グループ

グループによりチーム メンバーを整理できます。ファイルやフォルダを各個人と共有する代わりに、グループと共有して、コンテンツへのアクセスを自動的に付与できます。［Groups（グループ）］タブを開くと、チームに存在するすべてのグループを表示および管理できます。

グループ分けの一般的な基準としては、部署、地域、担当教科、担当学年などが考えられます。そのような基準に基づく人員リストを簡単に作成して、特定のコンテンツを一括で割り当てることができます。

管理者が作成できるグループには 2 種類あります。1 つは、管理者がユーザーの追加や削除を担当する［Company-managed group（企業管理グループ）］、もう 1 つは、新しいメンバーの承認はユーザーが行い、既存のメンバーはいつでも退会できる、［User-managed group（ユーザー管理グループ）］です。それでは試しに「Research」というグループを作成してみましょう。

グループの作成やユーザーの追加と管理に関しては、［メンバー］タブを使う場合のように、多くの場合は Okta や Azure などのサードパーティ アプリケーションで管理できます。

グループを作成した後は、既存のメンバーの管理、グループ名の変更、企業管理かユーザー管理かの切り替えをいつでも行うことができます。ここで「Bob」というメンバーを追加してみましょう。メンバーを削除したい場合は、いつでも、そのメンバーのレールにカーソルを合わせて［x］をクリックするだけで実行できます。これにより、そのメンバーがグループの一員であったときにアクセスできたコンテンツへのアクセス権が取り消されます。グループ名を変更する場合は、［Edit Group（グループを編集）］を選択します。［Make User Managed（ユーザー管理にする）］オプションを選択すると、そのグループのマネージャーになるチーム メンバーの名前を入力するように求められます。その人は、チーム内で管理者である必要はありません。

繰り返しますが、企業管理グループとユーザー管理グループの主な違いは、企業管理グループでは管理者による制御の度合いが高いということです。誰をグループの一員とするか、最終的には誰がコンテンツへのアクセス権を持つかを選択するのは、管理者であるということです。ユーザー管理グループは、クリエイティブなコンテンツなどに取り組んでいて、有機的な成長のためにメンバーを簡単に追加できる必要があるグループに適しています。

［Content（コンテンツ）］タブに話を進めて、チーム フォルダにグループを割り当てる方法を確認しましょう。ここに、「Laboratory」というフォルダがあります。このフォルダには、すでにデフォルトの「Everyone at」というグループがあります。このグループには、現在のチーム メンバー全員が含まれています。チームに新しいメンバーが参加すると、このグループに自動的に追加されます。このグループを削除して、先ほど作成した「Research」グループを追加してみましょう。

「Laboratory」フォルダに移動すると、追加したグループのメンバーがサブフォルダに入っていることがわかります。その中の WestLab を見てみましょう。この WestLab フォルダにメンバーを 1 人ずつ追加する代わりに、ただ「Lab West」と入力すれば済みます。このように、簡単な管理で適切なユーザーがコンテンツにアクセスできるようになります。