Usar Dropbox para optimizar las prácticas comerciales

Lucía está impresionada con los diseños del equipo para su nueva compilación. Le entusiasma trabajar con un grupo tan impresionante y confía en que proporcionarán resultados de gran calidad.

Brendan se encarga de gestionar los presupuestos de TI, coordinar los proyectos del equipo e informar a la dirección sobre el estado de los proyectos. Tiene que estar pendiente de muchas cosas.

Miguel lleva más de 10 años en esta empresa de diseño. Habla con clientes actuales y potenciales a diario. Aunque es la primera vez que usa Dropbox, Miguel está deseando aprender cómo funciona.

Josephine colabora con frecuencia con los productores para dar vida a sus diseños. Quiere disponer de opciones seguras y fiables para guardar sus diseños.

Lucía está impresionada con los diseños del equipo para su nueva compilación. Le entusiasma trabajar con un grupo tan impresionante y confía en que proporcionarán resultados de gran calidad.

Una vez creados, se dirige a la pestaña Contenido para asignar los nuevos grupos a un par de carpetas y subcarpetas del equipo antes de ocuparse de otras tareas fuera de Dropbox.

Incluso cuando no está usando activamente Dropbox, Brendan sabe que puede confiar en sus capacidades centrales de sincronización y uso compartido de archivos. Esto garantiza que todos tengan acceso a las versiones más recientes de los documentos, ya sea a través del sitio web o del sistema de archivos de escritorio

En concreto, la sincronización selectiva para equipos demostró ser una herramienta valiosa, que permite a Brendan gestionar el almacenamiento de manera eficiente al establecer la opción predeterminada de sincronizar solo los archivos esenciales con los dispositivos de los miembros del equipo mientras mantiene el resto en la nube. Los usuarios tendrán flexibilidad para ajustar sus configuraciones de sincronización para permitir que más o menos datos se almacenen en sus equipos locales.

Como administrador con un equipo muy activo, Brendan pasa la mayor parte de su tiempo en la Consola de administración de Dropbox.

Su primera tarea esencial es la revisión diaria de las alertas de seguridad y prevención de pérdida de datos.

En la página Seguridad, puede revisar las alertas activas en busca de actividades que van desde sospechas de ransomware hasta movimientos masivos de datos y demasiados intentos de inicio de sesión.

Si necesita más atención, puede confirmar que estas alertas son válidas en el registro de actividad y mitigar cualquier otro problema.

Con auditorías periódicas de la actividad, registros de uso compartido con personas externas y exportación de informes, Brendan confía en contribuir de manera proactiva a la seguridad y privacidad del equipo.

Tras esto, puede centrar su atención en el número de licencias del grupo y pasar a incorporar a algunos nuevos miembros del equipo de Miguel en la organización de ventas.

Gracias a las herramientas intuitivas de gestión de usuarios, podrá invitar a los miembros y hacer que el equipo empiece a colaborar con tan solo unos clics. Brendan añade las direcciones de correo electrónico de los usuarios para enviar invitaciones para unirse al equipo.

Para las incorporaciones actuales, envía una nota para que completen el curso automodulado para miembros del equipo Business y se inscriban en la formación para miembros del equipo Business dirigida por un instructor en Dropbox Learn.

En el futuro, a medida que la empresa crezca, puede automatizar este proceso incorporando su proveedor de identidades para el aprovisionamiento de miembros y grupos.

Tras ocuparse de los nuevos miembros, Brendan trabaja en la creación de nuevos grupos de Dropbox, para que los miembros puedan acceder fácilmente a las carpetas del equipo correctas. Los grupos generalmente se crean para incluir miembros que realizan funciones similares o necesitan acceso a los mismos datos.

Durante el proceso de creación del grupo, puede optar por crear grupos administrados por la empresa o por los usuarios. Dado que los grupos se asignan por departamento en su empresa, a Brendan le gusta crear grupos administrados por usuarios con responsables de grupo asignados.

Disponer de estos responsables, que pueden añadir o eliminar miembros de su grupo en cualquier momento, supone un gran ahorro de tiempo para Brendan. Así no tendrá que encargarse de gestionar los posibles cambios en los miembros del grupo.

No obstante, si es necesario, siempre puede volver a cambiar un grupo a un grupo administradoporla empresa en cualquier momento.

Una vez creados, se dirige a la pestaña Contenido para asignar los nuevos grupos a un par de carpetas y subcarpetas del equipo antes de ocuparse de otras tareas fuera de Dropbox.

Incluso cuando no está usando activamente Dropbox, Brendan sabe que puede confiar en sus capacidades centrales de sincronización y uso compartido de archivos. Esto garantiza que todos tengan acceso a las versiones más recientes de los documentos, ya sea a través del sitio web o del sistema de archivos de escritorio

En concreto, la sincronización selectiva para equipos demostró ser una herramienta valiosa, que permite a Brendan gestionar el almacenamiento de manera eficiente al establecer la opción predeterminada de sincronizar solo los archivos esenciales con los dispositivos de los miembros del equipo mientras mantiene el resto en la nube. Los usuarios tendrán flexibilidad para ajustar sus configuraciones de sincronización para permitir que más o menos datos se almacenen en sus equipos locales.