Consejos y trucos para cuentas de equipo de Dropbox
Ahora que te hemos contado lo básico, vamos a darte algunos consejos y trucos más para ayudarte a sacarle el máximo partido a tu cuenta de equipo de Dropbox.
30 min de lectura
Transferir archivos de gran tamaño a otras personas con Dropbox Transfer
Puedes usar Dropbox Transfer para enviar archivos en los que no necesites colaborar, incluso si el destinatario no tiene una cuenta de Dropbox. Por ejemplo, puedes usar Dropbox Transfer para enviar un contrato finalizado o un archivo que por tamaño no se pueda enviar por correo electrónico.
Cuando envías una transferencia, el destinatario recibe un enlace para compartir en el que puede hacer clic para descargar los archivos.
Además de enviar archivos individuales, cuando creas una transferencia puedes incluir varios archivos y carpetas en una sola transferencia, personalizar las transferencias con una fecha de caducidad, contraseña o logotipo, y supervisar la actividad de descarga de cualquier transferencia que crees. Incluso puedes enviar archivos de Photoshop directamente desde la aplicación de Photoshop.
Nota: Las opciones para añadir contraseñas, personalizar las transferencias y ampliar las fechas de caducidad solo están disponibles en los planes Dropbox Professional, Advanced, Enterprise y Education.
Cómo cambiar la fecha de vencimiento después de enviar una transferencia
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula en la esquina superior derecha.
Haz clic en Transfer en el menú mostrado.
Haz clic en la transferencia que quieres cambiar.
Especifica la nueva fecha en Caducidad. Se guardará automáticamente.
Nota: Dependiendo de tu plan, las transferencias caducan automáticamente a los 7 o 30 días. Los clientes de Dropbox Professional, Education, Essentials, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise también tienen la opción de añadir una contraseña y aumentar la caducidad hasta un año.
Recibir archivos de tu equipo mediante solicitudes de archivos
Las solicitudes de archivos de Dropbox te permiten pedir y recibir archivos de cualquier persona, ya tenga cuenta de Dropbox o no.
Solo tienes que solicitar los archivos que necesites a tus compañeros de trabajo y clientes, y podrás reunirlos todos en una carpeta de Dropbox.
Cómo funcionan las solicitudes de archivos
Las solicitudes de archivos permiten a los miembros del equipo recopilar y recibir archivos(de hasta 250 GB) de cualquier persona, directamente desde tu cuenta de Dropbox.
Cuando alguien hace clic en el enlace de solicitud de archivos, lo único que tiene que hacer es elegir archivos de su ordenador, introducir su nombre y correo electrónico y hacer clic en Subir.
No es necesario iniciar sesión, por lo que cualquier persona puede añadir archivos, aunque no tenga una cuenta de Dropbox. Es una forma fácil de recibir archivos, como propuestas de proveedores, sin necesidad de guiar a las personas en el proceso.
Todos los archivos que recopiles se organizan automáticamente en una misma carpeta de Dropbox. Solo tú podrás ver los archivos que suban otras personas a menos que decidas compartirlos.
Cómo gestionar las solicitudes de archivos
Puedes cerrar una solicitud de archivos cuando quieras dejar de recibir archivos. Una vez que la hayas cerrado, las personas con el enlace de invitación ya no podrán subir archivos a tu Dropbox.
Si estableces una fecha límite en la solicitud de archivos, esta se cerrará de forma automática cuando pase el plazo.
En el siguiente vídeo verás cómo cerrar una solicitud de archivos.
Restaurar y recuperar archivos en tu cuenta de Dropbox
Si eliminas por error un archivo o guardas una versión nueva de un archivo que no te satisface, no te preocupes.
Dropbox almacena copias de tus archivos y carpetas eliminados durante un período determinado, incluidas las versiones anteriores de los archivos. Esto significa que puedes acceder a tu historial de archivos y a las versiones anteriores, por si acaso.
Puedes restaurar y recuperar versiones anteriores de archivos y recuperar archivos y carpetas eliminados en Dropbox.
Recursos relacionados
Crear y editar documentos con la aplicación de Dropbox para móviles
Una vez descargada la aplicación de Dropbox para móviles, podrás crear documentos y plasmar tus ideas desde cualquier parte.
La aplicación móvil te permite abrir los archivos de Microsoft Office almacenados en tu cuenta de Dropbox y hacer cambios en las aplicaciones móviles y web de Office. Los cambios se guardan directamente en tu cuenta de Dropbox.
Cómo crear documentos de Office en la aplicación de Dropbox para móviles
Una vez abierta la aplicación de Dropbox, no te llevará mucho tiempo crear un documento de Office.
Toca el botón más (+) y luego elige entre crear o subir un archivo.
Después, tú decides si quieres crear un documento de Microsoft Word, Excel o PowerPoint.
¡Ya está todo listo para anotar tus mejores ideas!
Cómo editar documentos con un dispositivo iOS
Editar documentos en la aplicación móvil es tan fácil como crearlos. En tu dispositivo iOS, abre un archivo de Office que tengas almacenado en tu cuenta de Dropbox y toca el icono Editar.
Necesitas una cuenta de Office 365 para editar archivos en una cuenta de equipo de Dropbox.
En los dispositivos iOS, el icono Editar de la aplicación Dropbox aparecerá en los siguientes tipos de archivos:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Cómo editar documentos con un dispositivo Android
En tu dispositivo Android, puedes ver y editar otros formatos de archivo de Office. Solo tienes que abrirlos directamente desde las aplicaciones para móviles de Office. En la aplicación de Office correspondiente, toca la pestaña Cuenta y conecta tu cuenta de Dropbox si aún no lo has hecho. Después de conectarlo, podrás acceder a los archivos de tu Dropbox desde la pestaña Abrir.
Necesitas una cuenta de Microsoft Office 365 para editar archivos en una cuenta de equipo de Dropbox.
En dispositivos Android solo se pueden editar los siguientes tipos de archivos:
.docx
.xlsx
.pptx
Acelera tu productividad con la insignia de Dropbox
La insignia de Dropbox aparece en los archivos de Microsoft Word, PowerPoint o Excel que tengas guardados en la cuenta. Cuando estés trabajando en un documento, verás la insignia de Dropbox, indicándote que estás trabajando en Dropbox.
Puedes seleccionar la insignia para realizar acciones rápidas, como compartir un enlace y ver versiones anteriores. La insignia también te avisará cuando alguien abra, vea, edite y actualice un archivo compartido para que siempre estés al día y evites la temida copia en conflicto.
Cómo usar la insignia de Dropbox
Mira este vídeo para descubrir una manera sencilla de compartir documentos, crear enlaces compartidos y dejar comentarios, todo ello gracias a la insignia de Dropbox.
Captura y organiza capturas de pantalla
Si haces muchas capturas de pantalla en tu ordenador, es posible que hayas notado que tienden a acumularse y amontonarse en el fondo del escritorio.
¿Sabías que puedes usar Dropbox para guardar y compartir capturas de pantalla al instante en tu cuenta de Dropbox?
Después de configurar tu ordenador para que guarde automáticamente capturas y grabaciones de pantalla en tu cuenta de Dropbox, puedes compartirlas.
Cómo compartir y guardar capturas de pantalla en un Mac
La primera vez que hagas una captura de pantalla, Dropbox te preguntará si quieres guardarla en tu cuenta. Elige Guardar capturas de pantalla en Dropbox.
A partir de ahora, cada vez que hagas una captura de pantalla, la aplicación la guardará automáticamente en una carpeta llamada Capturas de pantalla en tu carpeta de Dropbox. También copiará un enlace a la captura de pantalla en el portapapeles del ordenador, que puedes compartir inmediatamente en cualquier lugar, por ejemplo, en un mensaje de chat directamente). Cualquiera que haga clic en el enlace verá tu captura de pantalla en una página de vista previa en dropbox.com.
Cómo compartir y guardar capturas de pantalla en Windows
Cuando tomes una captura de pantalla, pulsa Imp Pant para guardar la captura en Dropbox.
A continuación, pulsa Crtl + Imprimir pantalla para copiar y guardar un enlace a la captura de pantalla en el portapapeles del ordenador, que puedes compartir inmediatamente en cualquier lugar, por ejemplo, en un mensaje de chat directamente).
Cualquiera que haga clic en el enlace verá tu captura de pantalla en una página de vista previa en dropbox.com.
Guardar capturas de pantalla donde las necesites
Si tienes una cuenta de equipo de Dropbox, la has conectado a tu cuenta personal y ambas están vinculadas a tu ordenador, puedes elegir en qué cuenta se guardan tus capturas y grabaciones de pantalla. Para ello, usa el menú desplegable que encontrarás junto a la casilla Compartir capturas y grabaciones de pantalla con Dropbox .
Escanea documentos y edita y busca en documentos escaneados
Con la aplicación de Dropbox para móviles, puedes escanear documentos y enviarlos directamente a tu cuenta con tu dispositivo iOS o Android.
Ahora, puedes centralizar en un único sitio todas esas ideas brillantes que esbozas en servilletas, escribes en la pizarra o almacenas en el archivador.
Aprende aescanear un documento.
Consejo: Si haces una foto, apunta con la cámara a ese objeto; un borde delimitará la forma que estás escaneando.
Cómo buscar en documentos escaneados
Como tienes un plan de Dropbox para empresas, puedes realizar búsquedas incluso en tus documentos escaneados. Y, si has emparejado tus cuentas personal y de trabajo, también puedes acceder a la búsqueda de texto completo en tu cuenta personal.
Imagina que estás buscando ese documento escaneado con el presupuesto de gastos que tienes que entregar hoy. Puedes utilizar la barra de búsqueda desde la aplicación móvil o desde dropbox.com para encontrar el documento que contiene “presupuesto” en el nombre del archivo o en el contenido.
La búsqueda de texto completo solo está disponible en ciertos idiomas. Si no utilizas Dropbox en inglés y no ves la opción de búsqueda de texto completo, esta función todavía no esta disponible en tu idioma.
Usar el complemento de Dropbox para Gmail
Integrar Dropbox con Gmail es una buena manera de reducir el desorden y evitar los archivos adjuntos por correo electrónico.
Comunicación más rápida y sencilla con Dropbox para Gmail
Con Dropbox para Gmail, puedes compartir archivos de Dropbox a través de tu cuenta de Gmail.
Cuando se habilita la integración, se añade un icono de Dropbox en la parte inferior de la ventana Redactar.
Al seleccionar este icono, aparece una ventana emergente que te permite elegir elementos de tu cuenta de Dropbox.
A continuación, aparecerá en el cuerpo del correo electrónico un enlace compartido a los archivos o la carpeta que deseas compartir. Funciona igual que un archivo adjunto, pero sin añadir un archivo grande al correo electrónico en sí.
También podrás guardar los archivos que recibas en Gmail directamente en Dropbox.
Cómo instalar y habilitar el complemento de Dropbox para Gmail
Inicia sesión en Gmail en tu navegador.
Haz clic en el icono del signo más (+) en el panel lateral derecho. Cuando sitúes el cursor sobre el signo más, verás “Obtener complementos”.
Nota: si no ves el panel lateral derecho, haz clic en la flecha de la esquina inferior derecha para abrirlo.
Busca Dropbox para Gmail. Selecciónalo.
Haz clic en Instalar.
Sigue las instrucciones en pantalla. Quizá tengas que iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox si aún no lo has hecho.
El complemento aparecerá en tu cuenta de Gmail en la barra lateral de la derecha sobre el icono del signo más (+) cuando abras un mensaje de correo electrónico con archivos adjuntos o con enlaces de Dropbox o Google Drive.
Cómo usar Gmail para compartir enlaces a archivos de Dropbox
Dropbox para Gmail es muy fácil de usar. Una vez que hayas activado la extensión y escribas tu primer correo, verás un icono de Dropbox en la parte inferior de la ventana.
Selecciona el icono y elige el archivo que quieras compartir desde la ventana emergente. Selecciona Insertar enlace, y aparecerá un enlace compartido al archivo en el cuerpo de tu correo electrónico.
Aunque el archivo parezca un adjunto, en realidad es un enlace compartido. Esto te ahorra espacio en la bandeja de entrada y garantiza que los demás accedan siempre a la versión más reciente.
Cómo utilizar Dropbox para G Suite
Puedes crear y compartir Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google directamente desde Dropbox. Haz clic en Crear archivo nuevo en dropbox.com o en Crear en la aplicación de Dropbox para escritorio y elige tu archivo. Recuerda que la dirección de correo electrónico que uses para tu cuenta de Google debe coincidir con la de Dropbox.
Se acabó tener que moverse entre un documento de Google aparte y los enlaces enviados por correo electrónico. ¡Hazlo todo desde Dropbox! Incluso podrás compartir estos archivos igual que cualquier otro.
Además, las notificaciones de Dropbox te ayudarán a mantenerte actualizado cuando alguien edite algún Documento, Hoja de cálculo o Presentación.
Colaborar desde un único lugar es ahora mucho más fácil.
¿Tienes alguna pregunta sobre Dropbox para Gmail y G Suite?
Es probable que tengamos la respuesta. Si tienes alguna pregunta no incluida aquí, consulta el Centro de ayuda para encontrar más respuestas.