Consejos y trucos de Dropbox para empresas
Ahora que conoces toda la información básica, vamos a ofrecerte algunos consejos y trucos para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu cuenta de empresa de Dropbox.
30 min de lectura
Transferir archivos de gran tamaño a otras personas con Dropbox Transfer
Dropbox Transfer permite enviar fácilmente archivos grandes para entregas finales aunque los destinatarios no tengan una cuenta de Dropbox.
Además de enviar archivos individuales, puedes incluir varios archivos y carpetas en una sola transferencia, personalizar transferencias con una fecha de vencimiento, contraseña y logotipo, y supervisar la actividad de descarga de las transferencias que crees. Incluso puedes enviar archivos de Photoshop directamente desde la aplicación de Photoshop.
Cómo crear una transferencia
Crear una transferencia
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha.
Haz clic en Transfer en el menú mostrado.
Haz clic en Crear transferencia.
Elige archivos o carpetas de tu ordenador o cuenta de Dropbox.
Haz clic en el icono de engranaje para personalizar la fecha de vencimiento o añade una contraseña.
Haz clic en Next (Siguiente).
Haz clic en Copiar enlace o Enviar por correo electrónico.
Nota: solo pueden añadir contraseñas y ampliar fechas de caducidad en los planes Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise y Education.
Cómo cambiar la fecha de vencimiento después de enviar una transferencia
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha.
Haz clic en Transfer en el menú mostrado.
Haz clic en la transferencia que quieres cambiar.
En Configuración, haz clic en la flecha debajo de Caducidad y selecciona una fecha de vencimiento.
Haz clic en Save (Guardar).
Nota: las transferencias caducan automáticamente transcurridos siete días. Solo se puede prorrogar la fecha de vencimiento en los planes Dropbox Professional y Dropbox Advanced, Enterprise y Education para empresas.
Cómo ver el número de veces que se ha visualizado o descargado una transferencia
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha.
Haz clic en Transfer en el menú mostrado.
Consulta Visualizaciones y Descargas junto a cada transferencia.
Cómo personalizar una transferencia
También puedes añadir fondos y logotipos a tus transferencias para que reflejen mejor la marca de tu empresa.
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha.
Haz clic en Transfer en el menú mostrado.
Haz clic en Personalizar diseño.
Haz clic en el menú desplegable junto a Elegir fondo o Elegir logotipo para añadir un color de fondo, una imagen de fondo o un logotipo.
Haz clic en Save (Guardar).
Nota: solo pueden personalizar las transferencias en los planes Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise y Education.
Recibir archivos de tu equipo mediante solicitudes de archivos
Las solicitudes de archivos de Dropbox te permiten pedir y recibir archivos de cualquier persona, ya tenga cuenta de Dropbox o no.
Solo tienes que solicitar los archivos que necesites a tus compañeros de trabajo y clientes, y podrás reunirlos todos en una carpeta de Dropbox.
Cómo funcionan las solicitudes de archivos
Con las solicitudes de archivos puedes recopilar y recibir archivos(de hasta 50 GB) de cualquier persona directamente en tu cuenta de Dropbox.
Cuando alguien hace clic en el enlace de tu solicitud de archivos, solo tiene que elegir los archivos en su ordenador, introducir su nombre y dirección de correo electrónico y hacer clic en Subir.
No tiene que iniciar sesión, por lo que cualquiera puede añadir archivos aunque no tenga una cuenta de Dropbox. Es una forma sencilla de recibir archivos, como propuestas de proveedores, sin tener que guiarles por el proceso.
Todos los archivos que recopiles se organizan automáticamente en una misma carpeta de Dropbox. Solo tú podrás ver los archivos que suban otras personas a menos que decidas compartirlos.
Cómo se crea una solicitud de archivos
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Solicitudes de archivos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Nueva solicitud en la barra lateral derecha.
En Título, introduce el nombre de tu solicitud.
En Descripción, si lo deseas, añade información sobre la solicitud.
En Carpeta para archivos subidos verás la ruta a una carpeta nueva para tus archivos solicitados. Si quieres cambiar la ubicación de destino, haz clic en Cambiar carpeta.
Haz clic en la casilla junto a Fijar fecha límite para elegir una fecha y hora. También puedes seleccionar Permitir subidas fuera de plazo y elegir un rango de fechas.
Haz clic en Crear.
Escribe la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de la persona (o las personas) a quien quieres solicitar archivos. Recibirá un correo electrónico sobre tu solicitud.
Para copiar un enlace, haz clic en Copiar junto a Compartir un enlace.Pega el enlace en un mensaje de correo, mensaje de texto o donde quieras que la gente tenga acceso a él.
Haz clic en Compartir. Recibirás un correo de confirmación y una notificación por correo electrónico cuando se suban archivos a tu solicitud.
Cómo gestionar las solicitudes de archivos
Puedes cerrar una solicitud de archivos cuando quieras dejar de recibir archivos. Una vez que la hayas cerrado, las personas con el enlace de invitación ya no podrán subir archivos a tu Dropbox.
Si estableces una fecha límite en la solicitud de archivos, esta se cerrará de forma automática cuando llegue ese momento.
Reproduce el tutorial de vídeo para aprender a cerrar una solicitud de archivos.
Restaurar y recuperar archivos en tu cuenta de Dropbox
Si eliminas por error un archivo o guardas una versión nueva de un archivo que no te satisface, no te preocupes.
Dropbox guarda copias de tus archivos y carpetas eliminados durante un periodo específico, incluidas versiones anteriores de los archivos. Eso significa que puedes acceder a tu historial de archivos y versiones anteriores en caso de que lo necesites.
Cómo restaurar y recuperar versiones anteriores de archivos
1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
3. Sitúa el cursor encima o selecciona el archivo correcto y haz clic en “…” (tres puntos).
4. Selecciona Historial de versiones.
5. Selecciona la versión que quieres previsualizar.
6. Haz clic en Restaurar en la versión que te gustaría recuperar.
Cómo recuperar archivos eliminados en Dropbox
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Archivos eliminados en la barra lateral de la izquierda.
Busca el elemento que hayas eliminado y quieras recuperar y haz clic en su nombre.
Haz clic en Restore (Restaurar).
Descubre cuánto tiempo guarda Dropbox las versiones previas de tus archivos
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Crear y editar documentos con la aplicación de Dropbox para móviles
Una vez descargada la aplicación de Dropbox para móviles, podrás crear documentos y plasmar tus ideas desde cualquier parte.
La aplicación móvil te permite abrir los archivos de Office almacenados en tu Dropbox y realizar cambios en las aplicaciones móviles y web de Office. Todos los cambios se guardan directamente en tu cuenta de Dropbox.
Cómo crear documentos de Office en la aplicación de Dropbox para móviles
Una vez abierta la aplicación de Dropbox, no te llevará mucho tiempo crear un documento de Office.
Toca el botón más (+) y luego elige entre crear o subir un archivo.
A continuación, decidirás si quieres crear un documento de Word, Excel o PowerPoint.
¡Ya está todo listo para anotar tus mejores ideas!
Cómo editar documentos con un dispositivo iOS
Editar documentos en la aplicación móvil es tan fácil como crearlos. En tu dispositivo iOS, abre un archivo de Office almacenado en tu Dropbox y toca el icono de Editar.
Ten en cuenta que, para editar archivos dentro de la cuenta de Dropbox Business, necesitas una cuenta Office 365.
En los dispositivos iOS, el icono Editar aparece en la aplicación de Dropbox para los siguientes tipos de archivo:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Cómo editar documentos con un dispositivo Android
En tu dispositivo Android, puedes ver y editar otros formatos de archivo de Office. Solo tienes que abrirlos directamente desde las aplicaciones para móviles de Office. En la aplicación de Office que corresponda, toca la pestaña Cuenta y conecta tu Dropbox si aún no lo has hecho. Después de conectarlo, podrás acceder a los archivos de tu Dropbox desde la pestaña Abrir.
Ten en cuenta que, para editar archivos dentro de la cuenta de Dropbox Business, necesitas una cuenta Office 365.
En los dispositivos Android, solo se pueden editar los siguientes tipos de archivos:
.docx
.xlsx
.pptx
Acelera tu productividad con la insignia de Dropbox
La insignia de Dropbox aparece en cualquier archivo de Microsoft Word, PowerPoint o Excel que tengas guardado en tu cuenta. Cuando trabajes en un documento y veas la insignia, significa que lo estás haciendo desde Dropbox.
Puedes seleccionar la insignia para llevar a cabo acciones rápidas, como compartir un enlace y acceder a versiones anteriores. También recibirás una notificación cuando se abra, se consulte, se edite o se actualice un archivo compartido, de forma que siempre estarás informado y evitarás la existencia de copias en conflicto.
Cómo usar la insignia de Dropbox
Mira este vídeo para descubrir una manera sencilla de compartir documentos, crear enlaces compartidos y dejar comentarios, todo ello gracias a la insignia de Dropbox.
Crear capturas de pantalla sin saturar tu escritorio
Si haces muchas capturas de pantalla desde el ordenador, habrás notado que suelen acabar acumulándose en el escritorio.
¿Sabías que puedes utilizar Dropbox para guardar y compartir capturas de pantalla al instante en tu cuenta de Dropbox?
Cómo compartir y guardar capturas de pantalla en un Mac
La primera vez que hagas una captura de pantalla, Dropbox te preguntará si quieres guardarla en tu cuenta. Elige Guardar capturas de pantalla en Dropbox.
A partir de ahora, cuando realices una captura de pantalla, la aplicación la guardará de forma automática en una carpeta llamada Capturas de pantalla en tu carpeta de Dropbox. También copiará un enlace a la captura de pantalla en el portapapeles de tu ordenador, que puedes compartir de inmediato en cualquier lugar (p. ej., directamente en un mensaje de chat). Cualquiera que haga clic en el enlace verá la captura de pantalla en una página de vista previa en el sitio web de Dropbox.
Cómo compartir y guardar capturas de pantalla en Windows
Cuando tomes una captura de pantalla, pulsa Imp Pant para guardar la captura en Dropbox.
Después, haz clic en Ctrl + Imp Pant para copiar y guardar un enlace a la captura de pantalla en el portapapeles del ordenador y así poder compartirla inmediatamente donde quieras (p. ej., por chat).
Cualquiera que haga clic en el enlace verá la captura de pantalla en una página de vista previa en el sitio web de Dropbox.
Guardar capturas de pantalla donde las necesites
Si has conectado tus cuentas de Dropbox personal y de trabajo, también puedes elegir en qué cuenta quieres guardar las capturas de pantalla.
Si quieres cambiar esta configuración, haz clic en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema de tu ordenador(Windows) o en la barra de menús(Mac). A continuación, haz clic en tus iniciales o foto de perfil y, después, haz clic en Preferencias y en Copias de seguridad.
Escanea documentos y edita y busca en documentos escaneados
Con la aplicación de Dropbox para móviles, puedes escanear documentos y enviarlos directamente a tu cuenta con tu dispositivo iOS o Android.
Ahora, puedes centralizar en un único sitio todas esas ideas brillantes que esbozas en servilletas, escribes en la pizarra o almacenas en el archivador.
Cómo escanear un documento
Una vez abierta la aplicación de Dropbox en tu dispositivo móvil, toca el botón (+).
Elige Escanear documento y haz una foto de lo que quieras transformar en documento o selecciona una imagen de la galería.
Si decides hacer una foto, acerca la cámara al objeto; aparecerá un borde alrededor del contorno de lo que estás escaneando.
Cómo editar y ordenar el documento
Tras escanear un documento, la siguiente pantalla que aparecerá será la vista de edición.
Los iconos de la parte inferior representan acciones que puedes llevar a cabo para editar tus escaneados.
También puedes tocar Organizar para reordenar las páginas de tu documento escaneado. En la vista Organizar, pulsa detenidamente sobre una página para arrastrarla y reorganizarla.
Ajustar el tamaño y aspecto de tu documento escaneado
También puedes ajustar el documento escaneado desde la pantalla Editar.
Solo tienes que tocar el icono con los tres controles deslizantes de la parte inferior de la pantalla y editar el área del documento escaneado moviendo los puntos azules de cada esquina.
Debajo de Filtro, puedes decidir en qué formato quieres el documento escaneado (blanco y negro, pizarra u original).
Cuando te hayas decidido, toca la marca de verificación para confirmar que el documento está listo.
Cómo guardar u documento escaneado
Desde la pantalla Editar, toca Siguiente para acceder a la vista de configuración.
Ponle el nombre que quieras al archivo, elige el tipo de archivo (PDF o PNG) y decide dónde quieres guardar el documento.
Verás que el escáner de documentos de Dropbox ofrecerá sugerencias en cuanto al nombre y la carpeta de ubicación según tus últimos archivos escaneados.
Cómo buscar en documentos escaneados
Como tienes un plan de Dropbox para empresas, puedes realizar búsquedas incluso en tus documentos escaneados. Y, si has emparejado tus cuentas personal y de trabajo, también puedes acceder a la búsqueda de texto completo en tu cuenta personal.
Imagina que estás buscando ese documento escaneado con el presupuesto de gastos que tienes que entregar hoy. Puedes utilizar la barra de búsqueda desde la aplicación móvil o desde dropbox.com para encontrar el documento que contiene “presupuesto” en el nombre del archivo o en el contenido.
La búsqueda de texto completo solo está disponible en ciertos idiomas. Si no utilizas Dropbox en inglés y no ves la opción de búsqueda de texto completo, esta función todavía no esta disponible en tu idioma.
Usar el complemento de Dropbox para Gmail
Integrar Dropbox con Gmail es una buena manera de reducir el desorden y evitar los archivos adjuntos por correo electrónico.
Comunicación más rápida y sencilla con Dropbox para Gmail
Con Dropbox para Gmail, puedes compartir archivos de Dropbox a través de tu cuenta de Gmail.
Cuando se habilita la integración, se añade un icono de Dropbox en la parte inferior de la ventana Redactar.
Si seleccionas el icono, aparece una ventana emergente que te permite elegir entre el contenido de tu Dropbox.
En el cuerpo del mensaje, aparecerá un enlace compartido a los archivos o la carpeta que quieras compartir. Funciona como los adjuntos, pero sin tener que añadir archivos de gran tamaño en el propio correo.
También podrás guardar los archivos que recibas en Gmail directamente en Dropbox.
Cómo instalar y habilitar el complemento de Dropbox para Gmail
Inicia sesión en Gmail en tu navegador.
Haz clic en el icono del signo más (+) en el panel lateral derecho. Cuando sitúes el cursor sobre el signo más, verás “Obtener complementos”.
Nota: si no ves el panel lateral derecho, haz clic en la flecha de la esquina inferior derecha para abrirlo.
Busca Dropbox para Gmail. Selecciónalo.
Haz clic en Instalar.
Sigue las instrucciones en pantalla. Quizá tengas que iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox si aún no lo has hecho.
El complemento aparecerá en tu cuenta de Gmail en la barra lateral de la derecha sobre el icono del signo más (+) cuando abras un mensaje de correo electrónico con archivos adjuntos o con enlaces de Dropbox o Google Drive.
Cómo usar Gmail para compartir enlaces a archivos de Dropbox
Dropbox para Gmail es muy fácil de usar. Una vez que hayas activado la extensión y escribas tu primer correo, verás un icono de Dropbox en la parte inferior de la ventana.
Selecciona el icono y elige el archivo que quieras compartir desde la ventana emergente. Selecciona Insertar enlace, y aparecerá un enlace compartido al archivo en el cuerpo de tu correo electrónico.
Aunque el archivo parezca un adjunto, en realidad es un enlace compartido. Esto te ahorra espacio en la bandeja de entrada y garantiza que los demás accedan siempre a la versión más reciente.
Cómo utilizar Dropbox para G Suite
Puedes crear y compartir Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google directamente desde Dropbox. Haz clic en Crear archivo nuevo en dropbox.com o en Crear en la aplicación de Dropbox para escritorio y elige tu archivo. Recuerda que la dirección de correo electrónico que uses para tu cuenta de Google debe coincidir con la de Dropbox.
Se acabó tener que moverse entre un documento de Google aparte y los enlaces enviados por correo electrónico. ¡Hazlo todo desde Dropbox! Incluso podrás compartir estos archivos igual que cualquier otro.
Además, las notificaciones de Dropbox te ayudarán a mantenerte actualizado cuando alguien edite algún Documento, Hoja de cálculo o Presentación.
Colaborar desde un único lugar es ahora mucho más fácil.
¿Tienes alguna pregunta sobre Dropbox para Gmail y G Suite?
Es probable que tengamos la respuesta. Si tienes una pregunta que no aparece aquí, consulta https://help.dropbox.com/es-es/learn para obtener más respuestas.