Funciones avanzadas de la Consola de administración
Si tú y tu equipo sois nuevos en Dropbox para empresas o bien queréis aprender algunos trucos y consejos que os faciliten el trabajo, activad las funciones avanzadas de la Consola de administración para implementar Dropbox con éxito en la empresa.
10 min de lectura
Ver y añadir licencias para tu equipo de Dropbox para empresas
Como administrador de una cuenta de Dropbox Business, puedes consultar el número de licencias y el espacio disponibles para tu equipo:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Estadísticas en la barra lateral izquierda.
En esta página puedes ver el espacio de almacenamiento disponible para tu equipo. También puedes ver el número de licencias disponibles y comprar más si fuera necesario.
Si tu equipo se acerca a su límite de almacenamiento, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Dropbox (tal vez podamos aumentar tu límite de espacio de almacenamiento). Para ponerte en contacto con el servicio de asistencia, haz clic en la pestaña Ayuda en la Consola de administración.
Añadir licencias o espacio a un equipo de Dropbox para empresas
Agilizar y facilitar el proceso de incorporación
Dropbox Business ofrece verificación de dominio e imposición de invitaciones para facilitar y agilizar el proceso de incorporación de usuarios en el caso de grandes empresas.
Nota: la verificación de dominio y la imposición de invitaciones están disponibles para los equipos de Dropbox para empresas con planes Advanced o Enterprise.
¿Qué es la verificación de dominio?
La verificación de dominio permite a los administradores de equipo verificar la propiedad de un dominio de correo electrónico con Dropbox.
Esto significa que puedes reclamar fácilmente la propiedad de los dominios de correo electrónico de tu empresa y desbloquear el resto de herramientas de gestión de dominios.
Tras realizar la verificación de un dominio, es posible habilitar la imposición de invitaciones.
¿Cómo funciona la imposición de invitaciones?
Es posible que algunos usuarios invitados ya hayan creado una cuenta de Dropbox o Paper con un correo electrónico en el dominio verificado. La imposición de invitaciones requiere que estos usuarios seleccionen una de estas dos opciones:
Unirse al equipo con su cuenta existente.
Cambiar la dirección de correo electrónico asociada a esta cuenta por una nueva dirección personal.
Más información sobre la verificación de dominio y la imposición de invitaciones
Configurar Dropbox Transfer para tu equipo
Dropbox Transfer permite a tu equipo enviar fácilmente archivos grandes para entregas finales.
Además de enviar archivos individuales, los miembros de los equipos pueden incluir varios archivos y carpetas en una sola transferencia, personalizar transferencias con logotipos, añadir fechas de vencimiento y contraseñas, y monitorizar la actividad de descarga de las transferencias que creen.
Los destinatarios no necesitan tener una cuenta de Dropbox para recibir archivos transferidos, lo que permite a Dropbox Transfer enviar de forma sencilla propuestas, contratos y trabajo terminado.
Los administradores de equipo pueden gestionar los ajustes de las transferencias para el equipo y supervisar la actividad de las transferencias en la consola de administración.
Cómo gestionar la configuración de las transferencias de archivos
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Configuración.
Haz clic en Compartiendo.
Junto a Compartir archivos con Dropbox Transfer, establece el ajuste en Act. o Desact.
Nota: cuando se inhabiliten las transferencias, los enlaces de transferencias anteriores dejarán de ser accesibles.
Garantizar que los miembros del equipo puedan realizar copias de seguridad automáticas de las carpetas importantes (administradores de equipo)
La copia de seguridad del ordenador permite a los miembros del equipo crear copias de seguridad de carpetas importantes de sus ordenadores de forma automática.
Se podrá seguir accediendo a carpetas como Escritorio, Documentos y Descargas desde el mismo sitio en cada ordenador, aunque también se guardará una copia de seguridad de ellas en Dropbox.
Los administradores pueden elegir si los miembros del equipo pueden habilitar o no la función de copia de seguridad del ordenador.
Cómo gestionar la configuración de la copia de seguridad del ordenador
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Haz clic en Configuración.
Haz clic en Copias de seguridad.
Activa o desactiva la opción ¿Permitir que tu equipo habilite la copia de seguridad del ordenador?.
Nota: los cambios pueden tardar una hora en aplicarse.
Gestionar y limitar el número de dispositivos aprobados
En equipos grandes, es necesario poder hacer un seguimiento de los ordenadores, teléfonos y tablets que utilizan los miembros para acceder a Dropbox.
La aprobación de dispositivos te permite establecer un límite en el número de dispositivos móviles u ordenadores que los miembros del equipo pueden conectar a su cuenta de Dropbox Business. Esta acción te ayudará a mantener la seguridad del equipo.
Nota: la aprobación de dispositivos está disponible para los equipos de Dropbox para empresas con planes Advanced o Enterprise.
Cómo limitar el número de dispositivos que los miembros del equipo pueden utilizar con su cuenta de Dropbox para empresas
Abre la pestaña Configuración.
Desplázate hasta Dispositivos.
Selecciona Aprobación de dispositivos.
Elige el número de dispositivos permitidos en las categorías de ordenador y dispositivos móviles.
Nota: puedes elegir hasta cinco dispositivos.
Añadir personalización de la marca de tu organización a archivos compartidos
Puedes usar el uso compartido con presencia de marca para añadir el nombre y el logotipo de tu organización a los archivos y carpetas que se compartan fuera de tu equipo. Cuando los miembros de tu equipo envíen un enlace compartido o una invitación para compartir directamente, los destinatarios verán los elementos de personalización de marca que hayas añadido a los ajustes de tu cuenta.
Los administradores de los equipos de Dropbox Business Advanced y Enterprise pueden añadir elementos de marca para todo el equipo, o permitir a los miembros del equipo personalizar las opciones de uso compartido con presencia de marca en sus propios archivos y carpetas.
Cómo configurar el uso compartido con presencia de marca para tu equipo
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Configuración.
Haz clic en Perfil del equipo y desplázate hasta Uso compartido con presencia de marca.
Haz clic en Añadir logotipo junto a Logotipo de la empresa para subir el logotipo de la organización.
Haz clic en Elegir imagen junto a Imagen de fondo.La imagen que subas se incluirá en la pantalla de presentación que aparece cuando un destinatario abre un enlace a tus archivos compartidos.
Cambiar la configuración del uso compartido con presencia de marca para tu equipo
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Configuración.
Haz clic en Perfil del equipo y desplázate hasta Uso compartido con presencia de marca.
Marca la opción Los miembros pueden definir su propia marca personalizada como Desact. o Act. Los miembros del equipo pueden gestionar el uso compartido con presencia de marca en la configuración de su cuenta.
Notas: solo los administradores de los equipos de Dropbox para empresas Advanced y Enterprise pueden permitir a los miembros del equipo personalizar la configuración del uso compartido con presencia de marca.
Si los administradores permiten a los miembros del equipo personalizar su marca y estos no añaden ningún logotipo ni ninguna imagen de fondo en sus ajustes, no aparecerá ninguna personalización de marca en sus enlaces compartidos.