Dropbox チーム アカウントのヒントとコツ
ここでは、チーム用 Dropbox アカウントを最大限に活用するためのヒントとコツをいくつかご紹介します。
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Dropbox Transfer で大容量のファイルを転送する
Dropbox Transfer を使用すると、受信者が Dropbox アカウントを持っていなくても、共同作業を行う必要のないファイルを送信できます。たとえば、Dropbox Transfer を使用して最終的な契約を締結したり、サイズが大きすぎてメールで送信できないファイルを配信したりできます。
転送すると、受信者はファイルをダウンロードするためにクリックできる共有可能リンクを受け取ります。
個々のファイルを送信するだけでなく、転送を作成するときに、1 回の転送に複数のファイルやフォルダを含めたり、有効期限、パスワード、またはロゴを使用して転送をカスタマイズしたり、作成した転送のダウンロード アクティビティを監視したりできます。Photoshop アプリから Photoshop ファイルを直接送信することもできます。
注：パスワードの追加、転送のカスタマイズ、有効期限の延長のオプションは、Dropbox Professional、Advanced、Enterprise、Education のプランでのみご利用いただけます。
送信済みの転送の有効期限を変更する方法
dropbox.com にログインします。
右上にあるグリッドアイコンをクリックします。
表示されたメニューで［Transfer］をクリックします。
有効期限を変更する転送をクリックします。
［有効期限］に新しい日付を入力してください。情報は自動的に保存されます。
注：プランに応じて、送金は 7 日または 30 日後に自動的に有効期限が切れるように設定されます。Dropbox Professional、Education、Essentials、Business、Advanced、Business Plus、Enterprise のお客様には、パスワードを追加して有効期限を最大 1 年延長するオプションもあります。
ファイル リクエストを使用してチームからファイルを収集する
Dropbox ファイル リクエストを使用すると、相手が Dropbox アカウントを持っているかどうかに関係なく、ファイルを送ってもらうよう依頼することができます。
同僚やクライアントからファイルをリクエストして収集し、1 つの Dropbox フォルダにすべて保存することができます。
ファイル リクエストの仕組み
チームメンバーは、Dropbox アカウントから直接、誰からでもファイル（最大 250 GB）を収集して受け取ることができます。
ファイル リクエストのリンクをクリックすると、パソコンからファイルを選択し、名前とメール アドレスを入力して［アップロード］をクリックするだけです。
ログインする必要はありません。相手が Dropbox アカウントを持っていなくても、誰でもファイルを追加できます。ベンダーからの提案のようなファイルを入手するのは簡単な方法で、プロセスを説明する必要はありません。
収集したファイルはすべて自動的に 1 つの Dropbox フォルダに整理されます。他のユーザーがアップロードしたファイルを閲覧できるのはお客様のみです（共有している場合を除く）。
ファイル リクエストの管理方法
ファイルを受け取るのを止めたい場合は、ファイル リクエストを取り消すことができます。ファイル リクエストが取り消されると、招待リンクを受信したユーザーは Dropbox にファイルをアップロードできなくなります。
ファイル リクエストの期限を設定した場合、期限を過ぎるとファイル リクエストが自動的に取り消されます。
ファイル リクエストを終了する方法については、次の動画をご覧ください。
Dropbox アカウントでファイルを復元する
うっかりファイルを削除した場合や、ファイルの新しいバージョンに満足していない場合でも、ご安心ください。
Dropbox では、削除されたファイルやフォルダのコピーが 一定期間保存されます。これには以前のバージョンのファイルも含まれます。これは、念のため、ファイル履歴と以前のバージョンにアクセスできることを意味します。
Dropbox で以前のバージョンのファイルを復元したり、削除されたファイルやフォルダを復元したりすることができます。
関連リソース
Dropbox モバイル アプリを使用してドキュメントを作成・編集する
Dropbox モバイル アプリをダウンロードすれば、どこにいてもドキュメントの作成やアイデアの記録が可能です。
モバイルアプリを使用すると、Dropbox アカウントに保存した Microsoft Office ファイルを開いたり、Office のモバイル アプリやウェブ アプリで編集したりできます。変更内容は Dropbox アカウントに直接保存されます。
Dropbox モバイルアプリで Office ドキュメントを作成する方法
Dropbox アプリをいったん開いてしまえば、Office ドキュメントを作成するのにそれほど時間はかかりません。
［+］ボタンをタップして、ファイルを作成するかアップロードするかを選択します。
その後、Microsoft Word、Excel、PowerPoint のいずれのドキュメントを作成するかを決定します。
これで、素晴らしいアイデアをすべて記録することができます。
iOS デバイスでドキュメントを編集する方法
モバイル アプリでドキュメントを編集するのも、作成するのと同じくらい簡単です。iOS デバイスで、Dropbox アカウントに保存した Office ファイルを開き、［編集アイコン］をタップします。
チーム用 Dropbox アカウント内のファイルを編集するには、Office 365 アカウントが必要です。
iOS 版では、次のファイル形式で Dropbox アプリの［編集］アイコンが表示されます。
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Android デバイスでドキュメントを編集する方法
Android デバイスでは、モバイル向けの Office アプリから Office ファイルを直接開くことで、それらのファイルを閲覧および編集することができます。適切な Office アプリで［アカウント］タブをタップし、まだリンクしていない場合は Dropbox アカウントをリンクします。リンクされると、［開く］タブから Dropbox に保存しているファイルにアクセスすることができます。
チーム用 Dropbox アカウント内のファイルを編集するには、Office 365 アカウントが必要です。
Android デバイスで編集できるのは、以下のファイル形式のみです。
.docx
.xlsx
.pptx
Dropbox バッジでのクイック操作
Dropbox バッジは、アカウントに保存されているMicrosoft Word、PowerPoint、Excel ファイルに表示されます。ドキュメントで作業しているときに Dropbox バッジが表示され、Dropbox で作業していることがわかります。
バッジを選択すると、リンクの共有や以前のバージョンの閲覧など、すばやくアクションを実行できます。また、他のユーザーが共有ファイルを開いたり、表示、編集、更新したりすると、バッジがお知らせするので、常に情報を把握し、矛盾する恐れのあるコピーを回避することができます。
Dropbox バッジの使い方
Dropbox バッジを活用して、ドキュメントの共有、共有リンクの作成、コメントの書き込みを簡単に行う方法を紹介する動画をぜひご覧ください。
スクリーンショットをキャプチャして整理する
パソコンでスクリーンショットをたくさん撮っていると、スクリーンショットが積み重なってデスクトップの背景が埋もれてしまう傾向があることに気付いたかもしれません。
Dropbox を使用すると、代わりにスクリーンショットを保存して Dropbox アカウントに即座に共有できます。
Dropbox アカウントにスクリーンショットや画面の録画を自動的に保存するようにコンピューターを設定したら、共有できます。
Mac でスクリーンショットを共有および保存する方法
Dropbox では、スクリーンショットを初めてキャプチャしたときに、アカウントに保存するかどうかを尋ねられます。その場合、［スクリーンショットを Dropbox に保存］を選択します。
今後、スクリーンショットを撮るたびに、アプリは自動的に Dropbox フォルダのスクリーンショットという名前のフォルダに保存します。また、パソコンのクリップボードにあるスクリーンショットへのリンクもコピーされます。チャットメッセージなど、どこにいてもすぐに共有できます）。リンクをクリックすると、dropbox.com のプレビュー ページにスクリーンショットが表示されます。
Windows でスクリーンショットを共有および保存する方法
スクリーンショットを撮影したら、Print Screen キーを押してスクリーンショットを Dropbox に保存します。
Crtl + Print Screen を押して、パソコンのクリップボードにあるスクリーンショットへのリンクをコピーして保存します。チャット メッセージなど、どこにいてもすぐに共有できます。
リンクをクリックすると、dropbox.com のプレビュー ページにスクリーンショットが表示されます。
スクリーンショットを必要な場所に保存する
Dropbox チーム アカウントを個人用アカウントにリンクし、両方をパソコンにリンクしている場合は、スクリーンショットと画面録画を保存するアカウントを選択できます。［Dropboxでスクリーンショットや画面の録画を共有］チェックボックスの横のプルダウンメニューを使用します。
ドキュメントをスキャンし、編集、検索する
iOS または Android 搭載のモバイル デバイスで Dropbox モバイルアプリを使用すると、ドキュメントをスキャンしてアカウントに直接保存できます。
紙切れに走り書きしたひらめきやホワイトボード上で練り上げたアイデアなどを、1 か所に保存できるのです。
ヒント：写真を撮る場合は、カメラをそのオブジェクトに向けてください。ボーダーには、スキャンする形状の輪郭が表示されます。
スキャンした画像を検索する方法
お客様は現在、Dropbox ビジネス用プランをご利用いただいているため、スキャンした内容を検索することも可能です。また、ビジネス用と個人用のアカウントをリンクしている場合は、個人用アカウントで全文検索を実行することもできます。
たとえば、今日中に提出する必要がある経費予算の詳細が記載されたスキャンを探しているとします。モバイル アプリまたは dropbox.com で検索バーを使用して、ファイル名またはコンテンツに「予算」が含まれているドキュメントを探すことができます。
全文検索は一部の言語でのみご利用いただけます。そのため、英語以外の言語で Dropbox に全文検索のオプションが表示されない場合、この機能は使用することができませんのでご了承ください。
Gmail 版 Dropbox アドオンを使ってみる
Dropbox を Gmail と統合すれば、メールがスッキリと片付き、メールの添付ファイルを回避することもできます。
Gmail 版 Dropbox でコミュニケーションをすばやく簡単に
Gmail 版 Dropbox では、Gmail アカウントで Dropbox ファイルを共有できます。
インテグレーションを有効にすると、［作成］ウィンドウの一番下に Dropbox のアイコンが追加されます。
このアイコンを選択するとポップアップが表示され、Dropbox アカウントのコンテンツからアイテムを選択することができます。
共有するファイルまたはフォルダへの共有リンクがメールの本文に挿入されます。添付ファイルに似ていますが、サイズの大きなファイルをメールに添付することはありません。
また、Gmail で受け取ったファイルを直接 Dropbox に保存することもできます。
Gmail 版 Dropbox アドオンをインストールして有効にする方法
ブラウザで Gmail にログインします。
右側のサイドパネルにあるプラス記号［+］アイコンをクリックします。プラス記号にカーソルを合わせると［アドオンを取得］と表示されます。
注：右側のサイドパネルが表示されない場合は、画面右下にある矢印をクリックして開いてください。
「Gmail 版 Dropbox」を検索して選択します。
［インストール］をクリックします。
手順に沿ってインストールします。まだログインしていない場合、Dropbox へのログインが必要になる可能性があります。
添付ファイルのあるメール、または Dropbox や Google ドライブのリンクのあるメールを開くと、Gmail アカウントの右側のサイドバーにあるプラス［＋］アイコンの上にアドオンが表示されます。
Gmail を使用して Dropbox ファイルへのリンクを共有する方法
Gmail 版 Dropbox の使い方は簡単です。拡張機能を有効にして初めてメールを作成するときに、ウィンドウの下部に Dropbox アイコンが表示されます。
そのアイコンをクリックして、共有するファイルをポップアップ ウィンドウから選択します。［リンクを挿入する］を選択すると、ファイルへの共有リンクがメールの本文に挿入されます。
ファイルは添付ファイルのように見えますが、実際は共有リンクです。これにより、受信トレイの容量を節約でき、他のユーザーは最新バージョンのファイルを参照できます。
Dropbox for G Suite の使用方法
Dropbox から直接 Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを作成して共有することができます。dropbox.com の［ファイルを新規作成］または Dropbox デスクトップ アプリの［作成］をクリックしてファイルを選択するだけです。Google アカウントで使用しているメール アドレスと Dropbox で使用しているメール アドレスが同じでなければなりませんのでご注意ください。
これで、さまざまな Google ドキュメントとメール リンクを行ったり来たりする必要がなくなりました。すべて Dropbox で完結します。さらに、こうしたファイルを他のファイルと同じように共有することもできます。
Dropbox からの通知は、Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドに誰かが変更を加えたとき、それを知る上で役立ちます。
一元化された場所での共同作業がこれまで以上に簡単になりました。
Gmail または G Suite 版 Dropbox について質問がありますか？
まずはこちらをご覧ください。ここに記載されていない質問がある場合は、ヘルプセンターにもさらに回答がありますのでご参照ください。