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所属する組織のデータを管理する方法

所属する組織のデータを管理する方法

Dropbox Business では、あらゆるデータを簡単に追跡できます。管理者にデータに関する管理権限を付与することで、会社に必要なセキュリティを提供します。

アクティビティの確認

Dropbox Business は、共有と共同作業を行うのに適した方法ですが、それにはデータの大量の移動が伴います。

チーム スペース

会社が所有するデータを管理するのに適した方法をお探しですか?あるいは部門や職能ごとにコンテンツを整理したいかもしれません。そんなとき便利なのがチーム スペースです。

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チーム スペースとは

Dropbox Business では、チームはチーム スペースを共有します。これは、チーム全体の共有ドライブのように機能します。チーム メンバーであれば誰でもチーム スペースにアクセスして、同じフォルダ構造を参照できます。全員が同じフォルダ構造を使うことにより、共有フォルダがやたらに増えることなく、チームのデータを整理し続けることができます。

小さく整理すると大きく役立つ

チーム フォルダを作成し、チーム スペースを整理するのは簡単です。そのメリットをご紹介します。チーム スペースとチーム フォルダの詳細をご覧ください。

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チーム スペース

チーム スペースを使っている場合、チーム全員にとってそのスペース内は同じフォルダ構造になっていますが、チーム スペースへのアクセスはチームのメンバー誰でもカスタマイズすることができます。チーム スペース内のフォルダを編集できるということは、そこからユーザーの追加や削除も行えるということです。

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チーム フォルダ

管理者は、チーム スペース内のフォルダ構造を整理できます。チーム スペース内に上位レベルのフォルダを作成するには、管理コンソールの[ コンテンツ ]を選択し、[ チーム フォルダを作成 ]をクリックします。そこから、チームの全員がこのフォルダにアクセスできるようにするか、または特定のメンバーのみとするかを選択できます。チーム管理者は、コンテンツ ページから共有コンテンツのメンバーシップを管理することもできます。

さらに、チーム スペース内で共有フォルダを作成したりフォルダをスペースに移動してきた場合、チームの他のメンバーもそのフォルダにアクセスできます。

メンバーの視点でアカウントを確認

会社のデータを管理するための他の方法をお探しですか?ユーザーの代理ログイン機能では、他のアカウントにログインして各種操作ができます。代理ログインを通じてあるユーザーのアカウントにログインすると、管理者はそのユーザーのアカウントで実行可能な操作をすべて行うことができます。

この機能は、新しいチーム メンバーのオンボーディングや設定、問題のトラブルシューティング、あるいはチーム メンバーが不在時にプロジェクトを進める必要がある場合などに役立ちます。

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データの動きを見守る

管理コンソールの[アクティビティ]ページを通じて、ユーザーのアクティビティを監視することもできます。ここから、組織内外でのデータの共有状況を追跡できます。

Dropbox Business はすべての共有操作を記録するため、誰が共有フォルダや共有リンクを作成したか、誰が共有フォルダに参加したか、これらのフォルダに対して行われた変更、共有リンク権限の変更、誰が Paper ドキュメントを共有しているかを確認できます。

さらにDropbox Business では、セキュリティ情報やイベント管理ソフトウェアなど、サードパーティ製アプリを統合して、より包括的な追跡が行えます。

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使い方を見る

データ管理方法の詳細については、これらのチュートリアルをご覧ください。

チーム フォルダの作成

チーム フォルダは便利で設定も簡単です。

共有ワークスペースの管理

共有チーム スペースがあれば、管理コンソールの[コンテンツ]ページからチームのコンテンツを表示、監査、作成、およびアクセス管理できます。

チームのアクティビティの確認

特定のアクションまたはユーザーを監視する必要がある場合、アクティビティ レポートを作成すると、データがどう使われているかを把握することができます。

よくある質問

データの追跡について質問がありますか?まずはこちらをご覧ください。記載されていない質問がある場合は、help.dropbox.com にもさらに回答がありますのでご参照ください。

チーム フォルダと共有フォルダの違いは?

共有フォルダはユーザーが管理するフォルダであり、チーム外のユーザーとも共有できます(管理者が許可している場合)。チーム フォルダとチーム スペースは会社が管理するフォルダです。これらはチーム管理者が作成・所有し、グループまたは特定のユーザーに共有できます。

チーム フォルダの削除またはアーカイブ方法

管理者のみがチーム フォルダのアーカイブを行うことができます。管理コンソールを開き、[ コンテンツ ]を選択した後、アーカイブしたいフォルダの隣にある歯車のアイコンを選択します。プルダウン メニューから[ アーカイブ ]を選択します。

チーム フォルダにアクセスできる共同編集者の人数に制限はありますか?

はい。フォルダが適切に同期できるように制限が設けられています。もし上限に達したら、メンバーを削除するか、チーム フォルダを整理しなおして問題を解決できます。

共有フォルダに関するアクティビティの確認

共有フォルダ内の状況を監視できます。

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まずは管理コンソールから

これは管理者による操作のため、まず管理コンソールから始めます。そこから[ アクティビティ ]ページを選択します。画面上部にフォームが表示されます。