各チームによる Dropbox の活用方法

チームごとに働き方は異なります。

現場で最新情報を収集する建設チームと、動画をレビューするクリエイティブチームや、新入社員の初出勤の準備をする人事チームでは、それぞれニーズが異なります。

以下のワークフローでは、各チームがそれぞれの働き方をサポートするために、さまざまな Dropbox ツールをどのように組み合わせているかを示しています。ご自身に最も関連性の高い例をご覧になるか、ご自身のチームに適用できるアイデアを探してみてください。

建設

計画段階から引き渡しまで、プロジェクトチームのつながりを維持する

建設チームは、図面、許可証、契約書、進捗状況の写真、検査報告書など、プロジェクト全体を通じてさまざまな種類のファイルを管理します。

プロジェクトファイルを 1 つの共有ワークスペースに保管することで、プロジェクトマネージャー、建築家、エンジニア、請負業者は、オフィスで作業している場合でも現場で作業している場合でも、常に最新情報を共有し合うことができます。

Dropbox は、次の事項でこのワークフローをサポートしています。

• 共有プロジェクトフォルダ

• モバイル アップロード

• コメントと @メンション

• オフラインでも

• Dropbox Transfer

作業習慣

作業を開始する前に、プロジェクトファイルの保存場所、アクセスが必要なユーザー、現場訪問のためにオフラインで利用可能にするファイルについてすり合わせておきます。

マーケ

キャンペーンの計画、レビュー、開始を共同で行う

マーケティングチームは、デザイナー、コンテンツクリエイター、代理店、関係者と連携して複数のプロジェクトに取り組んでいます。

Dropbox は、キャンペーンの概要、作業用アセット、クリエイティブのレビュー、承認、最終ファイルなどを、計画から開始まで一貫して管理するのに役立ちます。

Dropbox は、次の事項でこのワークフローをサポートしています。

• 共有フォルダ

• Dropbox Paper

• Replay

• コメントと @メンション

• Transfer

作業習慣

作業を開始する前に、キャンペーン用の共有ワークスペースを 1 つ設定し、キャンペーン期間を通じて、ブリーフ、作業用アセット、フィードバック、最終ファイルを一括で管理します。

クリエイティブ

Dropbox Replay で動画コンテンツのレビューや承認を行う

クリエイティブチームは、多くの場合、動画プロデューサー、編集者、マーケター、クライアント、その他のレビュー担当者と連携して作業します。

フィードバックがメールやメッセージに分散していると、個々のコメントを適切なシーンやバージョンに結びつけるのが困難になることがあります。

Dropbox Replay を使うと、動画レビューを 1 か所にまとめられます。レビュー担当者は、フレーム単位でのコメントや画面上への注釈を残すことができ、クリエイティブチームは動画の承認に向けてバージョン管理を確実に行えます。

Dropbox は、次の事項でこのワークフローをサポートしています。

• Dropbox Replay

• 共有フォルダ

• コメント

• Transfer

作業習慣

最初の編集版を共有する前に、誰が動画を確認する必要があるか、誰が最終承認を行うか、いつまでにフィードバックが必要かについてすり合わせておきます。フィードバックを Replay に保存することで、コメントが適切なバージョンに関連付けられたままになります。

不動産

不動産取引を円滑に進める

不動産チームは、代理店、クライアント、融資期間、法務パートナー間で、物件情報、契約書、点検記録、クライアントの書類を管理します。

Dropbox は、物件の掲載から契約締結まで、あらゆる物件関連ファイルを整理されたアクセスしやすい状態に保ちます。チームは適切なドキュメントを適切な人と共有し、契約の準備が整ったら Dropbox Sign を使用してスムーズに署名を集めることができます。

Dropbox は、次の事項でこのワークフローをサポートしています。

• 共有フォルダ

• 共有と権限

• Dropbox Sign

作業習慣

物件ごとにファイルを 1 つの共有フォルダにまとめ、取引の進捗に合わせてアクセス権のあるユーザーを確認します。Dropbox Sign で契約書を送信する前に、最終的なドキュメント、署名者、および必須記入項目を確認します。

人事

従業員のオンボーディングを調整

従業員のオンボーディングには、人事、採用マネージャー、IT部門、その他のチームが関わります。

Dropbox を使用すると、オンボーディングプラン、割り当てられたタスク、リソースを関連付けて管理できるため、各自が何を準備すべきかを把握でき、新入社員も必要な情報を簡単に見つけることができます。

Dropbox は、次の事項でこのワークフローをサポートしています。

• チーム フォルダ

• Dropbox Paper

• 共有フォルダ

• Dropbox Sign

作業習慣

プレオンボーディングから従業員の入社後数週間にわたる、一貫したオンボーディングプランを策定します。各タスクを担当者に割り当て、締め切り日を設定し、初日を迎える前にアクセス権を確認しておきます。オンボーディングの進捗に合わせて、プランを常に最新の状態に保ちます。

セールス

お客様向け提案書の作成と共有

セールスチームは、お客様に提案書を共有する前に、マーケティング、法務、財務、その他の関係者からの意見を取りまとめます。

Dropbox なら、チームがレビューや仕上げ作業を行っている間も、提案書、補足資料、フィードバックをまとめて保持できます。

Dropbox は、次の事項でこのワークフローをサポートしています。

• 共有フォルダ

• コメント

• バージョン履歴

• Transfer

• Dropbox Sign

作業習慣

お客様に提案書を共有する前に、使用しているのが最終版であることを確認し、リンクへのアクセス権を確認します。添付ファイルを送る代わりに「閲覧可能」リンクを送信すれば、お客様は承認済みのファイルを開くことができますが、編集することはできません。

注記

利用可能な共有オプションは、チームの設定によって異なる場合があります。

さまざまな業界のチームが Dropbox を活用して、業務の整理、コラボレーションの促進、プロジェクトを円滑に進めている様子をご紹介しました。

ご自身の業務に役立ちそうなアイデアを取り入れ、チームでこれらの習慣をお試しください。