Utilizzo di Dropbox per ottimizzare le pratiche aziendali

Lucia è colpita dai progetti del team per il suo nuovo edificio. È entusiasta di lavorare con un gruppo così ammirevole e confida che i risultati saranno di alta qualità.

Brendan è responsabile della gestione dei budget per l’IT, del coordinamento dei progetti del team e dell’aggiornamento della direzione sullo stato dei progetti. Ha molte responsabilità e molti aspetti di cui tenere traccia.

Miguel lavora presso lo studio di progettazione da oltre 10 anni. Parla quotidianamente con clienti attuali e potenziali. Sebbene Miguel abbia appena iniziato a usare Dropbox, è desideroso di imparare come funziona.

Josephine collabora spesso con i partner di produzione per dare vita ai suoi progetti. Necessita di opzioni di archiviazione sicure e affidabili per le sue risorse di progettazione.

Lucia è colpita dai progetti del team per il suo nuovo edificio. È entusiasta di lavorare con un gruppo così ammirevole e confida che i risultati saranno di alta qualità.

Dopo averli creati, può passare alla scheda Contenuto per assegnare i nuovi gruppi a un paio di cartelle e sottocartelle del team prima di gestire alcune altri aspetti al di fuori di Dropbox.

Anche quando non utilizza attivamente Dropbox, Brendan sa di poter fare affidamento sulle funzionalità principali di sincronizzazione e condivisione dei file che garantiscono che tutti abbiano accesso alle versioni più recenti dei documenti, tramite il sito web o il file system del desktop

La sincronizzazione selettiva della cartella del team, in particolare, si è rivelata uno strumento prezioso in quanto consente a Brendan di gestire lo spazio di archiviazione in modo efficiente selezionando l’impostazione predefinita per sincronizzare solo i file essenziali sui dispositivi dei membri del team e lasciando il resto nel cloud. Gli utenti avranno la flessibilità di regolare le impostazioni di sincronizzazione per consentire a più o meno dati di risiedere sui loro computer locali.

In qualità di amministratore di un team molto attivo, Brendan trascorre la maggior parte del suo tempo nella Console amministratore di Dropbox.

Il suo compito principale è la revisione giornaliera degli avvisi di sicurezza e di prevenzione della perdita di dati.

Nella pagina Sicurezza, può esaminare gli avvisi attivi per attività che vanno da sospetti di ransomware a spostamenti di masse di dati fino ai troppi tentativi di accesso.

Se qualcosa richiede ulteriore attenzione, può confermare che questi avvisi sono validi nel registro delle attività e mitigare eventuali ulteriori problemi.

Grazie a controlli regolari delle attività, alla condivisione esterna dei registri e all’esportazione dei report, Brendan è sicuro di contribuire in modo proattivo alla sicurezza e alla privacy del team.

A questo punto, può prendere in considerazione il numero di licenze del gruppo e passare all’onboarding di alcuni nuovi membri del team di Miguel nell’organizzazione di vendita.

Grazie agli strumenti intuitivi di gestione degli utenti a sua disposizione, con qualche clic potrà invitare i membri e fare in modo che il team inizi a collaborare. Brendan aggiunge gli indirizzi email degli utenti per inviare gli inviti a unirsi al team.

Per le aggiunte di oggi, invia loro una nota affinché completino il corso auto-modulato per membri del team Business e si iscrivano alla formazione per membri del team Business guidata da istruttori su Dropbox Learn.

In futuro, man mano che l’azienda cresce, può automatizzare la procedura incorporando il suo Provider di identità per il provisioning di membri e gruppi.

Dopo essersi preso cura dei nuovi membri, Brendan lavora per creare nuovi gruppi Dropbox e consentire loro di accedere facilmente alle cartelle del team corrette. In genere, i gruppi vengono creati per includere membri che svolgono funzioni simili o che hanno bisogno di accedere agli stessi dati.

Durante il processo di creazione del gruppo, può scegliere di creare gruppi gestiti dall’azienda o dagli utenti. Dato che i gruppi vengono assegnati per reparto nella sua azienda, gli piace creare gruppi gestiti dagli utenti con gestori assegnati.

Questi manager, che possono aggiungere o rimuovere membri dal gruppo in qualsiasi momento, consentono a Brendan di risparmiare tempo. Non dovrà occuparsi di gestire possibili modifiche ai membri del gruppo.

Tuttavia, se necessario, può sempre modificare un gruppo in un gruppo gestitodall’azienda in qualsiasi momento.

Dopo averli creati, può passare alla scheda Contenuto per assegnare i nuovi gruppi a un paio di cartelle e sottocartelle del team prima di gestire alcune altri aspetti al di fuori di Dropbox.

Anche quando non utilizza attivamente Dropbox, Brendan sa di poter fare affidamento sulle funzionalità principali di sincronizzazione e condivisione dei file che garantiscono che tutti abbiano accesso alle versioni più recenti dei documenti, tramite il sito web o il file system del desktop

La sincronizzazione selettiva della cartella del team, in particolare, si è rivelata uno strumento prezioso in quanto consente a Brendan di gestire lo spazio di archiviazione in modo efficiente selezionando l’impostazione predefinita per sincronizzare solo i file essenziali sui dispositivi dei membri del team e lasciando il resto nel cloud. Gli utenti avranno la flessibilità di regolare le impostazioni di sincronizzazione per consentire a più o meno dati di risiedere sui loro computer locali.