La aplicación de Dropbox para escritorio

¿Qué es la aplicación de Dropbox para escritorio?

La aplicación para escritorio de Dropbox te permite trabajar con tus archivos desde una carpeta de tu ordenador, en el Explorador de archivos en Windows o en el Finder en Mac, por lo que te resultará familiar desde el principio. Puedes mover, añadir, renombrar o eliminar archivos igual que lo harías habitualmente. La aplicación sincroniza en segundo plano y de forma silenciosa los cambios con tu cuenta de Dropbox y con tus otros dispositivos para que todo esté actualizado. Si pierdes la conexión, puedes seguir trabajando con los archivos de tu ordenador o con los que hayas configurado como disponibles sin conexión. En cuanto vuelvas a conectarte, Dropbox continuará donde lo dejó y actualizará tus cambios en todas partes.

Cuando instales la aplicación, verás dos cosas en tu ordenador:

• Una carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos o en el Finder.

• Un pequeño icono de Dropbox en la barra de tareas (Windows) o en la barra de menús (Mac).

Utiliza la carpeta para el trabajo diario. Arrastra archivos, organiza carpetas y abre elementos como de costumbre, y Dropbox se encargará de la sincronización en segundo plano. El icono sirve como centro de control y te permite ver rápidamente el estado de cada elemento. Puedes consultar la actividad reciente, ver si los archivos están actualizados, pausar la sincronización o abrir la sección Preferencias.

Nota: Si te estás quedando sin espacio, marca los elementos como solo online para que se queden en Dropbox sin ocupar espacio local y, cuando los necesites en el dispositivo, vuelve a cambiarlos a disponibles sin conexión.

En resumen, la aplicación para escritorio te permite acceder a tus archivos desde distintos dispositivos, estés donde estés. Así, disfrutarás de la facilidad de uso de una carpeta normal y sabrás que todo tu contenido está protegido y actualizado.

Instalar la aplicación para escritorio de Dropbox

1. Ve a dropbox.com/downloading.

2. Abre el instalador y sigue las indicaciones.

3. Inicia sesión con tu correo electrónico y tu contraseña o selecciona Continuar con Google o Continuar con Apple.

4. Busca la carpeta de Dropbox en tu ordenador y el icono de Dropbox que encontrarás en la barra de tareas (Windows) o en la barra de menús (Mac).

5. Añade archivos a tu carpeta de Dropbox para sincronizarlos con tu cuenta y con otros dispositivos.

Pero ¿qué es la sincronización?

Mediante la sincronización, Dropbox mantiene actualizado el mismo archivo en varios lugares.

Imagina que tienes una lista de tareas pendientes en una carpeta especial de tu portátil. La misma lista también se encuentra en tu cuenta de Dropbox en internet. Cuando añades una tarea nueva o marcas algo como completado en tu portátil, Dropbox detecta el cambio, actualiza la copia online y, a continuación, la actualiza también en tus otros dispositivos, como tu teléfono u otro ordenador.

No es necesario que copies la lista a mano ni que te la envíes por correo electrónico. Simplemente la guardas en tu carpeta de Dropbox y, gracias a la sincronización, se garantiza que:

• La versión más reciente se guarde en tu cuenta de Dropbox.

• La misma versión esté disponible en el resto de tus dispositivos cuando estén online.

Sincronización selectiva

La sincronización selectiva te permite elegir carpetas enteras que no quieres tener en un ordenador en particular. Así, las carpetas se guardan en tu cuenta de Dropbox sin ocupar espacio local.

Imagina que usas un portátil ligero con un espacio de almacenamiento limitado para las reuniones y los viajes, y un ordenador más grande en casa.

Tu Dropbox contiene algunas carpetas que usas a diario y otras que solo necesitas de vez en cuando. La sincronización selectiva te permite mantener las carpetas activas guardadas en tu portátil para acceder a ellas rápidamente, mientras que las más antiguas o más grandes se guardan únicamente en tu cuenta de Dropbox para ahorrar espacio. No obstante, siempre podrás abrir esas carpetas en dropbox.com o en otro ordenador, y podrás volver a activarlas en ese portátil cuando un proyecto vuelva a estar activo.

La sincronización selectiva también resulta útil en las carpetas compartidas. Si un espacio de equipo incluye una carpeta grande llamada "Recursos" que no usas demasiado, puedes desmarcarla en tu portátil para ahorrar espacio y tener tus archivos mejor organizados, mientras que los compañeros de equipo que necesiten esos archivos conservarán la carpeta en sus dispositivos. Tus opciones se aplican únicamente a ese ordenador. No se eliminará nada de Dropbox y podrás modificar la selección en cualquier momento.

Cómo utilizar Dropbox para ahorrar espacio en el disco duro con archivos solo online

La opción Solo online mantiene un archivo o una carpeta en tu cuenta de Dropbox sin almacenar todo el contenido en tu ordenador. Seguirás viendo el elemento en tu carpeta de Dropbox, con un icono de una nube, y podrás abrirlo cuando lo necesites. La opción Disponible sin conexión almacena una copia local en tu ordenador para que el archivo se abra al instante sin internet y se mantenga actualizado en segundo plano.

Eres diseñador autónomo y estás trabajando desde un solo ordenador en la actualización de la marca de un nuevo cliente. Para mantener ordenado tu espacio de trabajo, configuras las grandes carpetas de referencia (fotos de archivo, exportaciones en bruto y versiones anteriores) como solo online, de modo que se guarden en tu cuenta de Dropbox sin ocupar espacio ni saturar tu vista diaria. Mantienes disponibles sin conexión el briefing actual, los archivos del logotipo que estás editando y la presentación que compartirás esta semana, para que se abran al instante y se mantengan actualizados mientras trabajas.

A medida que el proyecto avanza por las distintas fases, puedes ir cambiando los elementos de uno en uno. Después de entregar el primer borrador, conviertes la antigua carpeta de exploraciones en solo online y configuras la carpeta de versiones finales como disponible sin conexión mientras perfilas los cambios. Si necesitas un archivo de referencia, lo abres desde la carpeta solo online, Dropbox lo descarga para que puedas usarlo y, cuando terminas, puedes volver a configurarlo como solo online. Así, tienes a mano el trabajo en curso y todo lo demás está a un paso, en el mismo lugar.

Cómo configurar los archivos como solo online de manera predeterminada

Para configurar todos los archivos que añadas a la carpeta de Dropbox de tu ordenador como disponibles solo online de forma predeterminada:

1. Haz clic en el icono de Dropbox en la barra de tareas (Windows) o en la barra de menús (Mac).

2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales) en la esquina inferior izquierda.

3. Haz clic en Preferencias.

4. Haz clic en la pestaña Sincronizar.

5. Haz clic en el menú desplegable junto a Nuevo valor predeterminado para los archivos.

6. Selecciona Solo online.

Todos los archivos y las carpetas que se añadan más adelante a tu carpeta de Dropbox estarán disponibles solo online. Los archivos nuevos no ocuparán espacio de almacenamiento en tu ordenador una vez que se hayan añadido, pero estas condiciones no se aplican a los archivos o las carpetas que ya existan.

Liberar espacio en tu ordenador

Para liberar espacio en tu dispositivo, en el menú contextual de tu carpeta de Dropbox selecciona la opción para convertir en solo online los archivos o las carpetas que quieras. El elemento se quedará en tu cuenta de Dropbox y ya no ocupará espacio de almacenamiento local. Cuando vuelvas a necesitarlo, vuelve a activar la opción para que esté disponible sin conexión y descargar una copia local. Si quieres ocultar carpetas enteras en este ordenador, haz clic en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o en la barra de menús, selecciona tu avatar, haz clic en Preferencias y, a continuación, en Sincronizar, y utiliza la sincronización selectiva para desmarcar las carpetas que no necesites en este dispositivo.

Gestionar tu almacenamiento de Dropbox

Empieza por eliminar los archivos de gran tamaño que ya no necesites, ya sea sacándolos de Dropbox o eliminándolos si ya no los usas. Revisa las carpetas compartidas y deja las que no utilices, o pide al propietario que comparta contigo solo las partes que necesites. En el caso de los archivos a largo plazo, guarda copias en un espacio de almacenamiento externo, confirma que se ha realizado una copia de seguridad y, después, elimina las versiones de Dropbox si ya no necesitas guardarlas allí.

¿Qué es File Provider en Mac?

Si usas Dropbox en un Mac, tal vez observes que tu carpeta de Dropbox aparece en Ubicaciones en el Finder, que algunos archivos muestran un pequeño icono de una nube y que todo parece estar más integrado en macOS. Esta experiencia se debe a una función de Apple llamada File Provider.

File Provider es un marco de macOS que permite que aplicaciones como Dropbox muestren en el Finder los archivos de la nube como si estuvieran en tu Mac, a la vez que los mantiene sincronizados con el almacenamiento online. Dropbox usa esta tecnología más reciente de File Provider para que:

• Tu carpeta de Dropbox aparezca en una ubicación estándar del Finder, en Ubicaciones.

• Los archivos solo online se muestren con un icono de una nube, de modo que puedas ver qué elementos están almacenados en la nube y cuáles están disponibles sin conexión en tu Mac.

• macOS pueda ayudarte a gestionar el espacio en disco manteniendo solo online los archivos que se usan puntualmente y dejando las carpetas importantes siempre disponibles sin conexión.

Desde tu punto de vista, los conceptos básicos que has aprendido sobre la sincronización siguen siendo los mismos. Seguirás viendo una carpeta de Dropbox en el Finder, podrás seguir abriendo, moviendo y renombrando archivos, y los cambios seguirán sincronizándose entre tu Mac y tu cuenta de Dropbox.

Se recomienda utilizar File Provider para disfrutar de una experiencia óptima en macOS, pero no es necesario para seguir usando la aplicación para escritorio de Dropbox. Si tu Mac o tu cuenta aún no se han actualizado a la nueva experiencia, Dropbox seguirá funcionando con la aplicación para escritorio actual y con las funciones de sincronización que ya conoces.

Tus archivos seguirán sincronizándose. Puedes elegir qué elementos están disponibles sin conexión o solo online, usar la sincronización selectiva donde esté disponible y seguir trabajando desde la carpeta de Dropbox en tu Mac como antes.

Resolución de problemas

Si la aplicación para escritorio ha dejado de sincronizarse, si el número de archivos que se están sincronizando parece «atascado» o si las actualizaciones no aparecen en tus dispositivos, la causa suele ser un problema de conexión o de configuración. Si estás trabajando con archivos muy grandes o con una red lenta, comprueba la velocidad de tu conexión, pausa otras actividades que consuman mucho ancho de banda o conéctate a una red más rápida y fiable, y luego vuelve a comprobar el estado de la sincronización. Si la situación sigue sin cambiar, estas comprobaciones rápidas suelen conseguir que la sincronización vuelva a funcionar correctamente.

• Asegúrate de estar en línea y revisa cualquier restricción relacionada con un cortafuegos, la seguridad, un antivirus o la red que pueda bloquear Dropbox. Confirma también que la fecha y la hora de tu dispositivo son correctas.

• Mantén abierta la aplicación para escritorio de Dropbox para que los archivos nuevos puedan terminar de sincronizarse.

• Comprueba el estado de sincronización y verifica que la sincronización selectiva no haya eliminado la carpeta de este dispositivo.

• Si un elemento está disponible solo online, ábrelo para descargarlo o configúralo para que esté disponible sin conexión.

• Asegúrate de tener suficiente espacio de almacenamiento disponible y comprueba los límites de tamaño de los archivos (los archivos muy grandes o las rutas de carpetas largas pueden superar los límites y no sincronizarse).

• Comprueba si hay caracteres especiales o tipos de archivos no compatibles que puedan impedir la sincronización (por ejemplo, caracteres que tu sistema operativo no permita o tipos de archivos que figuren en el artículo del Centro de ayuda de Dropbox sobre las limitaciones de subida).

En este módulo, has visto cómo se integra la aplicación para escritorio en el Finder o en el Explorador de archivos, cómo funciona la sincronización y cómo herramientas como la sincronización selectiva y los archivos solo online te ayudan a gestionar el espacio. En el próximo módulo, aprenderás a crear carpetas, subir archivos y añadir contenido nuevo a Dropbox desde distintos dispositivos.