbox-Symbol unten im Fenster bemerken.
Wählen Sie das Symbol und dann im anschließenden Pop-up-Fenster die Datei, die Sie teilen möchten. Wählen Sie Link einfügen, und ein Freigabelink für die Datei wird im Text der E-Mail angezeigt.
Auch wenn die Datei wie ein Anhang aussieht, handelt es sich tatsächlich um einen Freigabelink! So sparen Sie Speicherplatz in Ihrem Posteingang und stellen sicher, dass die Empfänger immer die neueste Version der Datei sehen.
Dropbox für G Suite verwenden
Sie können Google Docs, Tabellen und Präsentationen direkt in Ihrer Dropbox erstellen und teilen. Klicken Sie auf dropbox.com einfach auf Neue Datei erstellen oder in der Dropbox Desktop-App auf Erstellen und wählen Sie eine Datei aus. Denken Sie daran, dass die für Ihr Google-Konto verwendete E-Mail-Adresse mit derjenigen übereinstimmen muss, die Sie für Ihr Dropbox-Konto verwenden.
Sie müssen nicht zwischen einem separaten Google Doc und per E-Mail verschickten Links wechseln. Erledigen Sie alles über Dropbox. Sie können diese Dateien sogar wie jede andere Datei teilen.
Und mit Dropbox-Benachrichtigungen sind Sie immer auf dem Laufenden, wenn jemand Änderungen an einem Dokument, an einer Tabelle oder einer Präsentation vornimmt.
Jetzt ist die Zusammenarbeit an einer zentralen Stelle noch einfacher.
Haben Sie eine Frage zu Dropbox für Gmail und G Suite?
Wir haben sehr wahrscheinlich eine Antwort darauf. Falls Ihre Frage nicht hier aufgeführt ist, finden Sie im Hilfecenter weitere Antworten.