会社のデータとコンテンツを管理する方法

チーム スペースでは管理者が重要になります。管理者は、チーム コンテンツの閲覧、監査、作成、およびアクセス管理を実行できます。また、ユーザーがユーザー管理グループを作成し、それをチーム スペースに割り当てることを許可する権限もあります。

ビジネス用 Dropbox では、チームはチーム スペースを共有します。これは、チーム全体の共有ドライブのように機能します。チーム メンバーであれば誰でもチーム スペースにアクセスして、同じフォルダ構造を参照できますが、全員が同じフォルダ構造を使うことにより、共有フォルダがやたらに増えることなく、チームのデータを整理し続けることができます。

チーム スペースには、チーム メンバーやチーム以外のユーザーなど、さまざまな人と共有できるチーム フォルダがあります。フォルダは閲覧または編集できますが、フォルダのコンテンツの一部にはアクセスできない場合があります。

多くの場合、チーム スペースは部門や役割ごとに組織されます。これにより各部門や役割で専用のチーム スペースをもらえることになります。

しかし、チームの全員に共有ワークスペース内の同一フォルダ構造が表示されるからといって、誰もがそのフォルダ内のすべてのコンテンツを見られるわけではありません。チームのすべての Dropbox ユーザーは、編集できるフォルダに他のユーザーを追加または削除できます。

チーム スペースは部門の共有フォルダやファイル サーバーの代替として考えてください。つまり、営業チームが四半期レビュー会議を計画していて、チーム全員に関係するコンテンツの保存場所が必要な場合、チーム スペース内にそのためのチーム フォルダを作成することができます。こうすることで、必要なすべてを 1 か所にまとめることができます。

チーム スペースでは管理者が重要になります。管理者は、チーム コンテンツの閲覧、監査、作成、およびアクセス管理を実行できます。また、ユーザーがユーザー管理グループを作成し、それをチーム スペースに割り当てることを許可する権限もあります。

［ レポートを作成 ］を再度選択し、結果を確認します。

これは管理者による操作のため、まず管理コンソールから始めます。そこから［ アクティビティ ］タブを選択します。画面上部にフォームが表示されます。

先月フォルダを共有したユーザーを確認したいとしましょう。［ 日付 ］フィールドに正しい日付を入力し、［ アクティビティ ］フィールドでアクティビティのタイプを選択します。

すべて完了したら、［ レポートを作成 ］を選択します。シンプルな手順です。

まだ終わりではありません。前の画面に戻り、先週共有リンクを作成したユーザーを探します。［ 日付 ］フィールドに正しい日付を入力し、［ アクティビティ ］フィールドでアクティビティのタイプを選択します。

［ レポートを作成 ］を再度選択し、結果を確認します。