Groupes

Les groupes vous permettent d’organiser les membres de votre équipe. Au lieu de partager des fichiers ou des dossiers avec chaque membre, vous pouvez les partager avec un groupe en lui accordant automatiquement l’accès aux contenus. Nous nous trouvons ici dans l’onglet Groupes dans lequel consulter et gérer tous les groupes de l’équipe.

Les groupes sont souvent utilisés au sein d’une entité, d’un site géographique et d’un établissement scolaire. Grâce à eux, vous créez facilement différentes listes de personnes auxquelles attribuer des contenus spécifiques.

La création des groupes est confiée à un administrateur. Ces groupes sont de deux types : les groupes gérés par l’entreprise (pour lesquels les administrateurs sont responsables de l’ajout et de la suppression des membres) ou les groupes gérés par les utilisateurs (dans lesquels ces derniers approuvent les nouveaux membres et où les membres existants peuvent quitter le groupe quand ils le souhaitent). Poursuivons en créant un groupe appelé « Research » (Recherche).

Pour ce qui est de la création de groupes, ainsi que de l’ajout et de la gestion des utilisateurs, à l’image de l’onglet Membres, des applications tierces du type Okta ou Azure peuvent souvent prendre le relais.

Une fois le groupe créé, vous pouvez à tout moment en modifier le nom, gérer les membres existants ou passer d’une gestion par l’entreprise à une gestion par les utilisateurs. Nous allons maintenant ajouter un membre appelé Bob. À tout moment, si vous souhaitez supprimer un membre, il vous suffit de pointer sur sa ligne et de cliquer sur « x ». Vous révoquez ainsi l’accès à tous les contenus auxquels il peut avoir accès s’il fait partie d’un groupe. Si vous souhaitez modifier le nom du groupe, vous devez sélectionner Modifier le groupe. Lorsque vous sélectionnez l’option Convertir en groupe géré par les utilisateurs, vous êtes invité à désigner un membre dans votre équipe qui deviendra le responsable de ce groupe. Cette personne ne doit pas nécessairement être un administrateur.

Encore une fois, la principale différence entre les groupes gérés par l’entreprise et les groupes gérés par les utilisateurs réside dans le fait que les groupes gérés par l’entreprise offrent à l’administrateur davantage de contrôle. Cette personne choisira qui fait partie du groupe et par conséquent, qui aura accès aux contenus. Les groupes gérés par les utilisateurs répondent parfaitement aux besoins de celles et ceux qui travaillent par exemple sur des contenus créatifs et qui ont besoin d’ajouter facilement des membres supplémentaires pour faire face à la demande.

Passons maintenant à l’onglet Contenu pour voir comment attribuer un dossier d’équipe à un groupe. Comme vous le voyez, je dispose d’un dossier « laboratory » (laboratoire) qui est associé à un groupe par défaut appelé « Tous les membres de ». Ce groupe par défaut intègre toutes les personnes de l’équipe, et les nouveaux membres y sont automatiquement ajoutés à mesure qu’ils rejoignent l’équipe. Supprimons ce groupe et ajoutons le groupe « Research » (Recherche) que nous venons de créer.

En accédant au dossier « laboratory » (laboratoire), vous constatez que les membres de ce groupe font désormais partie des trois sous-dossiers indiqués. Passons à présent au dossier WestLab. Au lieu de devoir ajouter les membres supplémentaires un par un au dossier WestLab, il nous suffit de saisir « Lab West ». La gestion s’en trouve ainsi facilitée et vous avez la garantie que les bonnes personnes ont accès aux contenus.