Dropbox Business の便利な使い方
基礎が理解できたところで、次に Dropbox のビジネス用アカウントを最大限に活用するためのヒントやコツをいくつか学びましょう。
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Dropbox Transfer で大容量のファイルを転送する
Dropbox Transfer をご利用いただくと、送信先の受信者が Dropbox アカウントを持っていなくても、サイズの大きな最終バージョンのファイルを簡単に送信することができます。
また、各ファイルを送信するだけでなく、1 回の転送に複数のファイルやフォルダを含めることができます。また、設定に有効期限、パスワード、ロゴなどの設定をカスタマイズし、作成した転送のダウンロード アクティビティを監視することもできます。また、Photoshop アプリから直接 Photoshop ファイルを送信することもできます。
転送を作成する
転送を作成する
dropbox.com にログインします。
右上のグリッド アイコンをクリックします。
表示されたメニューで［Transfer］をクリックします。
［転送を作成］をクリックします。
パソコンまたは Dropbox アカウントから追加するファイルまたはフォルダを選択します。
歯車のアイコンをクリックし、有効期限をカスタマイズするかパスワードを追加します。
［次へ］をクリックします。
［リンクをコピー］または［メールで送信］をクリックします。
注：パスワードを追加するオプションと有効期限を延長するオプションは、Dropbox Professional、Business Advanced、Enterprise、Education プランでのみご利用いただけます。
送信済みの転送の有効期限を変更する方法
dropbox.com にログインします。
右上のグリッド アイコンをクリックします。
表示されたメニューで［Transfer］をクリックします。
有効期限を変更する転送をクリックします。
［設定］で、［有効期限］の下の矢印をクリックし、新しい有効期限を選択します。
［保存］をクリックします。
注：転送は 7 日間が経過すると自動的に有効期限が切れます。有効期限を延長するオプションは、Dropbox Professional、Business Advanced、Enterprise、Education プランでのみご利用いただけます。
転送の閲覧回数とダウンロード数を確認する方法
dropbox.com にログインします。
右上のグリッド アイコンをクリックします。
表示されたメニューで［Transfer］をクリックします。
各転送パッケージの横の［閲覧回数］と［ダウンロード数］を確認します。
転送をカスタマイズする方法
転送パッケージに背景やロゴを追加することで、会社のブランドをより強く反映させることができます。
dropbox.com にログインします。
右上のグリッド アイコンをクリックします。
表示されたメニューで［Transfer］をクリックします。
［デザインをカスタマイズ］をクリックします。
［背景を選択する］または［ロゴを選択］の横にあるプルダウン メニューをクリックして背景色、背景の画像、ロゴを追加します。
［保存］をクリックします。
注：転送をカスタマイズするオプションは Dropbox Professional、Business Advanced、Enterprise、Education プランでのみご利用いただけます。
ファイル リクエストを使用してチームからファイルを収集する
Dropbox ファイル リクエストを使用すると、相手が Dropbox アカウントを持っているかどうかに関係なく、ファイルを送ってもらうよう依頼することができます。
同僚やクライアントからファイルをリクエストして収集し、1 つの Dropbox フォルダにすべて保存することができます。
ファイル リクエストの仕組み
ファイル リクエストを使用すると、Dropbox アカウントを使用して任意のユーザーからファイル（50 GBまで）を集めることができます。
リクエストされたユーザーが行う操作は、まずファイル リクエストをクリックし、次にパソコン上のファイルを選択してから自分の名前とメール アドレスを入力して［アップロード］をクリックするだけです。
ログインの必要がないため、Dropbox アカウントを持っていないユーザーからでも簡単にファイルを集めることができます。また、ファイルの送信方法を先方に細かく指示する必要もないため、ベンダーからの提案書など、さまざまなファイルを手軽に送ってもらうことができて便利です。
収集したファイルはすべて自動的に 1 つの Dropbox フォルダに整理されます。他のユーザーがアップロードしたファイルを閲覧できるのはお客様のみです（共有している場合を除く）。
ファイル リクエストを作成する方法
dropbox.com にログインします。
左側のサイドバーで［ファイル リクエスト］をクリックします。
右側のサイドバーで［新しいリクエスト］をクリックします。
［タイトル］にリクエスト名を入力します。
必要に応じて［説明］にリクエストの詳細情報を入力します。
［アップロード済みファイルのフォルダ］に、リクエストしたファイルの保存先となる新しいフォルダのパスが表示されます。保存先を変更する場合は［フォルダを変更］をクリックします。
［期限を設定］の横にあるチェックボックスをオンにして日付と時間を選択します。［延滞アップロードを許可］を選択して期間を指定することも可能です。
［作成］をクリックします。
ファイルをリクエストする相手のメール アドレス、名前またはグループ名を入力します（複数入力可）。リクエストに関するメールが送信されます。
リンクをコピーする場合は、［リンクを共有することもできます］の横にある［コピー］をクリックします。このリンクをコピーして、メールやメッセージ、またはファイルを共有する場所に貼り付けます。
［共有］をクリックします。ファイル リクエストに応じファイルがアップロードされると、確認メールとメール通知が届きます。
ファイル リクエストの管理方法
ファイルを受け取るのを止めたい場合は、ファイル リクエストを取り消すことができます。ファイル リクエストが取り消されると、招待リンクを受信したユーザーは Dropbox にファイルをアップロードできなくなります。
ファイル リクエストの期限を設定した場合、期限を過ぎるとファイル リクエストが自動的に取り消されます。
動画チュートリアルでファイル リクエストの終了方法をご確認ください。
Dropbox アカウントでファイルを復元する
うっかりファイルを削除した場合や、ファイルの新しいバージョンに満足していない場合でも、ご安心ください。
Dropbox は削除したファイルやフォルダのコピー、ファイルの前のバージョンを一定の期間保管します。つまり必要な場合には、ファイル履歴や前のバージョンにアクセスすることができます。
ファイルの以前のバージョンを復元する方法
1. dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで［すべてのファイル］をクリックします。
3. 正しいファイルにカーソルを合わせるか選択して、［...］アイコンをクリックします。
4. ［バージョン履歴］を選択します。
5. バージョンを 1 つ選択してプレビュー表示します。
6. 復元するバージョンの［復元］をクリックします。
Dropbox で削除したファイルを復元する方法
dropbox.com にログインします。
左側のサイドバーで［削除したファイル］をクリックします。
復元する削除済みのアイテムを見つけて、名前をクリックします。
［復元］をクリックします。
Dropbox モバイル アプリを使用してドキュメントを作成・編集する
Dropbox モバイル アプリをダウンロードすれば、どこにいてもドキュメントの作成やアイデアの記録が可能です。
モバイル アプリを使用すると、Dropbox に保存されている Office ファイルを開き、Office モバイル アプリやウェブ アプリで編集して、その変更を Dropbox アカウントに直接保存し直すことができます。
Dropbox モバイルアプリで Office ドキュメントを作成する方法
Dropbox アプリをいったん開いてしまえば、Office ドキュメントを作成するのにそれほど時間はかかりません。
［+］ボタンをタップして、ファイルを作成するかアップロードするかを選択します。
その後で、作成するドキュメント（Word、Excel、または PowerPoint ドキュメント）を決定します。
これで、素晴らしいアイデアをすべて記録することができます。
iOS デバイスでドキュメントを編集する方法
モバイル アプリでのドキュメントの編集は、作成するのと同じくらい簡単です。iOS デバイスで、Dropbox に保存されている Office ファイルを開き、［編集］アイコンをタップします。
Dropbox Business アカウント内でファイルを編集する場合、Office 365 アカウントが必要になることに注意してください。
iOS 版では、次のファイル形式で Dropbox アプリの［編集］アイコンが表示されます。
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Android デバイスでドキュメントを編集する方法
Android デバイスでは、モバイル向けの Office アプリから Office ファイルを直接開くことで、それらのファイルを閲覧および編集することができます。適切な Office アプリで［アカウント］タブをタップし、まだリンクしていない場合は Dropbox をリンクします。リンクされると、［開く］タブから Dropbox に保存しているファイルにアクセスすることができます。
Dropbox Business アカウント内でファイルを編集する場合、Office 365 アカウントが必要になることに注意してください。
Android デバイスで編集できるのは、以下のファイル形式のみです。
.docx
.xlsx
.pptx
Dropbox バッジでのクイック操作
自分のアカウントに保存した Microsoft Word、PowerPoint、Excel ファイルに Dropbox バッジが表示されます。ドキュメントで作業をしていると Dropbox バッジが表示され、Dropbox 内で編集していることがわかります。
バッジを選択すると、リンクの共有や前のバージョンの閲覧などの操作をすばやく行うことができます。また、誰かが共有ファイルを開いて、閲覧、編集、更新を行うとバッジから通知が送られます。これで常に現状を把握できるため、いろんな人が競合するバージョンを作るという問題を防ぐことができます。
Dropbox バッジの使い方
Dropbox バッジを活用して、ドキュメントの共有、共有リンクの作成、コメントの書き込みを簡単に行う方法を紹介する動画をぜひご覧ください。
Mac でスクリーンショットを共有および保存する方法
Dropbox では、スクリーンショットを初めてキャプチャしたときに、アカウントに保存するかどうかを尋ねられます。その場合、［スクリーンショットを Dropbox に保存］を選択します。
今後スクリーンショットを撮ると、アプリケーションが自動的にスクリーンショットを Dropbox フォルダ内の「スクリーンショット」というフォルダに保存するようになります。また、スクリーンショットへのリンクがコピーされ、パソコンのクリップボードに保存されます。このリンクは、どこにいても即座に共有できます（たとえば、チャット メッセージに直接送ることができます）。リンクをクリックすれば、誰でも Dropbox ウェブサイトのプレビュー ページでスクリーンショットを見ることができます。
Windows でスクリーンショットを共有および保存する方法
スクリーンショットを撮影したら、Print Screen キーを押してスクリーンショットを Dropbox に保存します。
次に、Ctrl + Print Screen を押してスクリーンショットへのリンクをコピーし、パソコンのクリップボードに保存します。このリンクは、どこにいても即座に共有できます（たとえば、チャット メッセージに直接送ることができます）。
リンクをクリックすれば、誰でも Dropbox ウェブサイトのプレビュー ページでスクリーンショットを見ることができます。
スクリーンショットを必要な場所に保存する
個人用とビジネス用の Dropbox アカウントを連携済みの場合、スクリーンショットを保存するアカウントを選択することもできます。
この設定を変更するには、お使いのパソコンのシステム トレイ（Windows）またはメニューバー（Mac）にある Dropbox アイコンをクリックします。その後、イニシャルまたはプロフィール写真をクリックし、［基本設定］、［バックアップ］の順にクリックします。
ドキュメントをスキャンし、編集、検索する
iOS または Android 搭載のモバイル デバイスで Dropbox モバイルアプリを使用すると、ドキュメントをスキャンしてアカウントに直接保存できます。
紙切れに走り書きしたひらめきやホワイトボード上で練り上げたアイデアなどを、1 か所に保存できるのです。
ドキュメントをスキャンする方法
モバイル デバイスで Dropbox アプリを開いたら、［+］ボタンをタップします。
［ドキュメントをスキャン］を選択し、ドキュメントに変換するコンテンツの写真を撮るか、カメラロールから画像を選択します。
写真を撮る場合は、カメラを被写体に向けます。スキャンの対象領域が枠線で囲まれます。
ドキュメントの編集および整列方法
ドキュメントをスキャンすると、次に［編集］ビューが表示されます。
画面下部のアイコンを使用して、スキャンを編集することができます。
また、［整列］をタップすると、スキャンのページを並べ替えることができます。順番を変えるには、並べ替えビューでページを長押ししながらドラッグします。
スキャンの調整
［編集］画面でスキャンを調整することもできます。
画面下部にある 3 つのスライダーのアイコンをタップし、スキャンの各コーナーにある青色の点を移動して、スキャンしたドキュメントの領域を編集するだけです。
［フィルタ］では、スキャンの形式を決定できます（白黒、ホワイトボード、またはオリジナル）。
調整が終了したら、チェックマークをタップして作業が完了したことを知らせます。
スキャンしたドキュメントを保存する方法
［編集］画面で［次へ］をタップし、［設定］ビューを開きます。
ファイルに好きな名前を付け、ファイル タイプ（PDF または PNG）を選択して、ドキュメントの保存場所を決定します。
Dropbox ドキュメント スキャナーでは、最近のスキャンに基づいて、ファイル名とフォルダの場所の候補が提示されます。
スキャンした画像を検索する方法
お客様は現在、Dropbox ビジネス用プランをご利用いただいているため、スキャンした内容を検索することも可能です。また、ビジネス用と個人用のアカウントをリンクしている場合は、個人用アカウントで全文検索を実行することもできます。
たとえば、今日中に提出する必要がある経費予算の詳細が記載されたスキャンを探しているとします。モバイル アプリまたは dropbox.com で検索バーを使用して、ファイル名またはコンテンツに「予算」が含まれているドキュメントを探すことができます。
全文検索は一部の言語でのみご利用いただけます。そのため、英語以外の言語で Dropbox に全文検索のオプションが表示されない場合、この機能は使用することができませんのでご了承ください。
Gmail 版 Dropbox アドオンを使ってみる
Dropbox を Gmail と統合すれば、メールがスッキリと片付き、メールの添付ファイルを回避することもできます。
Gmail 版 Dropbox でコミュニケーションをすばやく簡単に
Gmail 版 Dropbox では、Gmail アカウントで Dropbox ファイルを共有できます。
インテグレーションを有効にすると、［作成］ウィンドウの一番下に Dropbox のアイコンが追加されます。
このアイコンをクリックすると、ポップアップが表示され、Dropbox のコンテンツから選択できるようになります。
共有するファイルまたはフォルダへの共有リンクがメールの本文に挿入されます。添付ファイルに似ていますが、サイズの大きなファイルをメールに添付することはありません。
また、Gmail で受け取ったファイルを直接 Dropbox に保存することもできます。
Gmail 版 Dropbox アドオンをインストールして有効にする方法
ブラウザで Gmail にログインします。
右側のサイドパネルにあるプラス記号［+］アイコンをクリックします。プラス記号にカーソルを合わせると［アドオンを取得］と表示されます。
注：右側のサイドパネルが表示されない場合は、画面右下にある矢印をクリックして開いてください。
「Gmail 版 Dropbox」を検索して選択します。
［インストール］をクリックします。
手順に沿ってインストールします。まだログインしていない場合、Dropbox へのログインが必要になる可能性があります。
添付ファイルのあるメール、または Dropbox や Google ドライブのリンクのあるメールを開くと、Gmail アカウントの右側のサイドバーにあるプラス［＋］アイコンの上にアドオンが表示されます。
Gmail を使用して Dropbox ファイルへのリンクを共有する方法
Gmail 版 Dropbox の使い方は簡単です。拡張機能を有効にして初めてメールを作成するときに、ウィンドウの下部に Dropbox アイコンが表示されます。
そのアイコンをクリックして、共有するファイルをポップアップ ウィンドウから選択します。［リンクを挿入する］を選択すると、ファイルへの共有リンクがメールの本文に挿入されます。
ファイルは添付ファイルのように見えますが、実際は共有リンクです。これにより、受信トレイの容量を節約でき、他のユーザーは最新バージョンのファイルを参照できます。
Dropbox for G Suite の使用方法
Dropbox から直接 Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを作成して共有することができます。dropbox.com の［ファイルを新規作成］または Dropbox デスクトップ アプリの［作成］をクリックしてファイルを選択するだけです。Google アカウントで使用しているメール アドレスと Dropbox で使用しているメール アドレスが同じでなければなりませんのでご注意ください。
これで、さまざまな Google ドキュメントとメール リンクを行ったり来たりする必要がなくなりました。すべて Dropbox で完結します。さらに、こうしたファイルを他のファイルと同じように共有することもできます。
Dropbox からの通知は、Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドに誰かが変更を加えたとき、それを知る上で役立ちます。
一元化された場所での共同作業がこれまで以上に簡単になりました。
Gmail または G Suite 版 Dropbox について質問がありますか？
まずはこちらをご覧ください。記載されていない質問がある場合は、help.dropbox.com/learn にもさらに回答がありますのでご参照ください。